Виды тайм-менеджмента. Часть 2. Принятие решений, мотивация, объем задач и структура

25 января 2017

Михаил КазанцевПсихолог, коуч, писатель, специалист по психологии процветания. Создатель проекта «Живи как хочется», системы визуального анализа ситуаций и принятия решений Visual Tools, автор сотен забавных рисунков и инфографики, которыми иллюстрирует свои статьи и книги.

Когда впервые начинаешь исследовать вопрос управления временем, очень быстро теряешься в гигантском многообразии методик, трюков и техник. На первый взгляд они все очень разные. Однако, это не совсем так.

Все популярные и не очень известные системы тайм-менеджмента можно разделить на категории. В этой статье я, возможно впервые, даю систематизацию методик тайм-менеджмента по категориям и комментирую особенности их практического применения.

Вот общая схема категоризации тайм-менеджмента.

«Дискретные» и «аналоговые» системы тайм-менеджмента

В первую очередь, можно разделить все мыслимые системы управления временем на те, которые направлены на реализацию конкретных достижений и целей и на те, которые концентрируются на формировании желаемого образа жизни и реализации своих ценностей. Очень условно, эти системы можно описать, как «дискретную» и «аналоговую».

«Дискретная система» направлена на достижение того, что можно измерить или завершить. Например, вы хотите заработать миллион долларов. Это – конкретная и измеримая цель.

«Аналоговые системы» занимаются тем, что можно измерить не количественно, а качественно. Например, вы хотите, на долгосрочной основе, привнести в свою жизнь радость и интерес. Измерить это довольно сложно, а вот качественно оценить – запросто.

Каждый из этих подходов может быть реализован в разных масштабах.

Если вас интересуют, в первую очередь, конкретные достижения и цели, вы можете удовлетвориться простейшим уровнем: списками дел и календарями. Они позволяют держать свою текущую активность под контролем и управлять ею. Однако, они оптимальны для не очень больших целей. Вам могут быть полезны Google Calendar, Google Tasks, Wuderlist, Doit.im и многие тысячи других.

Если вы планируете более масштабные достижения, то вам больше подойдут комплексные системы. Фактически, это системы управления не отдельными делами, а проектами. Это могут быть локальные проекты, предусматривающие достижение среднемасштабных целей. Например, покупка машины, устройство на престижную работу, написание книги и т.п. Системы управления локальными проектами очень разнообразны и среди них можно выбрать ту, которая подходит вам больше всего. Достойны упоминания, например, программы MyLifeOrginized и LeaderTask, TaskMerlin, сервис Planfix и многие другие.

А могут быть и системы, реализующие глобальные, жизненные проекты, которые направлены на реализацию вашего призвания. Применять их имеет смысл тогда, когда вы четко понимаете для чего живете и хотите сконцентрироваться исключительно на этом. Здесь вам в помощь система Бенджамина Франклина и ей подобные.

Если такого понимания у вас нет, то лучше подобными системами не пользоваться. Вы будете вынуждены придумывать себе жизненные цели «из головы». Что тяжело, бессмысленно и бесполезно.

Если вас больше интересуют не конкретные достижения, а качество жизни в целом, то добро пожаловать на территорию «аналоговых подходов» к тайм-менеджменту.

Как и в случае с «дискретными» у «аналоговых» подходов тоже есть разный масштаб. Самыми простыми примерами «аналоговых» подходов являются всевозможные системы выработки полезных привычек, а также, системы рационального использования времени и переключения между разными видами деятельности.

Для выработки привычек в настоящее время существует огромное количество интернет-сервисов и мобильных приложений, которые помогают вам на постоянной основе делать то, что вы считаете полезным и внедрять это в ваш образ жизни.

Говоря о системах рационального использования времени и переключения между разными видами деятельности, в качестве примера можно привести две популярные системы:

И та, и другая методики предлагают простые, но эффективные алгоритмы, позволяющие, с одной стороны, больше сделать, а с другой, меньше уставать и меньше сопротивляться необходимости быть активным. Обратите внимание, ни та, ни другая система, не включает в себя целеполагание. Они просто помогают вам сделать вашу жизнь более комфортной. Однако в качестве побочного эффекта, они способны здорово повысить вашу самооценку и мотивацию.

