Тренинги и упражнения тайм-менеджмента для экономии времени

Психолог, учитель самопознания

 КГУ «ОШ № 106»

Тренинг «Тайм менеджмент или

искусство управления временем»

(цикл: психологическая готовность к ЕНТ, ВОУД)

«Тот, кто позволяет ускользать своему времени, 
выпускает из рук свою жизнь; тот, кто держит в руках свое время, 
держит в руках свою жизнь»
Алан Лэкейн

расширить представления учащихся о ценности понятия «время» как возможности человека воплотить задуманное. Развитие навыков управления временем для повышения эффективности работы и личностного роста.

— раскрыть сущность взаимоотношений человека и времени;

— развить способность планировать и контролировать свое личное время;

— обучить эффективным принципам планирования и рационального использования времени.

Данный тренинг разработан для учащихся 9-11 классов, а так же его можно и нужно проводить с учителями для того чтобы научить педагогов более эффективно использовать время. Повысить личную  эффективность работы, позволяющие добиваться больших результатов и достигать значимых целей при меньших затратах времени и энергии.  Данный тренинг состоит из трех частей: часть 1. «Что такое время?» Это обзорная часть, в которой учащиеся знакомятся с понятием времени, о том, куда и на что утекает наше время, так же в перовой части очень много практических заданий. Часть 2. «Простые способы управления временем» — больше  теоретическая часть, в которой рассказывается о приемах, законах и принципах контроля времени. Часть 3. «Методы и приемы контроля времени» — эта часть практическая, где прорабатываются различные упражнения, рассматриваются методы и приемы контроля времени, выполняются практические задания ит.п.

Часть 1. Что такое Время?

Куда уходит наше время? (По данным французских социологов из материалов журнала «Наука и жизнь») за 70 лет современный средний европеец:

Стоит 30 лет.

Спит 23 года.

Сидит 17 лет.

Ходит 17 лет.

Работает 8-9 лет.

Ест 6-7 лет.

Едит в транспорте 3 года.

Разговаривает и слушает разговоры 2 года.

Смотрит телевизор 6 лет.

Смеется 623 дня.

Готовит еду 560 дней.

Болеет насморком 500 дней.

Занимается шопингом 440 дней.

Болеет 440 дней.

Отмечает праздники 340 дней.

Заполняет различные документы 305 дней.

Читает 250 дней.

Говорит по телефону 180 дней.

Одевается мужчины 177, женщины 531 день.

Ходит в туалет по малой нужде 106 дней

И так, вы видите, что мелочи в нашей жизни очень много и они занимают много времени, чем нам кажется.

Далее участникам тренинга предлагается посмотреть видео ролик «Что такое Время?»

Мне хотелось бы вам зачитать отрывок из книги «Между небом и землей» Марка Леви. «Если хочешь понять, что такое год жизни, задай вопрос студенту, который завалил годовой экзамен. Если хочешь понять, что такое месяц, спроси у матери, которая родила недоношенного ребёнка и ждёт, когда его извлекут из инкубационной камеры. Если неделя — спроси человека, который работает на конвейере или в шахте, чтобы прокормить семью. Если день — спроси влюблённых, которые ждут встречи. Если час — спроси у страдающего клаустрофобией человека, который застрял в лифте. Секунда — посмотри на выражение лица того, кто в тысячную долю мига избежал смерти, или спроси у спортсмена, который только что выиграл серебряную медаль на Олимпийских играх вместо золотой, ради которой тренировался всю жизньЦените каждое мгновение, ведь у нас не будет возможности прожить его вновь.  Время — бесценно! (Обсуждение с участниками тренинга).

Чтение притчи «Ценность времени»

   Один бизнесмен накопил состояние, составляющее три миллиона долларов. Он решил, что возьмет себе год отдыха от работы и поживет в роскоши, которую мог себе позволить благодаря своему богатству. 
   Но не успел он принять это решение, как к нему спустился Ангел Смерти. 
   Будучи профессиональным торговцем он решил любым способом уговорить Ангела Смерти, чтобы тот продал ему немного времени. 
   Отчаявшись, богач сделал Ангелу предложение: 
   — Дай мне еще три дня жизни, и я отдам тебе треть моего состояния, один миллион долларов золотом.   Ангел отказался. 
   — Хорошо, оставь мне еще два дня жизни, и я отдам тебе две трети своих денег, два миллиона  долларов.   Ангел снова отказался. 
   — Дай мне всего один день, чтобы еще раз насладиться красотой этой земли и провести немного времени с семьей, которую я так долго не видел, и я отдам тебе всё, что имею. Три миллиона долларов. Но Ангел был непоколебим. Наконец, человек спросил, может ли Ангел дать ему немного времени, чтобы написать прощальную записку? Это желание было удовлетворено.  «Правильно используйте время, которое отведено вам для жизни, — писал он. Я не смог купить даже часа жизни за три миллиона долларов. Проверьте, прислушавшись к своему сердцу, все ли вещи, окружающие вас, обладают действительной ценностью». 

(Обсуждение смысла притчи с участниками тренинга).

 Перечислите то, что обладает для вас наибольшей ценностью в этой жизни, на что вам не жалко своего времени.

каждому человеку нужно научиться контролировать свое время. Правильное понимание значения времени дает возможность распределить свои силы, продумать режим труда и отдыха. Двадцать четыре часа, которые вмещают в себя сутки, нужно рассматривать как возможность продвижения к своей цели, приобретения полезных знаний, развития важных умений и навыков, которые станут надежным жизненным багажом.

. Проанализируйте свои достижения и соотнесите их во времени. Заполните таблицу, в которой укажите возраст и то, что вы успели достичь к этому времени.

 отрывка из известной книги современного талантливого педагога и писателя С.Соловейчика поможет участникам тренинга осмыслить свои успехи и неудачи в учении с точки зрения контроля над временем.

Учение с увлечением

Мы искусственно делим время на равные отрезки, лишь с одной целью: чтобы как-то управлять им. Иначе с ним не справишься. Представим себе, что время, которое мы проводим в школе, не было бы разделено на уроки. Нет расписания, нет звонков. Начался урок немецкого языка — и никак не кончится. Учитель говорит: «Еще немножко позанимаемся».

