План управления расписанием документ, устанавливающий критерии и операции по разработке и управлению расписанием проекта. План управления расписанием может быть формальным или неформальным, очень подробным или обобщенным в зависимости от потребностей проекта.
Что такое управление расписанием проекта? По сути, расписание проекта отражается в плане-графике проекта. Одно из первых действий при планировании проекта это составление иерархической структуры работ (WBS или Work Breakdown Structure), из которой в дальнейшем, путем проставления длительностей работ, их взаимосвязи, их начала и окончания, а также задействованных ресурсов, получается план-график работ.
Расписание проекта предоставляет “roadmap”, карту, по которой менеджер проекта должен провести свой проект. Т.е. расписание проекта показывает, в какой момент времени, какие именно ресурсы будут задействованы, на каких работах, и какие результаты будут предоставлены. Управление расписанием проекта, включает в себя все действия по планированию, контролю и, даже корректирующие расписание действия. Именно расписание проекта позволяет использовать ресурсы наиболее эффективным способом, привлекать их в те даты, когда они необходимы и высвобождать, когда необходимость в ресурсах отпадает. С финансовой точки зрения, компания сможет спланировать свои платежи, посредством расписания проекта, что позволяет избежать таких негативных вещей, как например, кассовые разрывы. Кроме того, расписание проекта входит в источники для произведения оценки по аналогам и является отличным источником для анализа проекта. При создании расписания проекта на крупных проектах используются различные стандарты. Например, стандарт PMBoK. Институт управления проектами PMI даже выпустил “Практический стандарт по управлению расписанием”. Создание и управление расписанием проекта по стандарту – это длительный и кропотливый процесс, который может включать в себя такие действия, как выбор методики управления расписанием, выбор инструментов и т.п. На небольших проектах, разумеется, процесс создания и управления расписанием отличается в сторону упрощения, но все равно, назвать его простым, как правило, не удается.В процессе создания и управления расписанием обязательно должны участвовать помимо руководителя проекта, команда проекта, заказчик и спонсор проекта. Если в компании существует проектный офис (офис управления проектами) он может вам помочь. Необходимо тщательно оценивать длительность тех или иных операций. Согласовывать с владельцами ресурсов их доступность, с различными финансовыми подразделениями компании проведение платежей в определенные даты.
Расписание проекта должно быть реалистичным. Нереальное расписание проекта – ошибка, которую часто совершают начинающие руководители проектов. Одни стараются установить минимальные сроки, другие, напротив, закладывают слишком большие запасы по времени и ресурсам. И то и другое плохо. Если вы изначально заложили сроки, в которые не сможете уложиться, это приведет либо к тому, что уже в начале проекта вы будете вынуждены корректировать расписание (при этом возникают дополнительные риски), либо у вас сразу возникнет отставание от плана, а следовательно, внеурочные работы, стресс и т.д. Если же вы заложили в расписание слишком большой запас, вы, скорее всего, не сможете его аргументировано объяснить руководству, и, подумайте о команде, чем они будут заниматься в свободное время? Ну и эффективность вашего проекта по сравнению с аналогичными, увы, будет низка. Итак, подводя итоги: 1. При создании и дальнейшем управлении расписанием проекта, необходимо понимать цели, для которых создается расписание проекта. 2. До того, как вы приступите к созданию расписания, постарайтесь определить, как именно вы его будете создавать (будете ли использовать какую-то конкретную методику, каким инструментом будете пользоваться и т.д.). 3. Привлекайте команду проекта, заказчика, спонсора проекта и других заинтересованных лиц для создания расписания проекта. 4. Расписание проекта должно быть реалистичным!
При составлении расписания могут возникнуть ситуации, когда дата окончания проекта по расписанию будет более поздней, чем дата завершения проекта, утвержденная заказчиком, или, наоборот, более ранней; еще чаще такая ситуация встречается на этапе исполнения проекта или когда происходит детальное планирование очередной фазы (метод набегающей волны). Один из наиболее эффективных способов произвести оптимальное сокращение плановой длительности проекта — это использовать метод сжатия расписания. Сжатие расписания укорачивает расписание проекта без изменения содержания проекта, с сохранением ограничения на сроки, требуемые даты или иные цели, указанные в базовом расписании проекта.
Методы сжатия расписания: сжатие и быстрый проход.
При методе сжатия выполняется анализ компромиссов стоимости и сроков для определения возможности максимально сжать сроки при минимальных дополнительных затратах. Сжатие не всегда позволяет получить приемлемое решение и может привести к увеличению стоимости проекта.
Быстрый проход — частный случай сжатия расписания. При быстром проходе операции, проводятся с некоторым перекрытием или параллельно. Быстрый проход может привести к доработкам и возрастанию риска.
Чтобы определить, сокращение каких операций обойдется дешевле, производят вычисление крутизны » стоимость /время», характеризующей стоимость сокращения длительности операции на один день. Для вычисления крутизны каждой операции используют следующую формулу:
Формула 4 Расчет крутизны стоимость /время
Расчет крутизны позволяет определить операцию, сжатие которой будет иметь наименьшую стоимость. Следует также отметить, что сжатию подлежат только операции, которые лежат на критическом пути. Сжатие некритических операций увеличивает общую стоимость проекта без сокращения расписания. Таким образом, процесс сокращения сроков выполнения проекта необходимо начинать с операций критического пути, сжатие которых имеет наименьшую стоимость.