Помимо таких маленьких, но приятных «полезняшек», среди «аналоговых» систем существуют и подлинные монстры, которые замахиваются на ваш образ жизни в целом.

Среди них можно выделить три основных направления

Первое из них концентрируется на гармонизации основных сфер вашей жизни. Неформальным символом подобных систем может служить пресловутое «колесо жизни». В рамках этого подхода ваша задача – поддерживать те сферы жизни, которые у вас хорошо развиты и подтягивать те, которым вы уделяете меньше внимания.

Второе направление главное внимание уделяет реализации ваших основных ценностей, убеждений и принципов. Для того, чтобы реализовать такой подход, вы должны составить список того, что вы считаете для себя важным, главным и принципиальным. В дальнейшем, всю свою активность вы должны направлять на то, чтобы увеличивать присутствие этих ценностей в своей жизни. В качестве примера реализации подобного подхода можно привести широко известную методику Стивена Кови.

Третье направление очень похоже на второе. Но вместо  ценностей главное внимание уделяет тем главным ролям, которые вы играете в жизни. В русле этого подхода вы составляете свой ролевой список и в дальнейшем занимаетесь развитием умений и навыков, которые позволят вам приблизиться к совершенству в рамках этого списка.

Естественно, возможна любая комбинация из этих трех направлений.

Типы тайм-менеджмента по способу реализации

Все существующие системы тайм-менеджмента можно разделить по способу их реализации.

В первую очередь нужно упомянуть «бумажные» системы. Естественно, они самые старые. Это всевозможные ежедневники, планнеры и календари. Их неоспоримым достоинством является простота и возможность «потрогать руками». Многие психологи твердо убеждены, что «бумажное» планирование и управление временем является самым полезным и естественным. Определенный резон в таких воззрениях есть. Он связан с тем, что в процессе письма задействована мелкая моторика и происходит мощная активация нашего головного мозга. На самом деле, «бумажный» тайм-менеджмент не требует от вас никакого дополнительного оборудования, кроме листа бумаги и ручки. Для многих эта простота и естественность чрезвычайно ценна.

Минусом «бумажной» системы для многих людей является необходимость многократного переписывания и сложность внесения исправлений.

В качестве примера удачных вариантов «бумажных» органайзеров могу привести:

•  «Дневник творческого человека» Яны Франк – это комплексная, довольно сложная система, которая позволяет реализовывать крупные проекты.

•  Планнеры и чек-листы американского дизайнера Дэвида Си, которые позволяют решать большой спектр задач: от учета рабочего времени и планирования дня, до ведения небольших проектов.

В наш цифровой век невозможно себе представить тайм-менеджмент без участия всевозможных гаджетов, компьютеров и интернет-сервисов.

В рамках цифрового управления временем, мы можем встретить:

•  Простейшие списки дел и задач.

•  Календари, комбинированные со списками задач и почтовыми сервисами.

•  Системы управления проектами.

•  Электронные Канбан доски.

•  Глобальные системы управления мечтами и всей жизнью.

Электронный тайм-менеджмент во многом прекрасен. В вашем распоряжении возможности поиска, быстрого редактирования и копи-паста, отсутствие ограничений на объемы планируемых задач, возможности использования ссылок и информационных систем, напоминаний, отслеживание прогресса, вашего местоположения и т.п.

Но есть и минусы. Многих людей раздражают напоминания и необходимость постоянно обращаться к электронным устройствам. Гаджеты, в отличие от бумаги, требуется время от времени заряжать. И если вы это забыли сделать, вы можете оказаться в неприятной ситуации, оставшись без календаря напоминалок и списка дел. Ряд программ и сервисов требует для своей работы постоянный доступ в интернет, а при его отсутствии вы также получаете проблемы. Несмотря на развитие систем ввода, в том числе и голосового, не всегда и не во всех ситуациях вам будет удобно вносить новые задачи или исправления. В отличие от листа бумаги, который вы можете постоянно держать перед глазами, электронные списки дел, большую часть времени скрыты от ваших глаз и внимания.