Началась перемена, но и она не кончается: «Еще немножко побегаем», — говорят ребята.

Занятия в такой школе были бы немыслимы: мы ничего не успевали бы сделать.

Но почему же мы только школьное время разделяем на части, на уроки?

А все остальное?

Человек не спит примерно пятнадцать часов в сутки. Пять из них — школьных — разделены, управляемы, находятся под контролем. А остальные десять — бесформенная масса, которой трудно управлять даже очень организованному человеку!

Попробуем и на эти десять часов, на наши собственные десять часов, наложить какую-то невидимую решетку, разделить их на части.

Если эта операция удастся, мы станем властелинами своего дня, своего времени и будем успевать гораздо больше.

Сделаем так: каждый час будем непременно менять занятие, как в школе. Время мало отмечать в сознании, его надо отмечать, разделять реально — переменой дел, переменой «урока». Чем бы мы ни занимались, какое бы долгое занятие у нас ни было, разделим его на порции, внесем во время какую-то структуру и каждый час будем менять занятие. Даже если страшная лень напала — что ж, каждый час будем лениться каким-то другим способом, в этом все дело!

Важно только точно подчиняться неслышному ежечасному «звонку», как это происходит в школе.

Знаменитый английский адмирал Нельсон сделал однажды убийственное для лентяев всего мира заявление: «Я обязан своими успехами тому, что никогда в жизни не тратил даром и четверти часа».

Время тратится попусту не столько часами, сколько четвертями часов — из потери этих четвертушек и складываются все несчастья нашей жизни. Но если строго каждый час менять занятия, то легче будет избежать и потери «четвертушки» часа.

Но что же выходит — опять режим?

Режим — это планирование наперед, и оно, как мы видели, не всем удается. Слишком много разных житейских обстоятельств мешают выполнить план, и не у каждого достаточно характера противостоять этим обстоятельствам.

Кто живет строго по режиму — это замечательно,

Но кто чувствует себя не в силах жить по режиму, тот может взять время под контроль, если будет отмечать каждый час после того, как этот час прошел Это же совсем нетрудно! Просто отмечать, что час ушел на то-то и теперь надо сменить занятия.

Очень хорошие хозяйки, получив зарплату, заранее определяют, на какие нужды сколько денег отложить. Но есть просто хорошие хозяйки — они записывают на бумажке, на что потратили деньги. И это помогает им тратить бережно! Плохие же хозяйки тратят деньги как попало и даже приблизительно не представляют себе, куда же они девались.

Со временем — как с деньгами. Если нет сил быть очень хорошими хозяевами времени и соблюдать режим, попробуем для начала быть хозяевами просто хорошими: станем разделять время на части, каждый час менять занятие (хотя, конечно, не исключены и сдвоенные часы — так и в школе бывает) и для начала записывать, на что ушел каждый час.

Наметьте для себя то, чего вы хотели бы достичь в ближайший временной отрезок (месяц, полугодие, год)

Ритм, в котором живет большинство из нас, вряд ли можно назвать спокойным и размеренным. Нехватка времени, аврал являются испытаниями, справиться с которыми под силу далеко не каждому. Постоянное пребывание в состоянии «не знаю, за что хвататься» вряд ли можно назвать подходящим, когда речь идет о личной эффективности.

Те, кто добился успеха в своей жизни, много времени посвящают планированию. Ежедневное планирование просто необходимо для повышения производительности и эффективного управления временем.

Правило 6 «П» гласит: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели.

Перед тем, как начать что-либо делать, вспомните о правиле 10/90: 10% времени, затраченного на планирование до начала выполнения задачи, сэкономит 90% времени при ее решении.

 Попробуйте распланировать свой день с утра и до вечера и следовать данному плану. Сделать для себя пометки, что получилось выполнить, а чего нет и по какой причине. (Обсуждение результатов на следующем занятии).

 Самое главное — определить главное

Задача тайм-менеджмента заключается в том, чтобы вовремя определить главное дело. Расстановка приоритетов позволяет эффективно управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности.

После определения важного дела оцените последствия в случае его выполнения или невыполнения. Важная задача имеет серьезные последствия, если не будет выполнена в срок.

Для расстановки приоритетов хорошо подходит метод АБВГД. Это очень простой способ планирования, и заключается он в том, чтобы каждой задаче в списке дел присвоить приоритет ее выполнения.

Так, задача, отмеченная буквой А, указывает на самое важное дело с самыми серьезными последствиями в случае невыполнения. Главное правило метода состоит в том, чтобы не браться за дело Б, пока не выполнена задача А, а за дело В, пока открыта задача Б, и т.д.

Буква Д означает «долой!». Этой буквой стоит отмечать малосущественные задачи, которые ни на что не влияют. Для расстановки приоритетов в каждой группе задач, используйте цифры, которые будут указывать на последовательность выполнения дел. Таким образом, самое важное дело в Вашем списке должно быть обозначено как А1.

Наметьте список дел на и расставьте приоритеты в ваших делах по методу АБВГД. (обсуждение результатов с участниками тренинга).

 3. Закон принудительной эффективности

Основной секрет управления временем заключается в сосредоточенности и целенаправленности. Начните с решения первоочередных задач и делайте все последовательно, то есть что-то одно в определенный период времени. Бросая дело и возвращаясь к нему снова и снова, Вы снижаете свою эффективность в 5 раз.

Моцарт мог работать над тремя композициями сразу и создавать настоящие шедевры. Но это скорее исключение, чем правило. Бах, Гайдн или Верди могли работать только над одним произведением в какой-то период времени. Они не начинали работать над следующим произведением, не закончив предыдущее.

Используйте закон принудительной эффективности, который говорит о том, что на все времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного. Поэтому важно собраться и заставить себя сделать в первую очередь то, что принесет наибольшую выгоду и результат.

 — один из методов  . Выглядит матрица как четыре квадрата, которые получаются при пересечении осей «Важно — Неважно» по горизонтали и «Срочно — не Срочно» по вертикали.

