Упорядочить тайм-менеджмент для эффективного управления временем

Эти методы сделают планирование простым и увлекательным.

Bullet Journal

В 2013 году дизайнер Райдер Кэрролл создал гибкую систему планирования, которая позволяет держать все задумки и дела в одном месте. Bullet Journal — гибрид ежедневника, трекера привычек, списка идей и много чего ещё.

Для Bullet Journal идеально тетрадь в точку форматом А5: в такой удобно писать, чертить и рисовать. Но вы можете взять любой толстый блокнот.

Первые страницы оставьте для оглавления.

Следующий разворот — план на полгода. Горизонтальными линиями разделите страницу на три сектора, в каждом из них напишите название месяца.

Дальше — план на месяц. На странице слева выпишите столбиком числа и дни недели, занесите в план события и встречи, даты которых уже известны. На соседней странице укажите цели и планы, которые пока не привязаны к конкретным дням.

Следующий разворот отводится под ежедневные дела. Поставьте дату, выпишите столбиком все задачи. В Bullet Journal есть собственная обозначений:

В чём плюсы

Bullet Journal оставляет большой простор для фантазии. Вы можете обойтись только блокнотом и ручкой. А если душа просит творчества и ярких красок, попробуйте придумать интересное оформление для каждого разворота. Вот несколько вариантов:

Планы на неделю / interesno.co

Автофокус

Эта помогает без особых усилий усмирить хаос в делах и не потерять важные идеи.

Подойдёт любая тетрадь. В неё нужно выписать все задачи, какие приходят в голову. Если какие-то из них привязаны к определённой дате, обозначьте её. Когда срочных дел не осталось, открывайте тетрадь и скользите взглядом по списку, выбирая те занятия, к которым сейчас лежит душа. Выполненные пункты вычёркиваются. Страницы без открытых задач помечаются крестиком.

Аналогично, в режиме потока, можно записывать идеи, мечты, планы и прочее.

«Автофокус» не предполагает особого декора: он задуман как очень минималистичная система планирования. Но после того, как вы выписали все дела, можно нарисовать фломастерами красивый заголовок. Или приклеить рядом с некоторыми пунктами тематические стикеры. Телефон — возле напоминания сделать звонок, конверт — там, где нужно отправить письмо. И так далее.

Муза и чудовище

Систему придумала художница Яна Франк — в первую очередь для творческих людей и фрилансеров. То есть для тех, у кого много гибких креативных задач.

Каждый рабочий час делится на блоки: 45 минут для творческой или интеллектуальной работы, а остальное время — для рутинных занятий. В эту пятнадцатиминутку лучше заниматься теми задачами, которые не требуют умственного напряжения. Если работаете дома, можно помыть посуду или полить цветы. Если в офисе — рассортируйте бумаги, снимите копии с документов.

Также Яна делает акцент на том, что творческие задачи обязательно нужно планировать, и как можно тщательнее. Так за них легче будет взяться и вы не потратите время на размышления, что вам сейчас делать. Не просто «написать статью», а «понедельник — ищу материал, вторник — составляю план, среда — пишу черновик, четверг — редактура». И так далее.

То же и с рутинами: составьте список занятий, которым следует уделять время ежедневно, еженедельно и ежемесячно, затем внесите их в блокнот.

Изначально ежедневник «365 дней очень творческого человека», выпущенный на основе этой системы, напоминал раскраску. И Яна Франк приветствовала рисование и любые творческие эксперименты в блокноте. Например, вы можете подчеркнуть заглавия разделов с помощью декоративного скотча или вывести на полях страницы растительный орнамент.

Список не дел

Метод создан для того, чтобы научиться расставлять приоритеты и успевать делать самое главное. Все задачи распределяются по трём спискам: дела, завершённые дела и не дела. В первый можно добавить только три пункта, не больше. Остальные занятия считаются не такими важными и оказываются в списке не дел.

Выполненную задачу из первой колонки нужно переместить во вторую. От этого, кстати, уровень дофамина, а вместе с ним и продуктивность. В списке дел освобождается место для нового занятия, которое можно перенести туда из третьей группы.

