Тайм менеджмент пример

Тайм-менеджмент, или Эффективное управление хаосом

Время на прочтение

Каждый в той или иной степени ощущал нехватку времени, давление сроков, испытывал стресс от вынужденной спешки и зарекался: уж в следующий раз я точно буду тщательнее следить за временем, смогу заранее всё запланировать, не буду распыляться на много задач или, наоборот, превращусь в супермена и переделаю все дела сразу. Так какая же стратегия наиболее эффективна? Спешить или не спешить? Делать последовательно или параллельно?

Недолгий полет Супермена

Вспомните, в каких обстоятельствах мы обычно жалеем о собственной неэффективности. Когда есть несколько горящих приоритетных задач, почта переполнена новыми сообщениями, смартфон разрывается от звонков, а в мессенджере куча непрочитанных сообщений. В такой ситуации хочется прибавить оборотов и работать быстрее, а мозг едва соображает, пытаясь сконцентрироваться на самых важных делах.

Такое возникает, когда слишком много «вводных», что ведет к перенасыщению нашего мозга. Поэтому кажется, что от необходимости реагировать на все «вводные» у нас «едет крыша». Не будем забывать, что в дополнение к хаосу вокруг наш мозг сам генерирует хаос в виде проактивных и реактивных мыслей.

Хаос – это любая вводная, требующая нашей реакции

Знакомьтесь, это мистер Мозг, и он совсем не изменился за последние 600 лет, что доказано нашими любимыми британскими учеными. Левое полушарие отвечает за логику, правое полушарие – за чувства, лобные доли – за оперативную память (планирование, принятие решений, определение приоритетов), затылочная часть – за визуальное восприятие.

Мы можем удерживать внимание лишь на 7 (±2) факторах, требующих нашего внимания и усиленного контроля. Всё, что выходит за это количество, воспринимается человеком как угроза, мозг дает сигнал тревоги, блокируя мышление лобных долей и впрыскивая адреналин для ускорения. Пещерному человеку этот механизм помог выжить, когда нужно было действовать быстро при встрече с саблезубым тигром. Из-за вброса адреналина наш предок спасался, убегая, или действовал решительно, атакуя хищника. Мозг не изменился, он все также реагирует на опасности. Сейчас же такая реакция мозга дезорганизует и утомляет. Работая на проекте, мы порой пытаемся охватить все вводные, но физически не можем их осознать, как итог – в конце рабочего дня продолжаем чувствовать беспокойство, и даже дома испытываем раздражение на любые новые вводные.

Ощущение собственной неэффективности подталкивает к переработкам, которые только ухудшают ситуацию. Мы вновь и вновь садимся за работу, пытаясь наверстать то, что нам кажется упущенным. Это нормально работает на спринтерских дистанциях (переработки время от времени) и пагубно влияет на марафонах, когда переработки носят постоянный характер. Оказавшись в такой ситуации, мы часто не в силах из неё выбраться. Появляется трудоголизм.

Трудоголизм – заболевание, подобное насморку, встречается время от времени у каждого.

Я не раз видел, как сотрудники отказывались уходить из офиса после окончания рабочего дня, поскольку работы оставалось еще слишком много. Работали по 12 часов, хотя последние часы были малоэффективны. Посмотрите на себя со стороны, товарищи трудоголики! Посмотрите на свой день, сделайте ретроспективу его и своей производительности.

Все лежит на поверхности: гиперответственность приводит к трудоголизму так же часто, как и адреналиновая зависимость к генерации проблем. Человек сам подсознательно создает себе проблемы, а потом доблестно с ними справляется – на новой порции адреналина. Как распознать трудоголизм? Да очень просто: трудоголики не спешат компенсировать свои сверхурочные часы, они работают на износ, не успевая восстанавливаться и не преднамеренно, снижая качество своей работы, а затем и свою производительность.

«Сделайте вашу работу наполненной жизнью, а не жизнь наполненной работой».
Стивен Кови

Сидеть над проектом от рассвета и до заката – не самый лучший способ показать лояльность компании. Работа сверх нормы снижает качество и при этом стоит дорого для всех. Компания платит денежную компенсацию за переработку, а в дальнейшем и за потерянное качество.

Любопытный факт: многие люди, ставшие впоследствии знаменитыми, не так уж много времени тратили на свое дело жизни.

Посмотрите, как проходил день у Гюго, Чайковского и Моцарта.

Зеленые секторы – это время, отданное профессии.

Работаем эффективнее и с удовольствием

«Если вы не умеете управлять временем, то вам не удастся управлять ничем другим».
Питер Друкер, один из самых влиятельных теоретиков менеджмента XX века

Наш первый помощник в управлении временем и собственными силами – планирование. Многие, к сожалению, им пренебрегают. С планированием особо туго у тех, у кого энергия бьёт через край: «Какое планирование?! Нужно действовать!» Только в какую сторону бежать, зачем и будет ли от этого толк, они обычно смутно представляют.