Существует пять золотых правил сжатия расписания:
1. Сжимать только операции, лежащие на критическом пути.
2. Сжимать на одну временную единицу расписания за один шаг (например, на один день за один шаг).
3. Когда существует несколько критических путей, сжимать их все одновременно.
4. Сначала сжимать те операции критического пути, которые имеют наименьшую стоимость сжатия (наименьшую крутизну стоимость / время).
5. Не сжимать некритические операции.
Пример выполнения сжатия расписания на самост.изучение!!!(до 8 стр)
Проект находится на стадии планирования, его исполнение еще не началось. Компания «Big&Co», как сторона, ответственная за планирование и исполнение работ, представила расписание проектных работ на одобрение руководству компании-заказчика «ClientCompany». Руководство «ClientCompany» потребовало сократить сроки проекта на три дня. В табл. 11.2 определены перечень операций, последовательность их выполнения, длительность; на основе этой информации необходимо произвести сжатие расписания проекта с ориентацией на оптимальную стоимость.
Последовательность действий, которую необходимо предпринять для решения задачи, сводится к следующей совокупности шагов:
1. Определение критического пути проекта.
Более подробно об определении критического пути см. раздел «Разработка расписания проекта «. Еще раз обращаем внимания читателя на производную природу раннего финиша и позднего старта, которые могут быть автоматически рассчитаны в MS Excel путем тривиальной подстановки формул (см. Формула 1, Формула 2) и растягивания их на весь диапазон операций проекта (в качестве примера см. табл. 11.3).
2. Расчет крутизны «стоимость/время» для операций, находящихся на критическом пути.
3. Идентификация операции на критическом пути, имеющей наименьшую стоимость сжатия.
4. Сокращение идентифицированной операции на один день и повторный расчет критического пути с учетом новой продолжительности выделенной операции.
6. Далее следует повторить действия 1-5, что приведет к сокращению сроков еще на один день.
7. Расчет по данной схеме продолжается до тех пор, пока сроки выполнения не будут сокращены на заданное количество дней.
См. результат в табл. 11.4.
Управление сроками проекта включает в себя процессы, обеспечивающие своевременное завершение проекта.
Процессы управления сроками проекта включают в себя следующее:
1. Определение состава операций– определение конкретных плановых операций, которые необходимо выполнить для получения различных результатов поставки проекта.
2. Определение взаимосвязей операций– выявление и документирование зависимостей между плановыми операциями.
3. Оценка ресурсов операции– оценка типов и количества ресурсов, необходимых для выполнения каждой плановой операции.
4. Оценка длительности операций – оценка количества рабочих периодов, необходимых для выполнения отдельных операций.
5. Разработка расписания – составление расписания проекта с учетом последовательностей операций, их длительности, требований к ресурсам и ограничений на сроки.
6. Управление расписанием– управление изменениями расписания проекта.
Области знаний в управлении проектами
Управление качеством проекта
Управление человеческими ресурсами
Управление коммуникациями проекта
Управление рисками проекта
Управление поставками проекта
Управление стоимостью проекта — объединяет процессы, выполняемые в ходе планирования, разработки бюджета и контролирования затрат, и обеспечивающие завершение проекта в рамках утвержденного бюджета.
Процессы из данной области знаний:
1. Стоимостная оценка – определение примерной стоимости ресурсов, необходимых для выполнения операций проекта.
2. Разработка бюджета расходов – суммирование оценок стоимости отдельных операций или пакетов работ и формирование базового плана по стоимости.
3. Управление стоимостью – воздействие на факторы, вызывающие отклонения по стоимости, и управление изменениями бюджета проекта.
Управление стоимостью проекта в таком более широком значении часто называют «учетом затрат в течение жизненного цикла». Учет затрат в течение жизненного цикла в сочетании с методами оптимизации выгод могут способствовать оптимизации процесса принятия решений, а также снижению стоимости и времени выполнения проекта, повышению качества и эффективности результата поставки проекта.
Например, в плане управления стоимостью могут фиксироваться: Степень точности. При стоимостной оценке плановых операций данные округляются с определенной точностью (например, до $100 или $1000) в зависимости от содержания операций и величины проекта; в это округление могут включаться затраты на непредвиденные обстоятельства.
Единицы измерения. Для каждого типа ресурсов оговариваются единицы измерения, например человеко-часы, человеко-дни, человеко-недели, единовременная выплата.
Связи организационных процедур. Каждый элемент ИСР, используемый для калькуляции стоимости проекта, называется контрольным счетом (КС). Каждому контрольному счету присваивается кодовый номер или номер счета, который непосредственно связан с бухгалтерской системой исполняющей организации.
Управление качеством проекта:
Качество – это «степень, в какой совокупность внутренних характеристик чего-либо соответствует требованиям» (Американское общество по качеству, 2000 г.).
Сорт – это категория (класс), присваиваемая продуктам или услугам, имеющим одно и то же функциональное назначение, но различные технические характеристики.
Процессы управления качеством проектов включают в себя следующее:
1. Планирование качества – определение того, какие из стандартов качества относятся к данному проекту и как их удовлетворить.
2. Процесс обеспечения качества – выполнение плановых систематических операций по качеству, обеспечивающих выполнение всех предусмотренных процессов, необходимых для того, чтобы проект соответствовал оговоренным требованиям.
3. Процесс контроля качества – контроль определенных результатов с целью определения их соответствия принятым стандартами качества и определение путей устранения причин, вызывающих неудовлетворительное исполнение