Дополните списки картинками, стикерами и вырезками из журналов.

Система 1–3–5

На каждый день можно запланировать только девять дел, не больше. Первое — задача дня — самое главное, его обязательно нужно выполнить. Следующие три тоже важны, по возможности разберитесь и с ними. Остальные пять — это небольшие второстепенные дела, к которым можно приступить, если останется свободное время.

Незавершённые задачи переносятся на следующий день.

Например, сделайте рядом со списком задач красивый коллаж.

Как не забросить ежедневник

Удобные планеры для управления временем, отслеживания привычек и помощи в профессиональном развитии.

«Космос. Agile‑ежедневник для личного развития», Катерина Ленгольд

Катерина Ленгольд — автор книги «Просто космос» и человек, который в 23 года стал вице‑президентом аэрокосмической компании Astro Digital. У неё за спиной обучение в МИФИ, ВШЭ, Сколтехе и MIT. Этот ежедневник — её личный инструмент планирования и помощник в решении «космических» задач.

Планировщик поделен на три раздела‑спринта по девять недель. На каждый период ставятся цели в трёх областях: развитие, карьера и отношения. Дополнительно есть разделы с трекингом привычек, графиком идеальной недели и расписанием ритуалов в течение суток.

Каждый день недели разделён на блок главных и второстепенных задач, графы с расписанием и раздел с благодарностью и достижениями. Ежедневник недатированный, поэтому им можно начать пользоваться в любое время.

«6 минут. Ежедневник, который изменит вашу жизнь», Доминик Спенст

Самый продаваемый мотивационный ежедневник в Германии и бестселлер Amazon. Доминик Спенст уверен, что стать счастливым и прийти к осознанной жизни можно только собственным трудом. Автор предлагает подход, при котором нужно тратить всего три минуты утром и три минуты вечером на выработку полезных привычек и правильных ментальных установок.

Планировщик построен на простом принципе: «Обрати внимание на то, что у тебя уже есть». Фокус на этой мысли помогает избавиться от негатива и открывает дорогу к переменам в себе. Используя ежедневник и выполняя задания, вы будете каждый день становиться немного лучше.

«Еженедельник номера 1. Путь к цели», Игорь Манн

Планировщик для профессионального развития, основанный на книге «Номер 1. Как стать лучшим в том, что ты делаешь». Он создан Игорем Манном — самым известным маркетером в России, спикером, автором и издателем. Еженедельник предлагает чёткий алгоритм для того, чтобы продумать свой карьерный рост и начать над ним работу.

Планировщик является не только инструментом для управления временем и задачами, но и небольшим учебником с практическими заданиями. Следуя его инструкциям, вы поставите серьёзную цель, проведёте личный аудит, определите направления профессионального развития, спланируете самопродвижение и вступите на путь будущего номера один.

Цена: 975 рублей.

«Challenge book. Блокнот для наведения порядка в жизни», Варя Веденеева

Все они заслуживают внимания, но мы, вдохновлённые собственным челленджем, рекомендуем начать с планера Challenge book. В этом ежедневнике собраны 15 вызовов самому себе, которые помогут навести порядок в разных сферах жизни — от отношений с алкоголем и сладким до заботы о планете и своём кошельке.

«Ежедневник 2020», Глеб Архангельский

Простой, но эффективный планировщик, основанный на методе Глеба Архангельского и его книгах «Тайм‑драйв» и «Время. Большая книга тайм‑менеджмента». Ежедневник поможет лучше управлять своим временем, научит определять приоритеты и подскажет, как бороться с прокрастинацией.

Каждый день в планере разбит на два больших блока: жёстко привязанные ко времени встречи и гибкие задачи, которыми можно заниматься в свободные часы. В верхней части страницы находятся условные обозначения для особых дел: восклицательный знак, слон и лягушка.

В поле для восклицательного знака записывается самое важное дело дня, в графу слона — дело, которое выполняется долго, ежедневно и постепенно, а в строку с лягушкой — важная, но неприятная задача, закрыв которую вы почувствуете, что день прошёл не зря. В нижней части страницы есть небольшие советы по управлению временем и поле для записи радостного события.