Как использовать эту матрицу? Просто распределите туда свои дела (например, дела дня) в соответствии с их важностью и срочностью. Со временем это станет совсем просто, а пока дадим немного пояснений.

Важные и срочные дела — те, которые очень важны и не терпят отлагательства. Без них все порушится, и сделать их завтра — будет уже поздно. Эти дела нужно делать сегодня, в первую очередь — и обязательно. Примеры важных и срочных дел: выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой вот-вот наступит; внеплановый поход к дантисту, травматологу или другому специалисту; срочный телефонный звонок клиенту или контрагенту. В теории квадрат важных и срочных дел должен быть пустым, но на практике иногда у каждого человека бывают важные и срочные дела, часть из них порождается ленью, часть — недостатком профессионализма, а часть — форс-мажорами.

Важные, но не срочные дела — это то важное, что срочным станет в скором времени. Если вы не планируете этого дожидаться и устраивать себе ненужную гонку, то обратите на эти дела самое пристальное внимание. Примеры таких дел: текущая (плановая) работа по вашим проектам; планирование новых проектов; оценка полученных результатов по проектам; посещение спортивного зала для поддержания физической формы.

Дела не важные, но срочные. Как правило, в этот квадрат попадают дела никак не приближающие вас к цели, какой бы она ни была, это дела, которые надо делать, но исключительно для того, чтобы их делать. Поздравить с днем рождения (оказывается, Вася родился именно сегодня), неожиданный приход гостей и другие не запланированные, навязанные встречи, от которых нельзя отказаться. Если из этого можете что-то делегировать, кому-то поручить — сделайте это обязательно.

Не важные и не срочные дела — это самая противная категория дел. Они не важны, они не срочны, но именно их хочется делать. Это ваши пожиратели времени — чтение глянцевых журналов, компьютерные игры, просмотр телепрограмм и лазить в интернете. Ваш выбор?

Распределите свои дела и занятия по методу Эйзенхауэра. Что было сложным? Что оказалось легче всего? (Обсуждение).

4. Что значит «съесть лягушку»?

Старая притча гласит: если первым делом с утра Вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с Вами за весь день.

Брайан Трейси, успешный бизнес-консультант, сравнивает лягушку с самым неприятным и важным делом, которое следует сегодня сделать. Откладывая его, Вы создаете лишнее эмоциональное напряжение и нежелательные последствия. Нужно действовать без лишних раздумий и промедлений — просто взять и сделать. Это даст Вам заряд бодрости на целый день.

5. Слово «нет» экономит неожиданно много времени

Самое главное слово для организации собственного времени — это вежливое «нет». Учитесь отказывать и говорить «нет» задачам, не входящим в число избранных Вами приоритетов. Будьте тактичны и отказывайте так, чтобы человек понял, что Вы отвергаете не его лично, а задачу.

Следите за тем, на что Вы тратите свое рабочее и свободное время. Отмечайте занятия, которые являются пожирателями Вашего времени (например, обсуждение новостей с коллегами, бесцельное переключение каналов телевизора или чтение рекламных листовок и газет).

Составьте рейтинг таких никчемных занятий, назвав его «Я больше никогда не буду этого делать», и заносите туда те дела, которые не приносят Вам никакой пользы и не приближают Вас к цели.

6. 3 вопроса для Вашей эффективности

Всегда задавайтесь вопросом о том, какие долгосрочные последствия имеет та или иная задача, и что произойдет, если Вы ее вообще не выполните. Задавайте себе 3 следующих вопроса в течение дня:

1. Какие дела самые важные и ценные?
2. Что могу сделать я и только я, что значительно улучшит положение?
3. Как использовать свое время с наибольшей пользой?

Ответы на эти вопросы позволят удвоить Вашу производительность.

 Ответьте (письменно) на эти 3 вопроса, какой результат вы увидите, что вы с этим будите делать и как строить свою работу? (Обсуждение).

7. На что способна корзина для мусора?

Люди, показывающие хорошие результаты, работают за чистым столом. У непродуктивных и несобранных людей на столе царит дикий хаос. Выработайте привычку своевременно разбирать бумаги, выбрасывая ненужные, и работать за чистым столом. Замечено, что до 30% рабочего времени тратится на поиски нужной бумаги. Корзина для мусора — один из самых эффективных инструментов управления временем.

8. Принцип равновесия

Самый простой способ избежать паники при виде все увеличивающегося объема работы — это сделать глубокий вдох и сказать: «Я могу только то, что могу», и начать спокойно составлять список. Анализируя стоящие перед Вами задачи, Вы всегда увидите, что Вам хватает времени, чтобы решать жизненно важные вопросы.

Внимательно следите за тем, чтобы в Вашей жизни сохранялось равновесие. Работая до изнеможения, Вы не сможете обмануть организм, он все равно возьмет свое, и если Вы не остановитесь, он сделает это принудительно. А это явно не входит в Ваши планы.

Часть 3. Методы и приемы учета времени.

сегодня я хочу поговорить с вами о том

Упражнение «Чувство времени» или «Минутка».

 участники тестируют себя — насколько точно они ощущают течение времени.

Давайте проверим, насколько у каждого из вас развито чувство времени. Закройте, пожалуйста, глаза и постарайтесь после моей команды „начали» уловить тот момент, когда пройдет минута. При этом не надо считать про себя. Как только, с вашей точки зрения, минута пройдет, поднимите руку и откройте глаза. При этом продолжайте сидеть молча до тех пор, пока все не откроют глаза. Итак, начали. Рисуем шкалу времени. Т.е. прямую линию, с отмеченными на ней временными интервалами -20сек, -15сек, -10сек, -5сек, 0, 5сек, 10сек, 15сек, 20сек. Когда остается 20 секунд, начинаете отмерять указкой это время на Вашей шкале. Т.о. участники, открывшие глаза, в тот момент, когда, по их мнению, закончилась минута, наглядно видят на сколько секунд они ошиблись, в «-» или «+», т.е. как работают их внутренние часы. : После завершения упражнения тренер сообщает участникам результаты своих наблюдений и предлагает обменяться впечатлениями. Если участники группы высказывают желание повторить упражнение, тренер идет им навстречу или предлагает потренироваться самим.