Кроме «чистых» бумажных или электронных систем существуют их гибриды. Например, я встречал системы управления временем, в которых творческие задачи и стратегическое планирование осуществлялись на бумаге, а управление повседневной активностью было отдано на откуп гаджетам. Естественно, подобные системы имеют весь набор плюсов и минусов от обоих подходов.

Вы прошли третий этап марафона. Что будет дальше?

Это можно увидеть на ментальной карте:

Мне будет очень приятно и интересно посмотреть на результаты ваших экспериментов с тайм-менеджментом.

— Публиковать их в комментариях

Если у вас возникнут вопросы, интересные мысли или предложения, пожалуйста, напишите. Я с удовольствием их прочитаю и отвечу вам.

Готов отвечать на ваши вопросы и письма в течение 14 дней после окончани марафона. Чтобы все смогли пройти марафон в удобном темпе.

Тайм-менеджмент представляет собой набор навыков и умений, позволяющих планировать и управлять временем работы – как собственным, так и персонала предприятия. Его грамотное применение на практике позволяет повысить эффективность и отдачу и от конкретного сотрудника, и от бизнеса в целом. Поэтому имеет смысл рассмотреть, что такое тайм-менеджмент, в чем заключаются его основные принципы и каковы наиболее популярные методы из числа применяемых в реальной жизни, более внимательно.

Приложения и сервисы для управления временем

Книги и медиа о тайм-менеджменте

Термин «тайм-менеджмент» является русскоязычной калькой с английского Time Management, что дословно переводится как управление временем. Такой перевод достаточно точно отражает суть понятия. Она состоит в умении планировать и организовывать рабочее время таким образом, чтобы добиться максимально возможной эффективности от расходования этого критически важного, но всегда ограниченного ресурса.

При этом не имеет особого значения, идет ли речь о деятельности одного человека или многочисленного рабочего коллектива.

Хотя в первом случае применить тайм-менеджмент намного проще, общие принципы остаются неизменными.

Зачем он нужен?

Необходимость тайм-менеджмента в современных условиях не подвергается сомнению. Главная причина его востребованности предельно проста и уже упоминалась выше – ограниченность временного ресурса. Именно время часто становится ключевым лимитирующим фактором на пути решения задач, стоящих перед человеком или компанией.

Эффективное практическое использование тайм-менеджмента позволяет достичь множества целей, среди которых:

Принципы тайм-менеджмента

Существует несколько наиболее популярных методик тайм-менеджмента. Они заметно отличаются друг от друга, но в большинстве случаев базируются на нескольких общих принципах. Поэтому целесообразно перечислить каждый из них с небольшим комментарием.

Мотивация

Принцип мотивации основан на том, что одни задачи решаются быстро и легко, а другие – с трудом и медленно. При этом вторые могут оказаться намного важнее. Проще и правильнее всего исправить ситуацию за счет мотивации работника. Она приобретает самую разную форму – от подарка после успешного решения задачи до публичного оглашения намеченных планов, когда их срыв принесет ущерб репутации сотрудника.

Планирование

Разработка плана – краеугольный камень тайм-менеджмента. Он представляет собой главную цель, которая разбивается на несколько этапов в виде более мелких задач, причем с разным приоритетом. На реализацию каждого отводится определенное время.

Важно соблюдать баланс между детализацией плана и временем, которое тратится на его составление. Для этого необходимо следовать нескольким несложным правилам:

Структурирование

Данный принцип подразумевает максимально возможное структурирование сложных задач посредством разделения на более простые и менее трудозатратные. Это позволит эффективно расходовать время и последовательно переходить от решения одной к решению другой.