Ежедневник датированный, поэтому им лучше начинать пользоваться с начала года.

Как привести деньги в порядок», Алексей Герасимов

Планировщик для управления личными финансами от предпринимателя и профессионального инвестора Алексея Герасимова. Ежедневник поможет оценить своё материальное положение, покажет, куда уходят деньги, и объяснит, как наконец‑то накопить на мечту.

Во введении к планеру рассказывается об основах денежного планирования и управления личным бюджетом. Также изначально в ежедневнике заполнено несколько страниц о подсчёте расходов и доходов, чтобы вам было проще разобраться с тем, как им правильно пользоваться.

Другие части планировщика позволяют ставить цели и задачи на будущее, подсчитывать траты и доходы за месяц и сводить баланс за день или неделю. Отдельная хорошая черта ежедневника — графа для собственных выводов о финансовом периоде. Такое системное подведение итогов помогает развить навык управления деньгами и тратить меньше на ненужные вещи.

Цена: 650 рублей.

«Магия утра. Ежедневник», Хэл Элрод

Ежедневник по методу Хэла Элрода «Чудесное утро» и его книге «Магия утра». Главная мысль системы в том, что с помощью правильного ритуала в начале дня можно существенно изменить свою жизнь. Особенно метод актуален для жителей больших городов, где раннее утро может быть единственным временем для того, чтобы побыть наедине с собой без отвлечений, стрессов и суеты.

В начале планера представлены главные выдержки из книги «Магия утра», которые помогут вникнуть в логику автора и разобраться с тем, как пользоваться ежедневником. Вы подумаете о своих мечтах, поставите цели и спланируете ближайшие недели и месяцы.

«Ежедневник», Стивен Кови

Недатированный планер задач от автора книги «7 навыков высокоэффективных людей». Прост в использовании, но полезен для наведения порядка в жизни. Каждый день в нём поделён на блоки: расписание, приоритетные задачи и заметки. Хороший момент здесь — небольшие ячейки для условных обозначений рядом с полем задач. Это удобно, чтобы сразу видеть статус дел, которые нужно выполнить.

Ежедневник разделён только на сутки, но для планирования месяца и недели в комплекте идёт картонный вкладыш, который можно использовать как закладку. Автор считает, что когда большие задачи находятся постоянно на виду, то это помогает держать на них фокус.

«Сила маленьких шагов. Цель. Фокус. Регулярность. Результат», Юрий Белонощенко

Юрий Белонощенко — основатель компании «Бэби‑клуб», отец пятерых детей и триатлонец Ironman. Этот ежедневник основан на его методе «Шагофон». Он помогает превращать намерения в чёткие планы, учит ставить глобальные и локальные цели и вырабатывает привычку к действию, чтобы спокойно встречать трудности.

Планер разбит на два трёхнедельных шагофона, каждый из которых включает в себя работу над большой целью и двумя маленькими. Причём для небольших задач нужно определить чёткий результат, которого вы достигнете за 21 день. Это формирует привычку грамотного планирования и помогает стать увереннее в себе. Также в начале ежедневника даются советы по постановке целей и их правильной визуализации.

«Pandaplanner для продуктивной и яркой жизни»

Классический недатированный ежедневник на 256 страниц для наведения порядка в жизни. Планер помогает установить задачи на месяц, день и неделю. Отдельно на страницах сделаны блоки для анализа своих результатов, трекинга привычек и морального состояния, а также записи позитивных установок.

My Happy Plan

Женский планер для работы над собой. Учит ставить цели по SMART, принимать важные решения через анализ сильных и слабых сторон, планировать по матрице Эйзенхауэра и мотивировать себя каждый день. Ежедневник разделён на трёхмесячные периоды, во время которых нужно следить за своими задачами, чувством благодарности и тренировать привычки. У планировщика милое оформление и куча подбадривающих цитат внутри.

Обратите внимание! Все цены действительны на момент публикации подборки. Магазины могут обновлять стоимость товаров в течение дня.