Упражнение   «Мои жизненные цели» 

 Прояснение жизненных целей.
     Всем известно, что ясность – залог эффективности. Самой частой причиной потери времени и главным препятствием на пути к успеху является неумение  сосредоточиться на необходимой задаче. Поэтому важным этапом в управлении своим временем является четкое определение своих целей, распределение их по степени важности. 
   Выберите любые важные сферы жизни. Напишите их названия на отдельных листках. 
Теперь из этих трех сфер выберите ту, которая является для вас самой важной. Положите тот листок, на котором вы записали ее название, перед собой и задайте себе вопрос: чего я хочу достичь? Можно закрыть глаза и посидеть некоторое время, размышляя над ними. После этого запишите все мысли и образы, какие возникли у вас. Записывайте все, что приходит в голову. 
Из оставшихся сфер выберите ту, которая стоит на втором месте по значению, проделайте то же самое. 
     Возьмите третий листок. Прочитайте название сферы вашей жизни и задайте себе те же вопросы. 
     Возьмите первый список целей и прочитайте его. Что вы можете еще написать? Может быть, вы захотите что-нибудь вычеркнуть? Исправить? 
     Проранжируйте все ваши цели по степени важности от 1 (самая важная) до N (номер последней цели, не самой важной). Отложите список в сторону. 
Прочитайте три первых пункта. Задайте себе вопрос: Это действительно самое важное для меня в данной сфере? Если ответ утвердительный, то переверните лист и запишите их на другой стороне. Если вы сомневаетесь, то выберите из тех пунктов, что идут следом, тот, что считаете важным, и затем перенесите на другую сторону листа. 
   То же самое проделайте со вторым и третьим списками. 
  Положите перед собой все списки с тремя главными целями. Теперь перед вами более ясная картина того, что вы хотите. Прочитайте свои записи еще раз и задумайтесь: Насколько важны для меня эти цели? Я действительно хочу именно этого? Насколько эти цели реалистичны? Насколько они согласуются между собой? Не противоречат ли они друг другу? Часто люди ставят перед собой значительно больше задач, чем они могут реально выполнить. Для осуществления всего желаемого у них просто не хватит сил, времени, способностей. Поэтому необходимо , то есть решить: Какие цели являются наиболее важными? С какими можно повременить? На достижение каких целей следует направить свои ресурсы, то есть время, способности, умения? 
     Сейчас установите приоритеты А, В, С, для каждой из девяти целей, которые вы отобрали из трех важнейших сфер вашей жизни. 

1. очень, очень важные цели.
2. очень важные цели.
3. просто важные цели.

   Возьмите чистый лист бумаги и запишите на нём сначала цели приоритета А, затем В и С. Посмотрите на список целей приоритета А. Это то, что вы хотите. Это и есть то, на что нужно направить ваши силы и энергию. Вы готовы уже сейчас приступить к их реализации? Каков будет ваш первый шаг? 

Участники тестируют себя — насколько точно они ощущают течение времени

 Выберите каждый тему для небольшого рассказа. Темы должны быть простые, например «театр», «магазин», «путешествие за город». Упражнение будут заключаться в том, что вы должны будете, выступить по очереди и раскрыть свою тему, описывая все относящиеся к ней события «задом наперед» — как если бы в обратную сторону прокручивалась кинолента.

• Как вы себя чувствуете?
• О чем это упражнение?
• Что у вас получалось?
• Что не получалось?
• Какие выводы можно сделать из этого упражнения?

Упражнение «Поглотители времени»  
 Выявление поглотителей времени.
Подумайте  и выпишите все занятия, которые можно определить как «поглотители» времени. Посчитайте, сколько времени они отняли у вас в течение недели? Кто больше всех отвлекал вас? Что мешало вам завершить начатое за один прием? 
«Поглотители» и «ловушки» времени
1. Нечеткая постановка цели. 
2. Отсутствие приоритетов в делах. 
3. Попытка слишком много сделать за один раз. 
4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения. 
5. Плохое планирование трудового дня. 
6. Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол. 
7. Чрезмерное чтение. 
8. Скверная система досье. 
9. Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе). 
10. Поиск записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров. 
11. Недостатки кооперации или разделения труда. 
12. Отрывающие от дел телефонные звонки. 
13. Незапланированные посетители. 
14. Неспособность сказать «нет». 
15. Неполная, запоздалая информация. 
16. Отсутствие самодисциплины. 
17. Неумение довести дело до конца. 
18. Отвлечение (шум). 
19. Затяжные совещания. 
20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям. 
21. Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь. 
22. Болтовня на частные темы. 
23. Излишняя коммуникабельность. 
24. Чрезмерность деловых записей. 
25. Синдром «откладывания». 
26. Желание знать все факты. 
27. Длительные ожидания (например, условленной встречи). 
28. Спешка, нетерпение. 
29. Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел. 
30. Недостаточный контроль за перепорученными делами. 
Определите пять ваших основных «поглотителей» и «ловушек» времени
ЗАПОЛНИТЕ ТАБЛИЦУ:

а сейчас я хотела бы вам рассказать об упражнениях которые научат вас эффективно контролировать свое время. Эти упражнения были разработаны несколькими практическими психологами (Н.И. Козлов, О. Паратнова, В.Пичугин, М.Пантелехина и многие другие)

Этап 1. Учет времени.

1. Хронометраж способ раз: запись своих действий каждые 15 минут. 

При грамотной организации на это уходит около 10 минут в день: в среднем  10 секунд на запись  в течение 16 часов. Выгоды, которые вы получите от этого упражнения, несоизмеримо большие.

Очень наглядная информация о том, сколько времени вы вели хронометраж, а сколько бездельничали. Следовательно, проще выявить те участки дня, которые поддаются хронометражу сложнее всего.

Вырабатывается привычка каждые 15 минут задавать себе мысленный вопрос: «Что я сейчас делаю? Мои действия своевременны? Я делаю свое дело качественно?».