Расстановка приоритетов

Каждая задача ранжируется с точки зрения приоритетов. Главными из них являются два – срочность и важность. Самым популярным способом их определения выступает так называемое SMART-проектирование. Оно предусматривает четкое формулирование целей, каждая из которых должна быть:

Если цель имеет описанные характеристики, она с легкостью ранжируется. Результатом становится присвоение определенного приоритета, в зависимости от которого работник приступает к ее решению.

Рационализация

Самый простой способ сделать поведение сотрудника рациональным – это избавиться от вредных привычек и привить полезные. К числу первых относятся:

В качестве полезных привычек можно выделить такие:

Делегирование задач

Эффективность квалифицированного и ценного сотрудника возрастает, если он занимается решением приоритетных задач. Второстепенные могут быть переданы менее опытному работнику, способному справиться с ними. Такое распределение посредством делегирования позволит увеличить отдачу от каждого из сотрудников и персонала в целом.

Анализ

Аналитическая работа должна стать перманентной, то есть регулярной и циклической. Каждый сотрудник обязан анализировать сделанное, что позволит оценить собственную эффективность, обнаружить слабые и проблемные места, после чего устранить их по мере возможности.

Отдых и восстановление

Добиться высокой производительности труда без полноценного восстановления невозможно. Поэтому отдыху следует уделять достаточно внимания и, что особенно важно, времени. Несмотря на некоторую парадоксальность данного утверждения, его справедливость давно и многократно доказана на практике.

Методы тайм-менеджмента

Количество разнообразных методов тайм-менеджмента, эффективность которых проверена и доказана в рамках практической бизнес-деятельности, достаточно велико. Некоторые из самых распространенных заслуживают отдельного и более внимательного рассмотрения.

Техника Эйзенхауэра

Методика имеет в названии фамилию 34-го президента США. Это объясняется тем, что она разработана бизнес-тренером Стивеном Кови на основании цитаты Эйзенхауэра и заключается в разделении задач на 4 категории:

Главной целью работника должно стать приоритетное решение задач из первой категории. При этом необходимо в обязательном порядке выделять часть времени на вторую группу целей. Третья должна быть делегирована специалистам с меньшей квалификацией. Четвертая попросту не заслуживает внимания.

Принцип Парето

Одна из самых популярных методик, суть которой заключается в следующем правиле: 80% результата достигается за счет 20% усилий. Логичным следствием становится необходимость выделения наиболее результативных действий и выполнение их в первую очередь.

Такой подход позволяет кратно повысить отдачу от сотрудника без каких-либо дополнительных расходов.

Pomodoro (метод помидора)

Разработан Франческо Чирилло в ходе подготовки к экзаменам. Суть метода заключается в разделении времени на несколько циклов. Сначала нужно 25 минут интенсивно работать, затем 5 минут отдыхать. После четырех таких повторов дается еще 15-30 минут отдыха. Общая схема показана на скриншоте.

Методика считается универсальной и базируется на физиологических особенностях организма человека. Указанные интервалы труда и отдыха позволяют добиться сначала максимальной производительности, а затем – полноценного восстановления работоспособности. Популярность Pomodoro привела к тому, что сегодня выпущено несколько специализированных приложений для iOS, Android и Windows, которые предназначены для контроля времени в соответствии с данной методикой.

18 минут

Еще одна интервальная методика, позволяющая оптимизировать расходование временного ресурса. Она предусматривает следующие обязательные мероприятия:

Название метода показывает, сколько именно минут требуется выделить ежедневно за планирование и анализ рабочего времени. Несмотря на кажущуюся простоту и необременительность, при грамотном применении данный способ тайм-менеджмента дает неплохие результаты. Тем более – с учетом возможности его использования на более долгосрочную стратегическую перспективу. Например, так, как показано на фото.