Как начать вести ежедневникКак правильно вести ежедневник10 полезных советовКак вести ежедневник девушке (образец)Выводы: для чего нужен ежедневник

Главная причина наших неудач — отсутствие грамотной формулировки своих целей. Хочешь достичь того, что запланировано? Четко продумай и реши, чего ты хочешь. Самый верный помощник — ежедневный пошаговый планер своих действий.

Ежедневник — это блокнот, где каждый день ведутся личные записи. Что туда записывают? Повседневные дела, мысли, идеи, планы на ближайшее будущее, долгосрочные цели (даже грандиозные).

Главный плюс планера — ответственность перед самой собой. А еще тебе не придется напрягать свою память. Ты сможешь в любой момент просмотреть свои записи. Главное, не забывай регулярно открывать свой ежедневник.

В век компьютерных технологий ежедневники не утратили свою актуальность. Они имеют ряд преимуществ относительно различного типа гаджетов:

Ведение записей от руки приносит пользу нашему восприятию. Процесс ручного письма включает в себя до 10 000 разных движений. Он создает в мозгу тысячи нейронных путей, которые оказывают воздействие на эмоциональную привязанность к поставленным целям и планам.

Как начать вести ежедневник

Начни с покупки. Выбери себе именно тот, который понравится — как снаружи, так и внутри. В красивый планер всегда больше желания что-то записывать.

На что стоит обратить внимание при выборе

Следуйте правилам тайм-менеджмента. Вот основные из них.

Правило ориентации задач на результат

Все задачи необходимо правильно формулировать, то есть ставить в результативно-ориентированном виде. Лучше написать «купить молоко», нежели просто «сходить за молоком».

Правило разделения всех задач на «гибкие» и «жесткие»

Гибкими называются те задачи, которые необходимо выполнить в определенный день, но они не «привязаны» к конкретному времени. Жесткими же называются те, что нужно сделать в определенное время этого дня. Поставь напротив такой задачи временной промежуток, за который ее необходимо выполнить.

Правило распределения всех задач по времени

Каждое дело требует определенного времени на выполнение.

Распределение помогает контролировать это время. Ты сможешь выделять для себя «свободные» и «занятые» часы своего дня. Это позволит отдыхать и выполнять обязательные задачи в течение дня. Так и отмечай себе в ежедневнике: «Встретиться с Васей (примерно 3 часа)».

Правило разделения всех задач на «общие » и «частные»

Общая — это большая задача, которая состоит из нескольких частных. Раздели большую на много мелких, и тебе станет гораздо легче ее выполнять. Например: «Выполнить отделку балкона» — «купить стройматериалы», «позвонить рабочим и договориться о времени», «расчистить балкон».

Правило расстановки приоритетов выполнения задач

Среди намеченных к выполнению дел имеются задачи с разной степенью важности. Начинать решение нужно с самой важной задачи. Далее переходи к менее значимой. Исключение составляют только частные задачи, которые необходимо выполнять сразу.

Правило делегирования и контроля выполнения задач

Все задачи можно передать для выполнения другому лицу. Твоя задача —контролировать их выполнение. В ежедневнике делегируемую задачу можно помечать сокращением «дел.». Рядом укажи лицо, которому она поручена. Если задача требует контроля выполнения в течение дня, то рядом с задачей необходима отметка «контроль». Если задача должна быть выполнена к определенному времени, то рядом ставится дедлайн, например, «к 10:00»

Задача вычеркивается только после того, как проведен контроль ее выполнения. Если она требует проверки выполнения в будущем, то определи дату проведения контроля. Отметь это в своем ежедневнике как «на контроль» с указанием исполнителя и задачи. Пометки лучше делать другим цветом. Так они не останутся незамеченными.

10 полезных советов

Заранее запланированные действия выполняются быстро и качественно. Как только ты записываешь мысль, она начинает работать и осуществляться. Так меньше шансов забросить то, что задумала, отложив в долгий ящик. А дополнительная ответственность перед собой поможет выполнить все в срок. Все это работает на подсознательном уровне.

Для чего нужен ежедневник