Бывает, руководитель предпочитает всё быстро решать на ходу, поскольку «Время – деньги» (в лучших традициях Голливуда), или же он просто не владеет планированием, а может, он просто гуру менеджмента от рождения (такое тоже бывает). Но чаще всего он относится к такому типу людей, которым хочется все иметь сегодня, а думы о завтрашнем дне кажутся бессмысленными. Еще одна распространенная отмазка – «Вокруг слишком много информации, чтобы пытаться всё спланировать и организовать». Это в корне неверная позиция.

Планирование во многих коллективах не считается работой, для него не выделяется время, сотрудники вслед за руководителем забивают на эту важную активность.

Тем не менее, планирование помогает организовать хаос (по крайней мере, на вашей территории его больше не будет), выстроить делегирование (основную компетенцию руководителя) и систему контроля исполнения задач, принимать оптимальные решения. Кроме того, это очень приятно – добиваться собственных целей и получать дозу заслуженных эндорфинов.

Основная идея планирования – видеть сверху ваше «поле боя»: комплексную картину мира и ситуацию вокруг вас.

Парадоксы планирования

Как обычно выглядит наш рабочий процесс? Мы заняты конкретной задачей. Тем временем количество вводных растёт, и мы начинаем нервничать, выходя за комфортные для мозга 7+2 области внимания и теряем контроль происходящего. Мозг, боясь не успеть, вынужденно ускоряет нас. Работа на предельных скоростях снижает концентрацию внимания и качество наших решений. Проблем становится больше – мы нервничаем еще больше. Круг замыкается.

Сделать абсолютно всё невозможно, поскольку количество новых вводных (новых обстоятельств и возникших в связи с ними задач) будет только расти. Поэтому ни в коем случае не стоит внушать подчиненным стремление к идеалу. Желание переделать все дела и решить все проблемы вредит общему процессу. Критически ВАЖНО расставлять приоритеты и заниматься только приоритетными делами на данный момент времени.

Ниже я приведу основные принципы, которые помогут скорректировать стандартный подход описанный выше.

Основные пожиратели времени

Чтобы тратить время более эффективно, нужно разобраться, почему же оно ускользает сквозь пальцы? Кто и что его у нас ворует? Предлагаю вам выделить себе один день для эксперимента и с раннего утра до самого позднего вечера записывать все свои активности с хронометражем. Даже если этот день немного выбьется из ваших обычных будней, вы все равно сможете увидеть свои «классические временные ловушки».

Собрав информацию, вы получите неполный список того, что подрывает вашу деятельность. Приведу ниже основных виновников снижения производительности в ходе выполнения задач.

Ну и, конечно, есть еще три важных личных фактора, зависящих от каждого из нас.

Учимся планировать

«Гадости происходят сами, хорошие дела требуют организации».
Разные умные люди

Планировать свои задачи, чтобы решать их более эффективно, на самом деле не сложно.

Сначала нужно зафиксировать все вводные. Для этого выводим всю информацию из головы, чтобы разгрузить ее для стратегического мышления. Я обычно выписываю все мелкие дела, которые роятся в голове, на бумагу или в интеллект-карту (об этом как-нибудь в другой раз).

Далее все задачи группируем по общим признакам. Вспоминаем, что «слона едят по частям» и декомпозируем цели, задачи до уровня мероприятия. Декомпозиция помогает точнее рассчитать ресурсы и длительность необходимых процессов. Разбив задачи на конкретные мероприятия, мы сразу можем их делегировать сотрудникам и затем контролировать. Мероприятия, конечно, сразу же стоит добавить в личный календарь.

Теперь у нас перед глазами последовательность событий, которая должна привести к поставленной цели.

Но жизнь обязательно внесет коррективы даже в самый детальный план. Нам не раз придется пересматривать его, и, чтобы не отклониться от основного курса и дойти до желанного финала, нужно расставлять приоритеты. Причем делать это придется постоянно.

Для кратковременного планирования отлично подходит матрица Дуайта Эйзенхауэра. Тридцать четвертый президент США делил лист на четыре квадрата и обозначал по осям срочность и важность задач.

Реализация действительно важных дел сулит крупный выигрыш. И наоборот: игнорирование важных дел принесет большие проблемы. Поэтому при необходимости нужно привлекать для их решения дополнительные ресурсы.

В матрице мы определили основные действия, которые следует выполнять в зависимости от принадлежности задачи квадрантам.

Определив приоритеты, необходимо периодически их пересматривать, чтобы не потерять что-то более важное. Для этих целей существуют «смотровые площадки».

«Смотровые площадки»

Характер вашей деятельности подскажет, с какой периодичностью нужно планировать работу. У меня обязательно есть план на день, неделю. Личные (включая семейные) планы на месяц и на год. Возможно, вам подойдут еще и полугодовые планы.

Рутину стоит планировать заранее на периодической основе. Если речь идет о постоянно повторяющихся ежедневных задачах, советую сгруппировать их по блокам (работа с почтой, звонки и т.п.) и выполнять их совместно группой. Оптимальное количество подходов работы с почтой – 3-4 раза в день (вы же не секретарь; всегда удивляюсь, когда вижу у сотрудников открытый на постоянной основе почтовый клиент, о какой эффективности тут может идти речь), спросите: «А как же срочные письма?» Ответ прост: «Для всего срочное есть телефон и личный контакт».