В завершении раздела имеет смысл перечислить еще несколько широко распространенных методик управления временем:

Приложения и сервисы для управления временем

Разработчики программного обеспечения выпустили немало продуктов, ориентированных на использование в рамках тайм-менеджмента. Причем их количество постоянно растет. Перечислим некоторые из наиболее популярных:

Книги и медиа о тайм-менеджменте

Как и любые другие методики управления, тайм-менеджмент быстро оброс набором мифов, которые кочуют из одного информационного или тематического материала в другой. Поэтому целесообразно перечислить самые распространенные из них с пояснением, почему данное утверждение не имеет ничего общего с действительностью.

FAQ

Это набор навыков и средств, ориентированных на эффективное расходование рабочего времени.

Для чего он нужен?

Чтобы сделать отдачу от каждого потраченного часа и, как следствие, конкретного сотрудника выше.

Какого эффекта удается добиться с его помощью?

При грамотном применении методов тайм-менеджмента работник решает следующие задачи:

На чем базируются основные принципы тайм-менеджмента?

В основу тайм-менеджмента заложено несколько принципов, главными из которых выступают: планирование, расстановка приоритетов, мотивация, анализ и рационализация поведения.

Подведем итоги

Если начать досконально разбираться в том, какие факторы оказывают влияние на жизнь человека, в общем и целом, то их можно отыскать великое множество. Любая область жизни человека и каждая сфера его деятельности, конечно же, обладают рядом свойственных им особенностей, и порой то, что применимо к одному, совершенно неприменимо к другому.

Но есть, несмотря на это, некие основополагающие принципы, которые являются действенными абсолютно во всём. К одним из таких принципов, а если говорить точнее, законов, которые вполне можно считать гарантами успеха в любой области, можно смело назвать умение планировать и расставлять приоритеты. Почему это так важно, мы выясним в представленном уроке тренинга по тайм-менеджменту.

Изучив данный материал, вы узнаете о том, что представляет собой планирование дел, и каковы его особенности, почему нужно и важно ежедневно осуществлять составление списков рабочих, личных и домашних дел. Кроме того, мы рассмотрим несколько эффективных методик и принципов планирования, часть которых рассчитана на каждый день, а часть имеет более перспективную направленность — на неделю, месяц, год и даже несколько лет.

Этот урок нашего онлайн-тренинга по тайм-менеджменту будет полезен людям любых возрастов и профессий, а применять полученную информацию для достижения поставленных целей будет можно уже с первого дня.

Что такое планирование. Виды планирования. Приоритизация

Планированием называют процесс оптимального распределения ресурсов, необходимый для достижения поставленных целей и задач, а также совокупность процессов, которые связаны с их постановкой и реализацией. Планирование является неотъемлемой частью тайм-менеджмента (управления временем) и, при умелом применении, многократно повышают его эффективность.

В самой простой и официальной интерпретации планирование характеризуется следующими этапами:

Планирование, как уже замечалось, применимо абсолютно к любой сфере жизнедеятельности, но, в зависимости от этого, оно может иметь свои особенности, что, в свою очередь, выражается в различных по его форме и содержанию видах.

Виды планирования различаются:

По срокам достижения целей

По содержанию плановых решений

Кроме рассмотренных видов планирования, учитывающих первостепенные аспекты, существуют и учитывающие второстепенные. Они, в свою очередь, различаются:

По степени охвата

По объектам планирования

По координации планов во времени

По учёту изменения данных

Проверьте, насколько хорошо вы умеете спланировать свои дела на день, решив данный кейс:

Приоритизацией называется процесс расстановки приоритетов – показателя преобладания важности того или иного пункта плана над остальными. Важной приоритизация является по той причине, что среди большого количества разных нюансов и особенностей, имеются, как те, что имеют наименьшую значимость и оказывают минимальное воздействие на процесс достижения цели, так и те, которые играют в этом процессе главенствующую роль. Умение расставлять приоритеты можно назвать ещё одним показателем эффективности и действенности любого процесса планирования, т.к. акцент на самых значимых пунктах плана зачастую является решающим в вопросе, будет достигнута цель или нет.

