Московская финансово-промышленная академия
по изучению дисциплины
Тема 1. Целеполагание
Тема 2. Хронометраж как персональная система учета
времени
Тема 3. Планирование
Тема 4. Обзор задач, его роль в принятии решений
Тема 5. Приоритеты. Оптимизация расходов времени
Тема 6. Технологии достижения результатов: распределение
рабочей нагрузки и эффективная самомотиация
Тема 7. Корпоративный тайм-менеджмент
Тема 8. Компьютеризация тайм-менеджмента
Тие и сущность тайм-менеджмента
Успешно изучив тему, вы будете:
Определение и важность тайм-менеджмента.
Основные этапы развития тайм-менеджмента.
Основные характеристики времени как ресурса.
Составляющие системы современного тайм-менеджмента
Использовать лестницу тайм-менеджмента для организации
своего времени.
Изучая занятие, необходимо акцентировать внимание на следующих
понятиях:
Время как ресурс
Этапы развития отечественного тайм-менеджмента.
Основные элементы системы тайм-менеджмента
Полученные сегодня знания вам будут полезны:
При создании
своей индивидуальной системы тайм-менеджмента
Понятие и сущность тайм-менеджмента.
Время – уникальный ресурс, это единственный капитал,
которым обладает каждый человек.
Успешный человек – это человек умеющий распоряжаться
временем. Успешен тот, кто успевает. Успевать – значит делать вовремя, а то, «что
сделано несвоевременно, сделано понапрасну» (Ф.Бэкон).
Время – ресурс невосполнимый. Украденный час никто не
вернет.
Время невозможно положить под проценты в банк, его
нельзя взять взаймы.
Поэтому основная задача тайм-менеджмента — так
планировать и организовывать свои дела, чтобы не терять драгоценный и
невосполнимый ресурс времени.
Тайм менеджмент – технология, позволяющая
невосполнимое время жизни использовать в соответствии со своими личными и
бизнес
целями и ценностями.
История становления
тайм-менеджмента в России.
Часто тайм-менеджмент воспринимается
как чисто западная технология. Однако Отечественная школа научной организации
труда и организации личного времени имеет ряд собственных достижений, не имеющих
аналогов в западной науке. Более того, многие из разработок отечественных
исследователей организации времени были позаимствованы западными специалистами.
В истории развития отечественного тайм-менеджмента можно выделить три основных
этапа.
20-е годы ХХ века – период бурного развития экономики
и научной организации труда (НОТ). Это период очень грамотного и эффективного
хозяйствования, управления экономикой страны. Зарождение и развитие
тайм-менеджмента на этом этапе было связано с именами А.К.Гастева (Центральный
Институт Труда) и П.М.Керженцева (Лига «Время»), чьи идеи и опыт были
особенно важны для дальнейшего изучения и развития организации времени.
отечественного тайм-менеджмента началась с выходом в
начале 70-х годов книги Даниила Гранина «Эта странная жизнь». В ней
повествуется о биологе А.А.Любищеве, в молодости поставившем себе глобальную
цель: разработать периодическую систему биологических объектов, подобную
периодической системе Менделеева. Подсчитанное им количество времени,
необходимое для достижения этой цели, оказалось гораздо больше средней
продолжительность жизни человека. Он решил изыскивать резервы времени, для чего
стал вести хронометраж своей деятельности, анализировать результаты
хронометража, планировать свою работу.
хронометраж как основа управления своим временем;
бюджетирование расходов времени;
Основная идея «любищевского» подхода:
эффективное мышление — основа личной
эффективности;
хронометраж – инструмент выработки этого мышления.
Личная эффективность — не просто набор разрозненных
техник и приемов; Осознанное управление временем как метод мышления
позволяет достичь лучших результатов.
В январе 2001 года, на сайте «Организация времени» зародилось первое он-лайновое тайм-менеджерское
сообщество. Так начался третий этап в истории развития отечественного
тайм-менеджмента. Это уникальное явление в России и в мире в целом. На
сегодняшний день оно объединяет:
последователей любищевских традиций;
-консультантов,
благодаря которым стало возможным объединить классические подходы к личной
эффективности и современные технологии анализа и моделирования бизнес-систем;
Предпринимателей, менеджеров, управленческих
консультантов.
На сегодняшний день тайм-менеджерское
сообщество – основной генератор современных идей и технологий повышения личной
эффективности.
Термин «управление временем» достаточно
условен.
Под
управлением временем понимается управление человеком собственной
деятельностью, организацией выполнения задач и распределения всех ресурсов.
Современный тайм-менеджмент – это не просто
набор приемов из области «как успевать укладываться в сроки». Это – комплексная
система управления собой и своей деятельностью. Ее можно представить в виде
лестницы:
Основные элементы этой системы:
(сюда же можно добавить тему успеха). Например, как хорошо подготовиться к
контрольной работе в минимальное время.
,
позволяющие принимать более сильные решения. Технологии повышения личной
эффективности.
—
ответ на вопрос «Куда ехать?». Определение направления развития.
В
контексте тайм-менеджмента – это ответ на вопрос: «Зачем?». Зачем ставить
именно такие цели, а не другие? Как осознать свои жизненные ценности?
Основная задача
тайм-менеджмента – помочь нам управлять своими планами, задачами, делами, а в
целом всей своей жизнью, выработать чувство времени и эффективности.
История
отечественного тайм-менеджмента состоит из трех основных этапов, каждый из
которых имеет свои особенности.
Система
тайм-менеджмента состоит из четырех основных элементов: эффективность,
технология, стратегия, философия.
Какими основными
характеристиками обладает время как ресурс?
Охарактеризуйте
три этапа становления и развития тайм-менеджмента в России.
Почему мы можем
говорить о тайм-менеджменте как о системе?