 этого способа: он плохо подходит, если в 15 минут вмещаются несколько дел. Например: утренняя зарядка – 10 мин., заправить постель – 1,5 мин., почистить зубы – 3 мин., одеться – 1,5 мин. Или как записать, что вы разговаривали по телефону 17 минут?

2. Хронометраж способ два: запись каждого переключения внимания. 

Вы делаете запись в табличке в тот момент, когда переходите от одного дела к другому.

Табличка для этого способа будет выглядеть уже немного по-другому:

 Многим легче помнить об упражнении, так как быстро нарабатывается стереотип:  «закончил что-то делать — возьми табличку, отметь».

Точно узнаете временную  «стоимость» ваших обычных действий. Сколько стоит для вас добраться утром до работы, сколько стоит поездка в автосервис, сколько стоит сесть за компьютерную игру, сколько – прочитать сто страниц книги?

Много времени уходит на итоговый подсчет продолжительности того или иного действия. Выход: удобнее в течение дня просто заполнять первые две колонки, а вечером или в конце недели, при анализе результатов, подсчитать продолжительность.

Варианты совмещения первого и второго способа хронометража

Если вы хотите соединить в своей работе преимущества обоих методов, то можно выбрать один из следующих вариантов:

1. Вести учет времени первым способом, но при этом отдельно, «на полях» фиксировать своих основных затрат времени;

2. Вести учет времени по второму способу, но ограничить себе максимально возможный интервал времени, например, теми же 15 минутами;

3. Поработать 1-2 недели по первому способу и когда вы уже выработаете в себе привычку постоянно спрашивать себя «Что ты сейчас делаешь?» и выныривать из спокойно переходить ко второму способу.

. В течение дня каждые 15 минут фиксируй проделанную работу, а потом оцени: качество (ты работал быстро, красиво, результативно?), своевременность (в это время надо было делать именно это? А что-то дополнительно? Или что-то другое, более важное?), эмоциональное соответствие (в душе светлое хорошо? В мир и людям — насколько те эмоции, которые необходимы?)

 Научись планировать свой день и свою неделю по времени и в срок выполнять намеченное.

Также отлично помогает спланировать дни высокой нагрузки – когда в суровые дни цейтнота вы успели ВСЁ и при этом выглядите и чувствуете себя прекрасно.

Также отлично помогает спланировать дни высокой нагрузки – когда в суровые дни цейтнота вы успели ВСЁ и при этом выглядите и чувствуете себя прекрасно.

Дела и развлечения»

1.1. Научись определять «сухой остаток» всех своих дел и отслеживать в своей жизни пустые, не совсем пустые и совсем не пустые, но все равно — развлечения. Развлечения — это все то менее результативное, что ты делаешь вместо более результативного, потому что это делать приятно. Каков будет этот список? 

1.2. Вычеркни из жизни пустые развлечения: телевизор, газеты, компьютерные игры, балтавню — что еще в твоем списке?

1.3. Научись четко определять цели всех своих развлечений и достигать их максимально эффективным образом. Что ты действительно делаешь, когда просто встречаешься и дружишь? Когда звонишь и просто общаешься? Определи (например в этом) свои цели и поищи лучший способ их достижения

5. Продвинутый учет времени

Когда фиксирование «просто своих действий»  будет становиться для вас привычным,  добавляйте дополнительные графы:

: Что означает для вас работать качественно:  быстро?  Красиво?  Результативно?

: В это время надо было делать именно это? А что-то дополнительно? Или что-то другое, более важное?

: В вашей душе – «светлое» хорошо? В мир и людям – насколько те эмоции, которые необходимы?

: Прошло какое-то количество времени. Что вы вынесли из этого времени? Каков реальный результат от вашей деятельности?

Определитесь, какие именно графы вы включите в свою таблицу.

В чем выражать эти показатели?

Вот несколько стандартных вариантов:

 Например, качество работы: « Позаботьтесь, чтобы было определенное количество заранее продуманных словесных характеристик, а не каждый раз выдумывались новые характеристики.   Также очень важно заранее продумать критерии этих характеристик. Какую работу вы сочтете выполненной «хорошо», а какую «плохо»? Как вы это определите?

. Сегодня с утра вы встали бодрым и радостным, энергии хоть отбавляй, и поэтому блестяще провели переговоры и заключили потрясающий контракт! Качество работы — 100%. А потом вы расслабились и вместо работы пол дня «просидели» в Интернете. На сколько качественно вы работали в этот момент (в процентах)? А насколько процентов это было своевременно?

. Выберите удобную для вас шкалу, например, от -3 до +5. Или от 0 до 10. Как вам больше нравится. При выражении численными характеристиками также важно заранее продумать, какое качество работы вы оцените на 2, а какое на 10.  Чем тщательнее вы продумаете это заранее, тем меньше времени у вас будет уходить на раздумывания при заполнении.

В результате получаются вот такие симпатичные таблички:
Или, к примеру, так:
Когда можно прекращать заниматься письменным хронометражем?
Когда вы научились жить осознанно, всегда отдавая себе отчет, что вы делаете, зачем и сколько при этом проходит времени.
Когда время становится ОСЯЗАЕМЫМ. Приходит понимание, что ваша жизнь вовсе не бесконечна: каждый день – это просто сосуд, контейнер, обладающий определенной вместимостью, которую Вы можете использовать. И ваши дела и заботы являются предметами, которые Вы должны разместить в этом контейнере.

Этап 2:  Анализ использования времени

Принципы анализа: делать вещи правильно — куда как привычнее и проще, чем делать вещи правильные. Автоматически штамповать какие-нибудь кубышки, штамповать их качественно —это не то же самое, что остановиться и задуматься: «А чем я сейчас занят? Я делаю все правильно — но тем ли мне надо заниматься?»

Принцип Парето (правило 80 : 20)

80% наших дел дают нам только 20% нашей прибыли, и 20% дел дают нам 80% нашей прибыли! Может, стоит тогда разобраться, где это 80, а где эти — 20 процентов?

Это можно делать по-разному. Например, использовать

Анализ структуры расхода времени по статьям.