Как видно, планирование как процесс характеризуется немалым количеством различных нюансов. Любой из видов может применяться обособленно, а может и в комплексе с другими. Главное при выборе – это учитывать все особенности вашей деятельности. Но, сколько бы видов планирования не существовало, сколько бы мы их не рассматривали, сколько бы примеров не приводили, всё это не будет иметь никакой ценности, если мы не будем понимать – зачем вообще нам нужно что-либо планировать, какие в этом есть преимущества, как это поможет нам в жизни? Именно на эти вопросы мы и постараемся дать ответы в следующем разделе.

А сперва предлагаем вам решить данный кейс, чтобы потренироваться в приоритезации дел:

Для чего нужно планирование?

Учитывая то, что наши тренинги посвящены методам повышения личной продуктивности, здесь и дальше в уроке мы будем рассматривать планирование применительно к деятельности именно человека, а не организаций, фирм, предприятий и т.д.

Планирование является тем фактором, который во многом определяет не только то, добьётся ли человек того, чего хочет, но и то, чего он добьётся вообще. Дело в том, что сам процесс планирования оказывает не какой-то единичный и узконаправленный эффект, а влияет комплексно, воздействуя на многие личностные показатели человека, направленность его действий и образ жизни в целом. Ниже мы перечислим лишь несколько положительных моментов планирования и преимущества, которые оно даёт.

Конкретизация цели

Как только человек начинает заниматься планированием своей деятельности, активизируется его мышление, задействуется творческий потенциал, повышается мозговая активность. Можно чего-то хотеть и «как бы» себе это представлять, при этом думая, что точно знаешь, чего хочешь. Но как только вы садитесь за составление плана и начинаете его тщательно продумывать, ваша цель из абстрактной начинает трансформироваться в конкретную (например, выучить иностранный язык). Постепенно вы начинаете представлять её в деталях, учитывать её особенности, как-то варьировать. Есть одна поговорка, в которой говорится о том, что корабль, не знающий, куда он направляется, никогда не достигнет пункта назначения. Так и человек – если он не знает, чего конкретно хочет, никогда этого и не добьётся. Планирование даёт возможность понять и осознать, чего ты хочешь на самом деле и обрести конкретную цель.

Чёткий план действий

Даже зная о том, чего мы хотим, мы можем никогда этого не достичь, если не будем знать, что нам для этого необходимо. Наши цели могут быть мега-глобальными, благими и замечательными, но они так и останутся просто картинкой того, чем мы хотим обладать и что сделать. Такое положение вещей исправляется при помощи планирования. Во-первых, оно позволяет определить конкретные шаги, которые необходимо совершить для того, чтобы достигнуть нужного результата. Во-вторых, оно помогает определить необходимые для этого ресурсы и их источники. В-третьих, оно даёт возможность поставить временные рамки. Таким образом, составив точный план, вы будете знать, что вам нужно сделать, чтобы его реализовать, кого или что для этого привлечь, и, самое главное, когда вы хотите это сделать. Планирование значительно ускоряет процесс достижения цели, т.к. представляет собой практическое руководство к действию.

Действие, а не мысли о действии

Пока у нас нет плана по реализации того, чего мы хотим, мы находимся в постоянном раздумывании на эту тему. Мы думаем о том, как мы сильно этого желаем, как хорошо было бы, если бы у нас это было, размышляем на тему того, как сейчас этого не хватает, быть может, даже представляем себя в процессе действия. Но есть одно НО.

А затем начинается цепная реакция: после составления плана вы начинаете выполнять конкретные действия, за первым пунктом идёт второй, за вторым – третий и т.д. Если вы сумеете привить себе привычку планировать даже самые маленькие дела, вы сразу заметите, как ваши желания начнут становиться реальностью. Здесь можно применить ещё одну поговорку: «Под лежачий камень вода не течёт». Сдвиньтесь с мёртвой точки — начните действовать. Планирование создаёт энергетический потенциал, необходимый для достижения цели.