В чем состоит
основная задача тайм-менеджмента?
Выполните практические задания. (Практикум, тест к
теме «Понятие и сущность тайм-менеджмента»)
Ема 1. Целеполагание
Успешно изучив занятие, вы будете:
Важность целеполагания для реализации своих желаний и
стремлений.
Подходы к определению своих целей
Способы определения ценностей
-критериев для
формулирования и достижения своих целей
Четко формулировать свои цели
Планировать свои действия по достижению своих
поставленных целей
Использовать на практике различные подходы к
достижению целей
Успешно решать задачные и проблемные ситуации
«Родные» и «навязанные» цели
Цели и ценности
Цели и надцели
Задачи и проблемы
Ключевые области жизни
Реактивность и проактивность
Для определения и формулирования своих целей
Для достижения поставленных целей
При принятии решений в условиях постоянных изменений
ситуации
Понятие и определение
целеполагания.
Управлять временем мы можем только
через управление своими задачами, планами, сроками, делами, целями. Цели и
ценности являются основой современного тайм-менеджмента, что нашло свое
отражение в определении понятия «тайм-менеджмент» (см. учебное пособие по
тайм-менеджменту, стр.13). Для того чтобы добиться успеха в жизни, нужно уметь
ставить и достигать цели.
Целеполагание
— это определение, конструирование цели, формирование образа желаемого
будущего.
Мы все умеем мечтать, но немногие люди
умеют реализовывать свои мечты, делать их реальностью. Чаще люди не управляют
своей жизнью, а «плывут по течению».
Проактивный и
реактивный подходы к жизни.
Стивен Кови,
известный американский специалист по управлению временем, различает два подхода
к жизни: «проактивный» и «реактивный».
Реактивный
подход к жизни – реагирование
только на внешние обстоятельства, жизнь «как сложилось» и «как получилось»,
полная зависимость от внешних обстоятельств и других людей. Стратегия
пассивного человека
Проактивный
подход к жизни – активное влияние
на события и обстоятельства, жизнь «вопреки» и «несмотря на обстоятельства».
Стратегия активного, успешного человека, автора своей собственной жизни и
судьбы.
Степень проактивности
можно определить, используя понятия: «круг влияния» и «круг забот».
«Круг
забот» — факты, явления, вопросы, которые волнуют, заботят, оказывают на человека
эмоциональное и интеллектуальное влияние.
«Круг
влияния» — те явления из «круга забот», которые возможно контролировать, на
которые можно влиять непосредственно.
Ценности
как основа целеполагания.
Цели, и
особенно долгосрочные, формулируются на основе базовых ценностей.
Основные способы определения ценностей:
«мемуарник»
(от слова «мемуары») – простой технологичный инструмент, дает возможность
быстро сформировать список ключевых ценностей.
техника
перехода к ценностям от повседневных задач
«декларация
о личной миссии»,
Внимательно
изучите описание каждого из этих способов, приведенных в учебном пособии на
стр. 22 – 28.
Цели и
ключевые области жизни
Ставить цели необходимо во всех
значимых областях жизни. Это позволяет сделать жизнь более гармоничной и
сбалансированной, достигать успеха в различных сферах своей жизни, не ущемляя
при этом остальные.
Ключевые области
– это от 5 до 9 основных направлений вашей деятельности. Это главные «русла»,
в которых развивается ваша жизнь.
Ключевые области помогают
более точно поставить жизненные цели, ничего не забыть и не упустить.
С понятием ключевых
областей тесно связаны такие понятия, как «центр жизненных интересов» и
«ролевая функция».
– это область восприятия жизни,
в которой человек ощущает себя наиболее комфортно, к которой он постоянно
стремиться и с позиции которой может наиболее эффективно решать собственные
проблемы.
– это совокупность определенных действий и отношений
в рамках определенного круга людей.
Каждая из ролей требует
установления и поддержания определенных взаимоотношений с другими людьми. При
этом требуется уделять значительное внимание балансу ролей.
Подходы
к определению целей
Среди
основных подходов к определению целей можно выделить следующие:
Управление
собой как компанией. Стратегия
успешного человека – это бизнес автономной корпорации, которая сама строит свою
стратегию. Суть подхода: посмотреть на себя как на автономную корпорацию, а не
пассивный винтик механизма.
«Родные» цели и видение
будущего. Умение выразить свои мечты в виде долгосрочных целей. Обратите
внимание, что при этом подходе важно различать свои «родные» цели и
«навязанные», уметь расчистить штампы и избавиться от стереотипов.
» и жизненные цели
Использование
инструментов и технологий, рассмотренных выше, помогает сформировать фундамент
целеполагания. Следующий шаг — сформулировать собственно цели. Для этого лучше
всего подходит такой инструмент, как карта долгосрочных целей.
Она состоит из двух
горизонтальных осей: годы, начиная с текущего, и возраст.
По вертикали –
ключевые области. На пересечении лет и ключевых областей – примерные целевые
ориентиры.
В одних ключевых
областях перспектива может просматриваться на более долгий срок; в других –
только на ближайшие несколько лет. Какие-то цели могут быть четкими, иные –
неопределенными и размытыми.
Карта позволяет видеть
ориентиры, дает возможность что-то менять по ходу движения, вносить коррективы,
дополнения. Важная идея данного инструмента – позволяет видеть свои цели,
не терять их из виду.
Еще один инструмент
тайм-менеджмента, который дает возможность не потерять цели в суете буден —
Стратегическая картонка. Она делается в виде закладки, на которую
выписываются свои основные стратегические цели.
Преимущество
«Стратегической картонки»: всегда напоминает о тех целях, которые себе
поставили, помогает видеть желаемый результат и делать шаги к его
достижению.