Выделите свои стандартные «статьи расхода времени» и подсчитайте, сколько времени в неделю уходит на каждую из них.  Сколько часов в неделю уходит у вас на сон, на еду, на учебу, на работу, а сколько на развлекаловку?

Желательно, чтобы крупных «статей расхода» было не более 7 ± 2. Эти статьи могут включать в себя подстатьи, например

Когда вы подсчитаете, сколько времени уходит у вас на каждое из выделенных вами направлений, можно для наглядности составить диаграммку. Например, такую:
Статьи расхода времени (*над столбцами указано количество часов в неделю).

Теперь вы уже знаете, чем же занимается ваша компания под названием «Вы», как расходует имеющиеся у нее ресурсы. 
Если вы также хотите выяснить, сколько ресурсов в вашей компании  идет на развитие, а сколько «проедается», то будет очень полезно провести следующий анализ.

Анализ структуры расхода времени по полезности.

Разделите все свои статьи расхода времени на три крупных группы: «полезное время»,  «техническое время» и «время-поглотитель».

 — то время, которое работает на ваши цели, способствует достижению нужных результатов. Это время с положительным «сухим остатком».

я» — время, которое расходуется на поддержание и восстановление организма и окружения (сон, еда, готовка, уборка и т.д.) Это время с нулевым «сухим остатком», хотя все действия в этом списке нужные. Только в отличие от дел в первой группе, они работают не на создание нового, а на поддержание текущего состояния.

«Бесполезное время», «Время-поглотитель» — пустые  развлечения, бесполезный треп – это время тоже с нулевым «сухим остатком», но в отличие от второй группы, эти затраты не являются необходимыми. Например:

 Обслуживание себя, Домашние дела, Транспорт

Будьте честными при разделении своих направлений деятельности по этим группам. Для кого-то «работа» действительно является «Полезным временем», потому что там он постоянно учится чему-то новому, развивается, растет как личность.  А для кого-то «работа» является просто способом заработать средства, чтобы «прокормить» и «одеть» себя. Тогда честнее будет отнести «работу» к «техническому времени».

Опять же для наглядности можно нарисовать диаграмму:

И время от времени, то есть достаточно часто, рекомендуется размышлять над следующей мыслью: Развлечение — это все те дела, 
которые мы выбираем среди нужных 
потому, что они более приятные.

20. Упражнение «Кости»

Цель

Это упражнение может использоваться в контексте правильного управления временем и того, как направить усилия на максимизацию результатов.

Размер

Время

Ресурсы

• 12 игральных кубиков
• Флипчарт и маркеры

Читать далее

• Игры и упражнения для тренингов / Упражнения для тренинга Тайм-менеджмент

19. Упражнение «Пирамида»

Цель

Дать возможность участникам определить личные ценности и цели. Увязать ценности, цели и задачи в одном графическом символе.

Размер группы

Время

Особые замечания

Проводится только в связке с упражнениями «15. Ценности», «16. Определение личных ценностей», «17. Некролог» и «18. Декларации личной миссии»

Ресурсы

• Листы флип-чарта, маркеры

Читать далее

• Игры и упражнения для тренингов / Упражнения для тренинга Тайм-менеджмент

18. Упражнение «Декларации личной миссии»

Цель

Дать возможность участникам отразить письменно их жизненные ценности

Размер группы

2 и более

Время

Ресурсы

• Ручки,
• Чистые листы А4

Читать далее

• Игры и упражнения для тренингов / Упражнения для тренинга Тайм-менеджмент

17. Упражнение «Некролог»

Цель

Это упражнение заставляет участников задуматься о своей жизни и обо всем, чего они еще не достигли. Оно также обнажает наиболее фундаментальные (жизненные) ценности участников.

Размер группы

Время

Ресурсы

• Ручки,
• Чистые листы А4

Читать далее

• Игры и упражнения для тренингов / Упражнения для тренинга Тайм-менеджмент

16. Упражнение «Определение личных ценностей»

Цель

Дать возможность участникам определить личные ценности и цели.

Размер группы

Время

Ресурсы

• Бланк для ранжирования ценностей каждому участнику.
• Ручки,
• Чистые листы А4
• Флип-чарт, маркеры

Читать далее

• Игры и упражнения для тренингов / Упражнения для тренинга Тайм-менеджмент

15. Упражнение «Ценности»

Цель

Дать понятия терминальным и инструментальным ценностям. Продемонстрировать, каким образом эти ценности обуславливают поведение и межличностные отношения.

Размер группы

Время

Ресурсы

• Слайды для мини-лекции.
• Бланк для индивидуального ранжирования каждому участнику.
• Ручки,
• Чистые листы А4
• Флип-чарт, маркеры

Читать далее

• Игры и упражнения для тренингов / Упражнения для тренинга Тайм-менеджмент
• 2 комментария

14. Упражнение «Списки и приоритеты»

Цель

Упражнение для вызова к теме расстановки приоритетов при планировании.

Размер группы

Время

Ресурсы

Лист флип-чарта со списком задач

Читать далее

• Игры и упражнения для тренингов / Упражнения для тренинга Тайм-менеджмент

Смотрите также:   Тайм менеджмент практика

13. Упражнение «Дама Пик»

Цель

Интересное и простое упражнение показывающее связь хороших организационных навыков и управления временем.

Размер группы

Время

Ресурсы

Две колоды игральных карт

Читать далее

• Игры и упражнения для тренингов / Упражнения для тренинга Тайм-менеджмент

12. Упражнение «Потерянное время»

Цель

Упражнение позволяет участникам тренинга задуматься о многочисленных и разнообразных способах потери времени в современном офисе, а также о том, как можно этого избежать.

Размер группы

Время

Ресурсы и подготовка

Лист бумаги и ручка для каждого участника тренинга

Читать далее

• Игры и упражнения для тренингов / Упражнения для тренинга Тайм-менеджмент

11. Упражнение «Лента жизни»

Цель

Простое, но очень наглядное упражнение для тренинга тайм-менеджмента, показывающее участникам ценность времени. Рекомендуется использовать в начале тренинга, в качестве упражнения на вызов. Но можно использовать и в конце, для мотивации на использование полученных в ходе тренинга инструментов.