Возможность маневрирования

Не зная конкретно, что необходимо делать, чтобы достичь поставленных результатов, мы не можем ни определить, ни скоординировать свои действия. Мы можем в общих чертах, примерно представлять себе, что нам нужно делать, но действуя без плана, мы рискуем прийти в тупик или даже ещё дальше отдалиться от цели. Когда же вы имеете план и начинаете действовать, вы можете, так сказать, в режиме онлайн управлять всем процессом: не получается так, попробуйте по-другому, не подходит одно, подумайте, чем можно это заменить. Наличие чёткого плана позволит вам совершать манёвры на своём пути, варьировать различные методы и способы. В итоге у вас будет комплексный план, который будет учитывать всевозможные нюансы и варианты развития событий. Умение планировать – это умение быть гибким и готовым к любым ситуациям.

Высокая вероятность успеха

И, пожалуй, самое важное преимущество планирования – это, пусть и не стопроцентная гарантия, но всё же огромная вероятность успеха. Как много мы видим людей, которые, желают очень немногого, но, не имея плана, так ничего и не достигают! И, в противовес им, есть огромное количество примеров людей, имеющих фантастические цели, которые, казалось бы, недостижимы, несмотря ни на что достигают их и даже больше. Первых от вторых отличает именно умение планировать и расставлять приоритеты. Определите свои цели, начинайте составлять план – через время вы увидите, что вы дошли до цели, а тысячи зевак без плана так и остались на своих местах. Планирование выведет вас в лидеры в любой области!

Наверняка, теперь вам стало гораздо понятнее, зачем нужно заниматься планированием и продумывать все свои шаги. Планированием занимаются бизнесмены и предприниматели, главы огромных корпораций, творческие люди, писатели, актёры и звёзды шоу-бизнеса, в общем, все те, кого принято называть успешными людьми. Планирование – это часть жизни и деятельности любого человека, желающего повысить свою продуктивность и достичь серьёзных результатов. Именно по этой причине, кроме того, чтобы сесть за стол, взяв ручку и листок, и начать что-либо планировать, на сегодняшний день существуют специально разработанные методики планирования, которые уже не раз доказали свою эффективность. Краткий обзор самых популярных из них мы приведём в следующем разделе.

Методики планирования

Предпосылкой данного метода служит опыт, наглядно показывающий, что соотношение важных и неважных дел в процентах всегда примерно одинаково. Любые задачи, исходя из их важности, касаемо достижения поставленных результатов, должны распределяться с использованием буквенных значений ABC. Из этого следует, что первыми должны выполняться задачи, имеющие наибольшую важность и значимость (A), а затем уже все остальные (B, C). Планировать своё время, применяя данную методику, нужно, беря во внимание именно важность задач, а не требуемые для их выполнения усилия.

Методика ABC базируется на трёх основных правилах:

Более подробно о данной методике вы можете узнать отсюда.

Принцип Эйзенхауэра

Эту методику предложил в своё время американский генерал Дуайт Дэйвид Эйзенхауэр. Она является отличным дополнительным измерителем для быстрого принятия наиболее важных решений. Данный принцип подразумевает расстановку приоритетов, согласно критериям важности и срочности.

Все свои дела вы должны разделить на четыре основные категории и выполнять в порядке очерёдности:

Подробнее о методе Эйзенхауэра вы можете узнать отсюда.

Правило Парето

Иногда это правило называют принципом «80 на 20». Сформулировал его итальянский экономист Вильфредо Парето. Основной его предпосылкой является то, что наименьшая часть действий приносит наибольшую часть результатов, и наоборот.

Наглядно данное правило выглядит так:

Примените данное правило к своей каждодневной деятельности, и вы увидите, что 80% всего того, что вы делаете за день — это всего лишь 20% нужного вам результата, а 20% грамотно спланированных действий на 80% приближают вас в заветной цели. Исходя их этого, запомните, что день нужно начинать именно с немногочисленных, но самых сложных, важных и срочных дел, а уже после браться за выполнение лёгких и не менее важных, но присутствующих в гораздо большем объёме. Очень удобно применять правило Парето в комплексе с методикой ABC или принципом Эйзенхауэра.