В классическом
менеджменте и тайм-менеджменте при постановке цели применяется техника «
– привязанная ко времени (есть определенный срок).
отлично подходит для работы с краткосрочными и среднесрочными целями, рассчитанными
на 1 – 1,5 года. Четко и детально вообразив результат, вы настраиваете свои
сознание и подсознание на стремление к нему.
Альтернативный
подход – использование двух типов исходной ситуации: задачная ситуация и
проблемная.
Задачная – ситуация, когда ясно, ЧТО нужно сделать, и ясно, как это нужно
делать. Остается взять и сделать.
-подход идеально приспособлен для задачных ситуаций.
Преимущество: возможность программировать свое сознание на их достижение.
Проблемная – ситуация, в которой не вполне ясно, ЧТО нужно сделать, и тем
более совершенно неясно, КАК это нужно делать.
Главное отличие задачи от проблемы: задача может быть
решена наполовину, а проблема – нет. Для решения проблемной ситуации необходимо
задать направление движения, ориентирами могут служить ключевые области жизни
или ценности. С понятием проблемной стуации связано понятие «надцели».
Цели и ценности
– основа тайм-менеджмента, важное условие достижения успеха.
Лишь четкая цель
позволяет нам добиваться значительных результатов. Если у нас нет цели, мы не
можем составить план наших действий, поскольку сами не знаем, чего хотим
достигнуть.
Четкое понимание
своих целей – основа достижения успеха в жизни.
Проактивность –
способность влиять на обстоятельства жизни и достигать поставленные цели.
Выстраивание
системы персональных стратегических целей позволяет избавиться от бессмысленных
действий и достичь успеха.
Подход к
организации и управлению собственной жизнью с точки зрения автономной
Персональной Корпорации «Я» позволяет действовать эффективно и достигать
намеченные цели, воплощать свои желания и мечты в жизнь.
Что такое целеполагание, и для чего оно
нужно? Приведите конкретный пример.
В чем суть проактивного и реактивного
подхода к жизни? Как выявить, какой подход отличает конкретного человека?
В чем суть подхода к определению целей
«Управление собой как компанией»?
Как, на ваш взгляд, можно отличить
«родные» цели от «навязанных»?
Каковы основные способы определения наших
ценностей? В чем суть каждого способа?
Что такое SMART-цели и «надцели»? В чем отличие задачных
ситуаций от проблемы?
Что такое ключевые области жизни и какова их роль в
целеполагании?
Выполните практические задания: Практикум (учебник,
стр.76-78)
Тема 2. Хронометраж как персональная система учета времени
Особенности учета расхода собственного времени;
Что такое «поглотители» времени;
Технику ведения хронометража;
Важность техники хронометража для выявления
«поглотителей» и резервов времени.
Вести полный и сокращенный хронометраж;
Выделять свои индивидуальные поглотители времени;
Определять показатели хронометража;
Использовать хронометраж для сокращения потерь времени
и борьбы с «поглотителями» времени.
Изучая занятие, необходимо акцентировать внимание на следующих понятиях:
Техника ведения полного хронометража
Цели и показатели хронометража
Для более эффективного использования своего время.
При борьбе со своими поглотителями времени.
Время как невосполнимый ресурс.
Вспомните, в предыдущей теме говорилось
о невосполнимости времени как ресурса. Поэтому так важно создание системы
управления временем, чтобы не терять драгоценные минуты и годы жизни. Среди
множества различных систем управления временем выделим систему Бенджамина
Франклина, которую называют «Пирамида Франклина»:
Пирамида состоит из шести этажей, и
фундаментом для нее служат наши ценности.
Обратите внимание, что Пирамидой
Франклина, как и любой системой нужно управлять. В процессе любой деятельности
часть времени пропадает безвозвратно, и бывает трудно определить, на что были
потрачены драгоценные минуты и часы. Была ли это продуктивная деятельность или
время пропало зря? Для того чтобы иметь возможность подсчитать свои убытки и
контролировать расходы времени, необходимо создать персональную систему учета
времени. Такая система позволяет оптимизировать непродуктивные расходы времени
на различные процессы деятельности.
Поглотители времени. Способы
минимизации неэффективных расходов времени.
Поглощение времени происходит вследствие
отвлечения человека от основного занятия на другие дела. Например, менеджера,
работающего в офисе, отрывают от дела в среднем один раз в 8 минут. Это
становится причиной потерь времени только на мелкие отвлечения до двух часов в
день. Очереди, дорожные пробки, ненужные разговоры по телефону, бесконечные
обсуждения и многое другое — Все это факторы, поглощающие наше время.
Поглотители
времени – процессы неэффективного использования времени, в которых человек
принимает активное или пассивное участие.
Примерный список основных
«поглотителей» времени помогает определить свой набор причин, по которым могут
происходить потери времени:
1.
Нечеткая постановка цели.
2.
Отсутствие приоритетов в делах.
3.
Попытки слишком много сделать за один раз.
4.
Отсутствие представления о предстоящих задачах.
5.
Плохое планирование дня.
6.
Заваленный письменный стол.
7.
Интернет, компьютерные игры, чаты, форумы.
10.
Телефонные звонки, отрывающие от дела.
11.
Поиски записей, адресов, телефонов.
14.
Неспособность сказать «нет».
15.
Неполная или запоздалая информация.
16.
Отсутствие самодисциплины (частые перекуры, перерывы на чай, кофе).
17.
Неумение довести дело до конца.
18.
Отвлечение на внешние факторы.
19.
Затяжные совещания, собрания.
20.
Недостаточная подготовка к беседам, переговорам, встречам.
21.
Телевизор, просмотр видео-,
22.
Болтовня на частные темы.
24.
Чрезмерность деловых записей.
26.
Желание знать все факты.