Размер группы

Время

Ресурсы

Бумажные ленты 100 см с сантиметровым делением, ножницы и калькуляторы по количеству участников.

Читать далее

• Игры и упражнения для тренингов / Упражнения для тренинга Тайм-менеджмент

---

Упражнения по управлению временем помогают обучить группу (и даже себя) тому, как лучше управлять своим временем и быть более продуктивным. На этих страницах вы найдете игры и упражнения для тренинга по тайм-менеджменту. Наша коллекция упражнений постоянно пополняется.

Цель: формирование навыков тайм-менеджмента.

• помочь студентам осознать необходимость управления временем;
• создать условия для осознания жизненных целей и освоения приемов планирования и формирования индивидуального тайм-стиля.

Методические приемы: беседа-диалог, продуктивная деятельность участников, рефлексия, анализ, подведение итогов.

Время: 2 академических часа.

«Время — самый ограниченный капитал, и, если не можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим» П.Друкер.

Понятие «тайм-менеджмент» пришло из бизнеса. Это учёт времени, то есть оптимальное и эффективное управление своим временным ресурсом. Умения тайм-менеджмента являются одними из основных и в процессе обучения, и во взрослой жизни. Когда человек тратит время впустую, то он теряет тот стержень, который позволяет ему конструктивно управлять собственной деятельностью и жизнью.

• Нечеткие цели
• Слишком много заданий одновременно
• Неспособность сказать «нет»
• Прерывания
• Неправильное планирование

1. Беседа «Возможные причины неэффективного использования времени»

Причины неэффективного использования времени можно разделить на две группы: внешние и внутренние.

Помехи извне — это плоды нашего рабочего окружения; события, отвлекающие внимание и лишающие контроля над временем. Эти убийцы времени бывают следующими:

• задержки при выходе из дому (Ключи забывали дома?);
• задержки в дороге (Очередь на маршрутку);
• болтовня с друзьями (Однокласники.ру и Вконтакте.ру и др. социальные сети);
• неполадки с компьютером и доступом в Интернет;
• электронная почта (спам);
• поиск папок, ручек и т.д.;
• телефонные звонки.

Кроме внешних пожирателей времени существуют и внутренние, которые съедают ваше время изнутри: ваши черты характера и личные качества, вызывающие простои в работе, а в результате стресс и осознание того, что ничего не успеваете. Избавляться от них нужно, но это будет более проблематично, чем избавление от внешних убийц. Внутренние помехи являются частью нашей жизни и от привычек очень тяжело избавляться.

Среди внутренних помех можно отметить:

• неумение отказывать и говорить НЕТ;
• привычка хвататься за все и сразу;
• неверная оценка сроков и объемов работ;
• желание всегда быть полезным и помогать всем;
• природная медлительность;
• отсутствие привычки вести записи;
• излишняя общительность;
• привычка приступать к работе не обеспечив себя всем необходимым;
• не умение расставлять приоритеты;
• привычка каждые 5-10 минут проверять почту (блоги, форумы) или другую информацию на сайте;
• недостаток отдыха (постоянное сонно-выжатое состояние);
• природная рассеянность;
• привычка откладывать ежедневные дела на конец дня.

2. Инструменты тайм-менеджмента

• Календарик-пинарик
• Хронометраж
• План на день

Задача тайм-менеджмента заключается не в том, чтобы максимально загрузить свой день делами, а в том, чтобы освободить его от ненужных занятий. Более качественно выполнять самые важные из них и наиболее ответственные дела.

Календарик-пинарик — это Табличный календарь, где дополнительно к датам и дням недели проставлено время суток с интервалом в 1 час.

Принцип действия: Ежедневно отмечайте то время, которое потратили впустую, цветным карандашом (ручкой). Фиксация идет по часам. По итогам недели подсчитывается общее количество времени, потраченного впустую за неделю.

1) Матрица Эйзенхауэра

Так, все дела разделяются на 4 группы: важные и срочные, важные и не срочные, срочные и не важные, не срочные и не важные.

Важные и срочные: подготовиться к завтрашней контрольной, купить подарок другу к завтрашнему дню рождения

Важные и не срочные: подготовить доклад по природоведению на следующую неделю

Срочные и не важные: почистить клетку домашнему хомяку

Не срочные и не важные: сходить в кино на новый фильм

А теперь поработаем над ассоциациями, чтобы получить наглядное представление о своем расписании.

Важные и срочные дела назовем лягушками. Они достаточно «противные», делать их не хочется, хочется отложить, но если лягушку выпустить, не разобраться с ней вовремя, то потом она может перерасти в большую проблему.

Важные, но не срочные дела назовем слоном. Такие дела страшно начинать, потому что они кажутся большими, поэтому их мы тоже постоянно откладываем. Существует тактика: едим слона по кусочкам. Тогда к тому моменту как он станет лягушкой, закончить его не составит труда.

Срочные и не важные дела называют змеями. Они мелкие и кусачие. Змей удобно уничтожить всех разом, просто начать и закончить.

Ну и самые легкие дела, которые не страшно отложить, называются кроликами.

2) Метод «Помидора», или «Система 25 минут»

Кто придумал: Франческо Чирилло. Он использовал этот метод для подготовки к экзаменам. Время он засекал по кухонному таймеру, сделанному в виде помидора, — и это дало название методу.

В чём заключается: поставьте таймер на 25 минут и в течение этого времени выполняйте работу, ни на что не отвлекаясь. После сделайте перерыв пять минут и повторите цикл заново — продолжайте работу. Через каждые четыре цикла сделайте большой перерыв в 30 минут. Смысл метода в том, что монотонная работа разбивается на небольшие части, и после каждой вы получаете заслуженный отдых. Так легче взяться за такие задачи, и можно выполнить их лучше.

Кому подходит: метод универсален. Может пригодиться кому угодно, когда нужно долго делать монотонную работу — например, убраться дома, написать статью или отчёт, подготовиться к экзамену.

Особенности: система настолько популярна, что для неё создано несколько приложений — под Windows, iOS и Android. Если система вам понравится, обратите на них внимание.