Подробнее о принципе «80 на 20» можно прочитать здесь.

Хронометраж

Под понятием «хронометраж» имеется в виду метод, предназначенный для изучения затраченного времени. Он осуществляется посредством фиксации и замера осуществляемых действий. Основными целями хронометража являются определение того, на что тратится время, выявление «поглотителей времени», поиск резервов времени и выработка чувства времени.

Вести хронометраж довольно просто: специалисты советуют производить запись всех своих действий с точностью до 5 минут на протяжении 2-3 недель. Наглядно это выглядит примерно так:

Записи можно дополнять комментариями и дополнительными параметрами. А способов вести хронометраж существует несколько:

На основе полученных посредством хронометража данных вы сможете выявить важные особенности в распределении своего времени и скорректировать их. Подробнее о хронометраже читайте здесь.

Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта — это метод столбчатых диаграмм, разработанный американским специалистом в области менеджмента Генри Гантом. Он применяется для иллюстрации планов и графиков работы по различным проектам. Состоит диаграмма из полос, которые ориентированы вдоль временной оси, а каждая из них отображает отдельную задачу, входящую в состав проекта. Вертикальная ось – это перечень задач. Помимо этого, на диаграмме можно отмечать различные показатели — проценты, указатели, временные метки и т.д.

Применяя диаграмму Ганта, вы сможете наглядно отследить процесс реализации проекта и эффективность выполняемых действий. Но, в любом случае, этот метод придётся дополнять другими, т.к. диаграмма не синхронизируется с датами, не отображает затраченные ресурсы и сущность производимых действий. Лучше всего применять её для небольших проектов. Сама же диаграмма нередко входит в состав различных приложений для управления проектами в качестве дополнения.

Прочитать о диаграмме Ганта подробнее можно, перейдя по этой ссылке.

Техника SMART

Техника постановки целей SMART признана одной из лучших в мире. Она берёт своё начало в НЛП и подробно мы рассматривали её в одном из наших уроков. Здесь же мы приведём лишь краткое описание этой техники.

Само слово «SMART» является аббревиатурой, образованной из первых букв пяти слов, определяющих критерии целей. Рассмотрим их несколько подробнее.

Всё вместе это позволит вам определить необходимые действия для достижения нужного результата, учесть максимальное количество факторов и постоянно отслеживать свой прогресс. Подробнее о технике SMART написано здесь.

Список целей и задач

Наиболее простая методика, при помощи которой можно планировать время и дела. Это просто перечень того, что нужно сделать.

Составляется список целей и задач очень просто: можно на листке бумаги просто записывать всё, что вам требуется выполнить и когда, а по завершению выполненные пункты просто вычёркивать. А можно немного усложнить: сделать таблицу, в которой будут графы: «задача», «приоритетность», «срок выполнения», «отметка о выполнении».

Все представленные методики можно применять поодиночке или комплексно. Попробуйте все варианты – наверняка, через некоторое время вы выделите для себя наиболее удобную и подходящую, а может быть даже составите на их основе какую-то свою.

Для того чтобы упростить вам задачу при планировании своих дел и времени, в заключение урока мы хотели бы представить вашему вниманию несколько очень эффективных принципов, которые вы можете использовать в своей повседневной жизни.

Принципы планирования

Применение всех вышеперечисленных рекомендаций позволит вам быть успешным в любой области и достигать целей в кратчайшие сроки. Самое главное — это постоянная работа над собой и применение на практике полученных навыков. Чтобы всё то, что вы узнали из этого урока, начало приносить свои плоды, вам нужно сегодня же начать планировать свою дальнейшую деятельность. Начните с любого способа, тренируйтесь, оттачивайте новый навык и сделайте его привычкой. Всё в нашей жизни спланировать, конечно же, нельзя, но можно многое.

Дополнительные интересные материалы, касающиеся планирования и эффективности, вы можете найти на нашем ресурсе 4brain:

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.