27.
Длительное ожидание (очереди).
29.
Слишком редкое делегирование (решаю сам дела, которые могут сделать другие).
30.
Недостаточный контроль за делегированием.
31.
Нечеткая обратная связь или ее отсутствие.
Обратите внимание, что нет единого верного списка
поглотителей времени. У каждого человека – свой набор. Важно помнить, что одно
и то же действие или процесс может быть в одних случаях эффективно выстроено, и
являться поглотителем времени при неэффективном расходовании времени на его
выполнение. Например: электронная почта. Сам по себе процесс нейтральный,
только от человека зависит, будет ли этот процесс эффективно организован
(введение определенных часов для просмотра почты, выделение работы с
электронной почтой в отдельные блоки и включение их в план дня и т.д.). В этом
случае, электронная почта не будет поглотителем времени. Если просмотр почты не
организован, то она часто превращается в поглотителя времени.
Обратите внимание на способы борьбы с различными
видами поглотителей времени (дорога, время в ожиданиях), которые подробно
рассматриваются в учебном пособии по тайм-менеджменту, глава 2, стр.55-59
(Оптимизация расходов времени. Борьба с «поглотителями»).
Хронометраж как система учета и контроля расходов
времени. Определение понятия, суть, задачи.
Создание персональной системы учета и контроля за
расходами времени в тайм-менеджменте начинается с хронометража.
Хронометраж – учет расходов личного времени путем
простой письменной фиксации, дающий материал для анализа и принятия решений и
являющийся инструментом повышения эффективности мышления.
Хронометраж – это «фотография» рабочего дня, полностью
отражающая все расходы времени на различные виды деятельности. Основные задачи:
определить, на что тратится ваше время
изыскать первые резервы времени
выработать «чувство эффективности», «чувство времени».
Техника
полного хронометража (шаги):
В течение
нескольких дней фиксируйте все выполняемые работы длительностью от 10-15 минут.
Выберите 1-3
ключевых показателя.
Отследите
показатели в динамике.
Более подробное описание шагов хронометража см.
учебное пособие по тайм-менеджменту, стр.61-68(Техника полного хронометража).
Краткое описание выполнение шагов хронометража:
Записывайте все дела длительностью 5-10 минут. Каждые
1 – 2 часа останавливайтесь на 2-3 минуты и записывайте все, что было сделано
за этот период. Самый простой способ — фиксация начала и окончания любого дела.
Например:
Это только один из способов ведения учета расходов
времени. Другие способы даны в учебном пособии по тайм-менеджменту, на
стр.63-64.
Выберите показатели для следующего шага техники
хронометража. Такими показателями могут являться:
Любой поглотитель времени, который удалось выявить в
процессе ведения учета затрат времени.
Любое важное, полезное дело, на которое не хватает
времени.
Любое желаемое действие, ресурсное занятие, до
которого «руки не доходят».
Таким образом, любая цель может быть
переформулирована, и являться показателем для хронометража.
Примеры переформулирования цели в показатель
хронометража смотрите в учебном пособии по тайм-менеджменту на стр.65. Уделите особое внимание этому вопросу, так как от
того, насколько корректно сформулирован показатель, зависит, насколько полно и
точно возможно будет провести анализ расходов времени на него.
На основании данных, полученных в ходе выполнения
предыдущих шагов хронометража, строим график динамики показателей. График дает
возможность наглядно увидеть динамику происходящих изменений.
Для большей наглядности можно совместить на одном
графике два показателя, например поглотитель времени, на который хотелось бы
сократить расходы времени (синяя линия), и одно важное дело, на которое
постоянно не хватает времени (красная линия). График будет выглядеть следующим
образом:
Существует также техника сокращенного хронометража.
Переходить к ее использованию имеет смысл, только если выработалась устойчивая
привычка проводить полный хронометраж, выработалось внутреннее «чувсьтво
времени».
Подробно техника сокращенного хронометража приведена в
учебном пособии по тайм-менеджменту, стр.67-68 (Техника сокращенного
хронометража).
Преимущества хронометража, как основы управления
личным временем:
Позволяет повысить личную эффективность практически
без затрат усилий;
Вырабатывает привычку внимательного, осознанного
отношения к своим повседневным задачам и делам, а в целом – к собственной
жизни;
Не требует жесткого структурирования, планирования,
«раскладывания по полочкам».
Вырабатывает «эффективность мышления», что позволяет
продуктивно действовать в непредсказуемой обстановке, быстро принимать решения
и гибко реагировать на непредвиденные изменения ситуации и внешних
обстоятельств.
Позволяет выработать умение оценивать результаты чужой
работы, видеть истинный труд, заложенный в них.
Важно запомнить: основная идея хронометража может быть
кратко сформулирована в одной фразе: «Хочешь управлять – измерь».
С целью более эффективного использования техники
хронометража и созданию оптимальной системы мер по минимизации потерь времени,
изучите более подробно параграф «Анализ личной эффективности. Классификация
расходов времени» (учебное пособие по тайм-менеджменту, стр.68-72).
Учёт времени
позволяет сравнить эффективность разных способов выполнения одной и той же
работы и ориентироваться в дальнейшем на более эффективные способы. Из года в
год потери времени сокращаются, планирование становиться точнее, работа –
продуктивнее.
С поглотителями
времени мы можем справиться с помощью хронометража. Дополнительные способы
борьбы с поглотителями:
Эффективное время в пути. Можно прослушивать любимую
музыку, аудиокниги, повторять иностранный язык, слушая записанные на кассетах
или дисках уроки. Делать исходящие звонки по мобильному телефону, читать книгу.
Укрупнять в блоки мелкие задачи. Например, проверку
электронной почты лучше всего делать не более 3-х раз в день: один раз утром,
днем и вечером.