3) Метод пяти пальцев — это техника рефлексии (т.е. самоанализа), предназначенная для подведения итогов дня и разбора выполненных задач. Она помогает быстро обобщить полученный опыт, выявить свои сильные и слабые стороны, своевременно найти и исправить допущенные ошибки.

Рефлексия по методу пяти пальцев состоит из пяти этапов, направленных на разные сферы человеческой жизни:

• Интеллект;
• Достижение целей;
• Эмоции;
• Взаимодействие с другими людьми;
• Здоровье и самочувствие.

Суть метода в том, чтоб оценить, как прошедший день или завершенная задача повлияли на каждую из этих сфер. Чтобы легче было запомнить этапы, в методе используется простая мнемотехника: каждый этап соответствует своему пальцу на руке. Вот как это выглядит:

Метод пяти пальцев был предложен немецким специалистом по тайм-менеджменту Лотаром Зайвертом. По его первоначальному замыслу эта технология предназначалась для быстрого подведения итогов дня. Она задумана так, чтобы ею легко можно было воспользоваться в любую свободную минуту: в общественном транспорте, за рулем автомобиля или во время ожидания в очередях.

Но вскоре стало понятно, что метод, предложенный Л. Зайвертом, может иметь более широкое применение. Например:

• Подведение итогов недели, месяца, года (а не только дня).
• Разбор завершенных задач и проектов.
• Оценка произошедших событий.

Кроме того, его можно использовать не только для быстрого анализа в уме, но и для вдумчивого «разбора полетов» с бумагой и карандашом.

Давайте теперь посмотрим, как использовать метод пяти пальцев на практике.

Этап 1. Мизинец (М — мысли)

Цель этого этапа — обобщить полученный за день опыт. Вспомните: какие интересные идеи вас сегодня посетили? Чему вы сегодня научились, какие приобрели знания и навыки? Как ошибки допустили и почему?

• Научился делать удобные конспекты занятий в виде ментальных карт.

Этот этап помогает извлекать уроки из каждого дня и очень способствует саморазвитию. Полученным опытом можно распорядиться по-разному: сформулировать для себя какое-нибудь жизненное правило, добавить в органайзер новую регулярную задачу или новый пункт в свой рабочий чек-лист.

Этап 2. Безымянный палец (Б — близость целей)

Безымянный палец поможет оценить, насколько полезным и продуктивным был прошедший день. Вспомните: что вам удалось сегодня сделать для достижения своих целей? Как этот день повлиял на ваши сферы жизни? Соответствовал ли он вашей личной миссии?

Закончила четвертую главу (цель: написать книгу).

Этот этап анализа помогает понять, действительно ли мы делали сегодня что-то важное, или просто пассивно плыли по течению. Если по безымянному пальцу нечего или почти нечего сказать, следует пересмотреть свою систему планирования.

Этап 3. Средний палец (С — состояние)

Этот этап помогает вспомнить о пережитых за день эмоциях. Какое настроение у вас сегодня преобладало? Что вызывало радость и повышало мотивацию? Из-за чего вы огорчались и теряли энтузиазм? Какие сегодняшние занятия были интересными, а какие — скучными?

• Почитал новости (злость).
• Благополучно закончил сложный проект (радость, чувство успеха).
• Поругалась с шефом (пропало желание работать).

Эмоции — это еще один важный индикатор нашей жизни. Если у нас преобладают позитивные эмоции, то мы, скорее всего, выбрали правильный курс. Если же у нас слишком часто появляются поводы для огорчений, то в этой жизни определенно нужно что-то менять.

Этап 4. Указательный палец (У — услуги)

Этот этап посвящен отношениям с окружающими. Вспомните: с кем сегодня удалось, а с кем не удалось найти общий язык? Кому вы сегодня помогли, а кто помог вам? С кем возникали конфликты и почему? С какими новыми людьми вы познакомились?

• Утром поговорил с соседями по поводу их собаки. Обещали, что больше не повторится.
• Удалось договориться с менеджером «Вектора» о скидках.
• Попробовали новый скрипт для «клиентов из ада». Лучше бы не пробовали.
• Помогла Светлане с отчетом за август. Показала, как правильно формировать документ. Двух часов моей жизни как не бывало.
• Поругался с отделом закупок из постоянно орущего радио.

Отношения с другими людьми — это очень важная сторона нашей жизни. Хотим мы того или нет, но наши результаты часто зависят от умения вести переговоры и находить общий язык с окружающими. Используйте наблюдения, полученные на этом этапе, для улучшения коммуникативных навыков.

Этап 5. Большой палец (Б — Бодрость)

Большой палец позволяет оценить физическое состояние и расход энергии. Вспомните: как вы сегодня себя чувствовали? На какие дела у вас ушло много энергии? Что помогало восстановиться и отдохнуть? Что удалось сделать для укрепления здоровья и улучшения самочувствия?

• Утром дошла до работы пешком: самочувствие улучшилось.
• После прогулки по парку почувствовал себя отдохнувшим.

Физическое самочувствие влияет на все остальные сферы нашей жизни. От него зависят настроение, продуктивность, мотивация, способность ясно мыслить и многое другое. Чтобы избежать проблем, важно постоянно отслеживать состояние своего здоровья и вовремя реагировать на любые отклонения от нормы.

Итак, мы рассмотрели подведение итогов дня по методу пяти пальцев. Аналогичным образом можно подвести итоги недели, месяца, года и любого другого промежутка времени. Вся разница будет заключаться лишь в масштабе рассматриваемых событий.

3. Памятка «Способы успешного использования времени»

Учащимся в малых группах по 4-5 чел. предлагается самостоятельно, с помощью «мозгового штурма», исходя из проанализированных причин потери времени, найти способы управления временем и выбрать самые эффективные.

Затем выслушивается каждая группа, предложенные способы фиксируются на доске ведущим.

Далее ведущий обобщает предложенные способы, дополняет не названными, предлагая учащимся подготовленные памятки.

4. Рефлексия

• что удивило на сегодняшнем занятии?
• чему вы сегодня научились?
• что узнали нового?
• чем довольны, какие вопросы остались неразрешенными?