Оптимизировать свои перемещения, выбрать наиболее
оптимальный маршрут движения, чтобы избежать дорожных пробок и сэкономить
время.
Сокращение времени на телефонные разговоры. Ввести
правило: все важное и срочное – по телефону, остальное – по электронной почте.
Такое правило существует во многих компаниях, что позволяет избавиться от
ненужных отвлечений на телефонные звонки.
Компьютер, Интернет. Побороть искушение «побродить по
сети» можно. Четко определив себе цель поиска в Интернете и не отвлекаться от
нее во время работы.
Что такое
хронометраж? Дайте определение и объясните, в чем суть хронометража.
Из каких шагов
состоит техника хронометража?
Что такое
поглотители времени, и какие способы борьбы с ними вы знаете?
Что может быть
выбрано в качестве показателя хронометража?
В чем
преимущества техники хронометража?
Какие основные
задачи помогает решить анализ данных проведенного хронометража?
Прочитайте
самостоятельно учебник, параграф 2.5 «Типичные затруднения ведения хронометража
и способы их преодоления» (учебное пособие по тайм-менеджменту, стр.72-74).
Какие еще способы преодоления трудностей ведения хронометража вы знаете?
Опишите их.
Тема 3. Планирование
инструменты планирования и особенности их применения.
особенности контекстного планирования.
различные подходы к планированию времени и их
особенности
особенности структуры внимания человека.
уметь составлять план на день.
уметь определять различные типы контекстов.
отработать навык применения алгоритма планирования
дня.
Планировать свои дела и задачи на основе метода
структурированного внимания
Хронос и кайрос
Результато — ориентированная постановка задач
Правило бюджетирования времени
Структура рабочего пространства
Правила перемещения задач
при планировании дел и задач различного типа.
при планировании своего дня и анализе ситуаций
при управлении своими задачами и делами для повышении
быстроты реагирования на изменения ситуаций.
Планирование. Определение понятия. Задачи.
Даже имея цель порой трудно составить хороший план.
Причина этого в том, что неосознанно планирование связывается в нашем
представлении с «расписанием», «графиком», «распорядком». Под влиянием этих
стереотипов под планированием обычно понимается жесткая постановка задач с
четкой привязкой к определенному времени. Такой план часто не соответствует
хаотично меняющейся обстановке. Нечто незапланированное и неожиданное врывается
и ломает самый точный и детальный план.
Планирование в тайм-менеджменте – способность решить
задачу без затрат лишних усилий в наиболее подходящее для этого время, не
всегда заранее заданное.
Основная задача плана – помощь в принятии решений.
Планирование не должно превращаться в самоцель, главным остается ориентир на
результат.
Большинство задач при планировании очень трудно привязать
к какому-то конкретному времени. Например:
—
Если буду в магазине, не забыть оплатить мобильный.
—
Когда встречу преподавателя, узнать о времени консультации по диплому.
Под каким часом записать эти задачи в ежедневник, на
какое время установить напоминалку в мобильном телефоне или ?
Как вспомнить о нужных делах в нужное время и определить наиболее благоприятное
время для решения задачи, к определенному дню и часу не привязанной?
Существует два совершенно разных
понятия для обозначения времени:
1. «Хронос»:
привычное нам линейное, измеримое, механическое время. Именно для упорядочения
этого времени приспособлены обычные ежедневники и органайзеры. И все дела и
задачи, привязанные к конкретному времени, называются жесткими.
Жесткие
задачи – задачи, привязанные к определенному времени.
удобный
момент; время, подходящее для осуществления конкретного замысла. Именно с
понятием «кайрос» связано большинство не привязанных жестко к определенному
времени дел. Такие дела и задачи называются гибкими.
Гибкие
задачи – привязаны к контекстам (условиям, обстоятельствам).
«Кайросы», удобные моменты,
определенные обстоятельства, благоприятные для совершения того или иного дела. Эти
обстоятельства называются контекстами.
Контекст
– это совокупность условий, обстоятельств, наиболее подходящих для совершения
определенного дела, решения конкретной задачи.
Каждому контексту соответствуют дела,
которые наиболее уместно совершать именно в этот момент, в этих
обстоятельствах. Все контексты условно можно разделить на четыре типа.
Решение
задачи связано с определенным местом.
Решение задачи связано с человеком, группой людей.
Принять решение возможно, учитывая не зависящие от
меня обстоятельства.
Решение задачи, проблемы зависит от моего
состояния.
Прочитайте
примеры на каждый тип контекста в учебном пособии по тайм-менеджменту,
стр.82-83. Подумайте, какие свои примеры на каждый тип контекста вы можете
привести?
Важно: работая над планом, выделить наиболее
актуальные именно для вас контексты, и научиться эффективно использовать
возможности, которые они открывают.
Применение контекста и создание более гибкой системы
планирования, позволяет реагировать на любые изменения ситуации, использовать
их для решения задач.
Система контекстного планирования.
Строится на основе техники контекстного
планирования.
Техника контекстного планирования:
Выделить типовые
личные контексты, наиболее актуальные для вашей повседневной жизни или рабочей
деятельности (как правило, достаточно 5 — 9).
Составить список
задач под каждый контекст.
При приближении
контекста – просмотреть список соответствующих этому контексту задач.
Такое планирование, учитывающее не только временные
рамки, но и определенные условия и обстоятельства, благоприятные для решения
конкретной задачи, называется
К основным инструментам, с помощью
которых мы можем создать свою систему контекстного планирования, относятся:
стикеры, закладки для гибких задач,
доски контекстного планирования.
Обратите
внимание, что ежедневник, стикеры, закладки – это инструменты индивидуальной
системы планирования. Доски контекстного планирования – инструмент командной
работы и командного планирования.
Прочитайте
подробно о каждом из инструментов контекстного планирования в учебном пособии
по тайм-менеджменту, стр.86-92.
Для
планирования достижения цели, используйте приведенную ниже таблицу.
Изучите параграф учебника 3.3 «Долгосрочное
планирование» (стр.92-93), повторите материал главы 1. «Целеполагание»
(стр.36-37).
Планирование дня. Результато-ориентированное планирование.
Систематическое составление плана на
день помогает структурировать все свои задачи, дела, и свою жизнь в целом.
Поэтому план должен быть правильно составлен.
Пять правил эффективного
планирования:
.
Первое и главное условие успешного планирования – план должен быть
материализован.
.
Регулярное составление плана на день помогает разгрузить память, освободить
голову для творческих мыслей и идей.
Составляя план, выделяйте приоритетные, ключевые задачи, что создает более
четкую структуру задач.
Планирование помогает оставаться в рамках реальности, мотивирует на
выполнение задач, занесенных в план.
планирования. План должен быть составлен таким образом, что при появлении любых
неожиданных ситуаций, было бы легко его пересмотреть, внести изменения и
дополнения.
План на следующий день составляется
вечером, просматривается и корректируется утром и в течение дня в него вносятся
необходимые изменения.
Список задач в плане на день должен
быть грамотно составлен, ориентирован на достижение результата.
Формулировки задач в плане должны давать ответ на
вопрос: «Что сделать?» и отражать результат, который хотим получить.
Более подробно технология создания
результато-ориентированных формулировок задач приведена на стр.96-100 учебного
пособия по тайм-менеджменту.
Сделайте задания Практикума (учебник: стр.112-114)
Алгоритм жестко-гибкого
планирования дня.
Состоит из пяти шагов:
На сетке
времени в ежедневнике (или в календаре в ) отмечаем
жесткие задачи, для которых уже заранее известно точное время.
Составляем
список гибких задач, не имеющих жесткого времени исполнения. Для записи
гибких задач можно использовать чистую половину листа ежедневника или закладку
со стикерами.
В списке
гибких задач выделяем ярким цветом наиболее приоритетные, наиболее
значимые, работающие на ключевые стратегические цели задачи. Не более 2 – 3
задач.
время на крупные приоритетные гибкие задачи. Рядом с
задачей указываем примерное количество времени, необходимое для ее решения.
В ходе дня
выполненные задачи вычеркиваем.
Обратитесь
к стр.101-104 учебного пособия по тайм-менеджменту для более детального
изучения использования алгоритма планирования дня.
Планируя свой день, мы учитываем три
типа задач:
– привязанные к определенному времени.
– зависящие от контекста (условий, обстоятельств).
– приоритетные, важные задачи, не привязанные жестко
ко времени, для которых определяем количество времени, необходимое для их выполнения.
Метод структурированного внимания и горизонты
планирования.
Любой план — гибкая система,
позволяющая оперативно вносить изменения, перемещать задачи, переносить их на
более дальние или ближние сроки.
Оптимальным способом упорядочить огромное
количество напоминаний о задачах и их перемещение является метод
структурирования внимания (МСВ), разработанный и предложенный
Г.А.Архангельским как основа эффективной системы планирования, учитывающая
свойства внимания человека.
Может успешно работать только с одним объектом.
может контролировать 7+-2 объекта.
может работать с бесконечным количеством объектов.
В соответствии со структурой
внимания выделяют:
– область, соответствующая сознанию. В ней в один момент времени должен
находиться только один объект. Область ближайшего внимания соответствует
предсознанию. В ней должно быть 7+-2 объекта, необходимых вам для работы или
для напоминания о какой-то задаче.
Область далекого внимания соответствует подсознанию. В ней хранится вся
остальная информация.
Если вы предвидите в ближайшем будущем
появление удобного момента для совершения какого-либо дела, нужно переложить «напоминатель»
об этом деле из области дальнего внимания в область ближайшего внимания. При
этом, естественно, наименее необходимый объект из области ближайшего внимания
нужно убрать, чтобы сохранить оптимальное число объектов 7+-2. Это жесткое
правило «перемещения через границы», которому стоит неукоснительно следовать
для обеспечения эффективности системы.
Система планирования на основе метода структурированного
внимания.
Наличие различных задач с разными
сроками исполнения ставит перед нами проблему — как удержать все эти задачи под
контролем. Для этого необходимо ввести три основных раздела в системе
планирования:
ДЕНЬ — задачи на сегодня. План дня в ежедневнике.
НЕДЕЛЯ — среднесрочные задачи, выполнение которых
предполагается в ближайшие неделю – месяц.
ГОД — долгосрочные проекты и задачи.
Временные рамки здесь определены не
жестко, задачи могут выходить за границы определенного периода. Так, задачи
горизонта планирования «День» могут быть решены в ближайшие 2 – 3 дня; Дела в
разделе «Неделя» — требуют выполнения в течение 2 – 3 недель, а годового
раздела – могут выйти за рамки периода. Важен не жесткий план на период, а
строгое следование правилам перемещения задач между разделами.
Правила
техники планирования «День – Неделя» в ежедневнике.
Вечером,
планируя следующий день, просматривается раздел «Неделя». Все задачи, ставшие
актуальными, более важными, переносятся в раздел «День».
Один раз в
неделю, составляя план на следующую неделю, просматривается раздел «Год» и все
ставшее актуальным, переносится в раздел «Неделя».
Задачи, дела,
невыполненные, но потерявшие свою актуальность на данный период, могут быть
перенесены в разделы более отдаленного временного периода (из раздела «Неделя»
— в раздел «Год».)
Преимущества применения горизонтов
планирования:
Позволяет
не загонять себя в рамки жесткого планирования, прописывая детально свое будущее
на неделю, месяц, оставлять поле для маневров.
Не терять
из вида важные дела, гарантировать себе с помощью регулярного просмотра
разделов, что нужные задачи будут решены в подходящее для этого время.
Настройка личной системы планирования позволяет
внимательнее относиться к времени собственной жизни, всегда успевать сделать
главное, укладываться в сроки, выполнять обязательства. Никакая деятельность не
будет успешной, если мы не имеем точного плана реализации как наших
долгосрочных дел и задач, так и повседневных обязанностей. Уверенное владение
навыком контекстного планирования позволяет не потеряться в море информации и
быть всегда готовыми к любым поворотам и изменениям обстоятельств и уметь
использовать их с пользой для себя. Применение на практике метода
структурированного внимания дает возможность скоординировать свои действия по
решению как долгосрочных, так и краткосрочных и оперативных задач, а также
обеспечивает надежный контроль за их реализацией.
Что такое контекстное планирование? Дайте определение.
Что составляет основу гибкого планирования?
Что такое контекст? Какие типы контекстов вы знаете?
Перечислите шаги алгоритма планирования дня.
Какие правила планирования дня вы знаете?
В чем отличие жесткого планирования от гибкого?
назовите формулу результато-оринтированного планирования. В чем суть
метода?
Что называется жесткими задачами?
Что называется гибкими задачами?
Какие
инструменты гибкого планирования вы знаете?
Перечислите шаги
техники контекстного планирования.
Из каких частей
состоит структура внимания человека?
В чем суть
метода структурированного внимания?
Назовите правило
перемещения через границы областей.
Выполните практические задания: Практикум (учебник,
стр.111 — 115)
Тема 4. Обзор задач, его роль в принятии решений
особенности инструментов обзора и области их
применения.
Суть и значение обзора в организации собственного
времени.
Правила создания различных инструментов обзора
применять на практике инструменты обзора (контрольные
списки, двухмерные графики, древовидные карты) для решения типовых и нестандартных
ситуаций.
Создавать разные инструменты обзора для решения разных
задач и ситуаций.
График регулярных дел
Для планирования и выполнения задач различного уровня
сложности
При работе со сложными задачами, требующими соблюдения
сроков
Для развития собственного творческого подхода к
решению нестандартных задач и проблем.
Суть обзора задач в тайм-менеджменте. Основные понятия
и определения.
Любая ситуация выбора и принятия решения связана с
неопределенностью. Для того чтобы действовать эффективно в ситуациях постоянных
изменений, необходимо иметь представление о ситуации, в которой предстоит
принимать решения и действовать. Это позволяет снизить неопределенность
будущего, наметить некие ориентиры и направления движения. Только тогда
появляется вероятность принятия того или иного решения, становиться возможным
сделать выбор и начать предпринимать действия. Снизить неопределенность и
определить верные ориентиры мы можем с помощью обзора – важной составляющей
тайм-менеджмента.
Обзор – представление информации (задач, сроков,
справочных данных и др.), позволяющее легко видеть всю совокупность и взаимосвязи
элементов и дающее возможность эффективно принимать решения.
Суть обзора состоит в создании своеобразной карты, на
которой отражены основные ориентиры, направления движения, учтены все мелкие
детали.
Инструменты создания обзора.
Для создания хорошего обзора можно использовать
различные инструменты, но какой бы способ не применялся, есть одно главное условие,
делающее обзор эффективным средством принятия решений и достижения результата: вся
информация обязательно должна быть материализована. Внимание человека ограничено (вспомните
структуру внимания человека, см. Учебное пособие, стр.104 — 105) , и часть
информации может быть потеряна, если стараться все удержать только в памяти.
Забытые мелкие детали, факты, явления, кажущиеся не важными сегодня, завтра
могут оказаться решающим и непосредственным образом повлиять на
результат. Поэтому крайне важно организовать систему обзора таким
образом, чтобы весь объем внимания использовался для решения задачи.
Инструменты, с помощью которых можно материализовать
имеющуюся информацию можно разделить на 3 группы:
Один из самых простых инструментов обзора. Позволяет
быстро собрать необходимую информацию, является прекрасным инструментом
самоконтроля.
Примеры контрольных списков:
Список вопросов к телефонному разговору;
Список тем и вопросов к совещанию;
список задач на день – один из самых важных
контрольных списков
Важно запомнить, что контрольный список – не жесткий
план или алгоритм, он позволяет действовать более гибко.
Двумерные графики как инструмент планирования и
контроля.
Этот инструмент обзора представляет собой упрощенный
вариант графика Гантта.
Прочитайте
об истории создания метода диаграммирования Генри Ганттом в учебном пособии по
тайм-менеджменту, стр. 120.
контроль за
исполнением задач;
гибкое планирование
задач со сложной структурой, имеющих сроки исполнения.
Виды двумерных графиков:
для планирования
долгосрочных задач, целей, проектов;
для планирования
среднесрочных и краткосрочных задач;
для планирования и
контроля исполнения делегированных задач;
график контроля
регулярных задач.
Преимущества двухмерного графика как инструмента
обзора:
Дает наглядное
представление о структуре сложной задачи;
Обеспечивает четкий
обзор всех подзадач;
Дает четкий обзор
привязки подзадач к срокам исполнения
Отражает взаимосвязи
задач между собой, что немаловажно при работе над крупными проектами, так как
нарушение этих взаимосвязей чаще всего и приводит к срыву сроков;
Позволяет
осуществлять контроль делегированных задач, отслеживать работу исполнителей;
Гарантирует
управляемость работы над сложной задачей;
Дает возможность
укладываться в сроки.
Правила создания двухмерного обзорного графика:
В колонки слева в произвольном порядке записываются
задачи, которые необходимо решать.
Отмечаем время —
календарные даты, дни, недели. Для долгосрочных проектов это будут месяцы,
годы; для краткосрочных – дни, недели и т.д.
С помощью
горизонтальных полосок или штриховки ячеек вдоль оси времени осуществляем
привязку задач к срокам исполнения. Наибольшей наглядности можно достичь,
используя различные цвета для разных задач.
Пример обзорного двумерного графика для долгосрочных
задач:
Кроме долгосрочных и краткосрочных
проектов существуют рутинные, повседневные дела (уборка в комнате, расчистка завалов
на письменном столе и т.д.). Для осуществления контроля за их выполнением
применяется «график регулярных задач»:
Выполнение задачи отмечается галочкой в
соответствующей ячейке; неисполнение – прочерком. Если количество прочерков
начинает увеличиваться, это — сигнал: регулярная задача не выполняется
достаточно долго, пора заняться ее решением.
Обратите
внимание, что данный график – не жесткий план. Задача должна быть выполнена в
один из дней недели (сетка времени), но не принципиально, какой именно.
Важно
помнить, что график регулярных задач отличается от
остальных двумерных графиков тем, что не является инструментом планирования, а
только контроля исполнения задач. Прочерки или галочки ставятся по факту
исполнения (не исполнения) задачи.
О создании двумерного
обзора с помощью прочитайте в учебном
пособии, стр. 126 – 128.
Древовидные карты или карты ума
представляют собой своеобразную систему планирования и ведения записей,
позволяющую не только экономить время, но и использовать возможности мозга
более эффективно, способствуют развитию творчества, памяти и интеллекта.
Автором этой техники принято считать Тони
Бьюзена – английского психолога, всемирно известного писателя, консультанта
многих компаний и правительственных учреждений по вопросам интеллекта. Бьюзен
установил, что записи, память, творчество, связаны между собой, поэтому
комбинированные записи, состоящие из рисунков, надписей и соединенные между
собой линиями помогают максимально использовать возможности нашего мозга и
делать процесс работы над проблемой наиболее эффективным и рациональным.
Пример древовидной карты:
Древовидные карты могут быть нескольких видов, по
количеству основных лучей, исходящих из центра. Ознакомьтесь с примерной
типологией древовидных карт, приведенной на стр. 131 – 132 учебного пособия по
тайм-менеджменту.
Определите, к какому типу можно отнести приведенный
выше пример древовидной карты?
Основная идея древовидных карт –
максимально использовать возможности мозга при организации работы с
информацией.
Древовидная карта или карта ума – это наиболее
эффективный и простой способ организации мыслительной деятельности, основанный
на использовании комбинированных записей (рисунок, слово, символ, линия).
В тайм-менеджменте работа с древовидными картами
оказывается высоко эффективной при работе с проблемными ситуациями.
Различия проблемных и задачных ситуаций приведены в
учебном пособии на стр. 130. Ознакомьтесь с характеристиками задач и проблем,
приведенными в табл.4.5.
Создание карты состоит из серии шагов:
В центре листа с
помощью рисунка, символа изображается проблема.
От этого
изображения рисуются главные ответвления (лучи), каждое из которых обозначает
какую-то тему, ассоциацию, идею, вариант решения, направление и т.д. Каждый луч
сопровождается одним-двумя ключевыми словами.
Каждый из лучей
рассматривается отдельно и все темы, идеи, ассоциации, касающиеся этого луча,
изображаются с помощью более мелких ответвлений, к каждому из которых также
подписываются 1 – 2 ключевых слова.
Обратите внимание, что при создании карты используются
различные цвета, лучи сопровождаются рисунками, символами. Более подробно о
правилах создания древовидных карт прочитайте в учебном пособии по
тайм-менеджменту, стр. 132 – 133.
Преимущества использования древовидных карт:
Позволяют увидеть большой проект или проблему целиком,
со всеми мелкими деталями, фактами и направлениями;
Помогают сделать правильный выбор, выбрать наиболее
оптимальное направление дальнейшего движения;
Обеспечивают сбор больших объемов информации;
Дают возможность увидеть новые пути решения проблемы;
Облегчают запоминание и воспроизведение нужной
информаций.
Древовидные карты можно создавать и с помощью
компьютерных программ. Пример создания такой карты прочитайте в учебном пособии
на стр. 134 – 140.
Ответьте на вопрос: В чем преимущество создания
древовидной карты с помощью компьютерной программы? Какой способ создания
древовидной карты – вручную или с помощью компьютерной программы,- вам ближе?
Почему?
Обзор –
своеобразная карта, дающая возможность увидеть все направления движения и все
детали.
Существует три
основные группы инструментов обзора: контрольные списки, двухмерные графики и
древовидные карты.
Контрольные
списки – самый простой и известный каждому инструмент обзора, которым мы
пользуемся в своей повседневной жизни.
Двумерные
графики позволяют контролировать выполнение сложноструктурированных задач.
Древовидные
карты способствуют принятию нестандартных решений, развивают неординарность
мышления и творчество. Эффективный инструмент для работы с проблемными
ситуациями.
Что такое обзор? В чем суть обзора задач?
В чем преимущества двухмерного графика как инструмента обзора?
Что дает использование древовидных карт в тайм-менеджменте?
Что представляют собой контрольные списки как инструмент обзора?
В чем разница между задачными и проблемными ситуациями?
Каковы преимущества использования древовидных карт в проблемных
ситуациях?
В чем принципиальное отличие графика регулярных задач от графика
долгосрочного планирования?
Каково главное условие для создания эффективно работающего обзора
задач?
В чем, по-вашему
мнению, отличие обзора от плана?
Выполните практические задания: Практикум (учебник, стр.141
— 142)