При этом учтите, что для включения в задачу нужно порядка 15 минут. Добавьте себе это время на «раскачку». А еще подумайте о своих индивидуальных биоритмах. Если пик вашей активности приходится на вторую половину дня, нет никакого смысла себя ломать, назначая «мозговые штурмы» на 10 утра, а после обеда нет смысла ставить высокоинтеллектуальные задачи – организм будет занят трансформацией еды в энергию и ему будет не до мыслительных процессов.

ТОП-3 действенных лайфхака

Определите самое неприятное, но важное на сегодняшний день и «съешьте» в начале дня. Вам будет комфортнее, все остальные активности будут гораздо приятнее, и у вас не будет такого яркого отторжения в их исполнении, ведь самое неприятное вы уже сделали.

Определите себе сами событие/действие, которое будете считать ключом вашего успешного дня. И каждый день его выполняйте – ваши дни станут успешнее. Со временем вы заметите, что если не выполнять это действие, дни будут менее успешными. Таким образом, вы превратите мелкое событие в ключ к вашему успеху. Например, у меня таким якорем выступает чашка черного свежемолотого кофе без сахара (уже более 7 лет).

Не берите дополнительных нереальных обязательств, старайтесь контролировать хаос и ограничивайте количество вводных вокруг вас.

Производительность и мы

Проанализировав все процессы, которые необходимо реализовать на пути к результату, вы наверняка найдете те, которые можно стандартизировать и автоматизировать. Не пренебрегайте этим, освободите людей для более важной работы и сэкономите много времени. В Японии принято оптимизировать процессы, если польза от оптимизации даст хотя бы 3 секунды (время, равное рукопожатию), что повысит общую производительность компании.

От чего зависит производительность труда в программировании, а от чего – нет

Результатами своих многолетних исследований поделилась Coding War Games.

Оказалось, что на производительность никак не влияет величина зарплаты (хотя казалось бы!) и опыт, если специалист работает не меньше полугода. Разработчикам не важен язык кода (исключая asm). Количество недочетов в ходе выполнения задач тоже не имеет прямой связи с производительностью.

Больше всего на нашу продуктивность влияют коллеги: «в среднем по больнице» никому не удается работать гораздо лучше всей команды (статистически разница производительности отличается не более чем на 20% от среднего значения отдела). Для плодотворной работы важна окружающая среда – площадь рабочего места, тишина, уединенность, возможность отвлечения внешними факторами. Если среда некомфортная, люди начинают искать, где можно «спрятаться» для нормальной работы. Вы могли заметить, как ваши коллеги прячутся по переговорным, чтобы поработать в одиночестве – это признак некомфортной рабочей среды. Насколько же рабочая среда может быть эффективна, и как это понять? На это даст ответ фактор среды.

Фактор среды (С) = время непрерывной работы / время присутствия

Как организовать свою собственную плодотворную среду? Во-первых, уделите внимание рабочей области. Вы должны свободно ориентироваться в хаосе (есть и такие апологеты) или порядке вашего рабочего места. В идеале – выделите не более 7 рабочих зон (центров внимания), в каждой из которой организуйте свои тематические группы материалов/рабочих инструментов (мониторы, зона стратегического анализа, зона тактических действий, зона коммуникаций и т.п.).

Во-вторых, продумайте удобную организацию документов. Поскольку, как мы уже выяснили, мозг не может удерживать внимание более, чем на 7 объектах, не создавайте слишком объемные папки. Внутри должно быть 7±2 файла /подпапки.

В-третьих у вас должно хватать рабочего пространства для комфортной работы и, как минимум, вы должны иметь возможность просто пройтись или заняться спортом локально на рабочем месте (отжаться, потянуться и т.п.).

Любопытные факты о производительности (по материалам Coding War Games)

Готовимся к переговорам

Со временем и получаемым опытом у всех растет число совещаний и деловых переговоров.

Распределение времени на различных уровнях иерархии управления

Чтобы организация переговоров не съедала много времени, я приготовил следующую памятку.

«Тime Management не исключает гадости, он позволяет уменьшить их до приемлемого количества».
Александр Фридман, менеджмент-консультант

Выше я рассказал о личной эффективности, приведении в порядок окружающего хаоса и приоритезации поступающих задач. Если интересно, ставьте «лайк», и в следующей статье я расскажу о применяемых мной инструментах для достижения этих целей.

Люди планируют свой день по-разному. Кто-то предпочитает простой список дел, кто-то — метод Айви Ли, а кто-то — жесткое расписание. Рассказываем о самых популярных методах планирования.

Иногда бывает так: человек пробует какую-нибудь известную технику тайм-менеджмента и терпит неудачу. Из этого он делает «глобальный вывод», что планирование не для него.

На самом деле, методов планирования дня в тайм-менеджменте очень много. Все, что нужно — найти такую технику, которая подходила бы для решения именно ваших задач.

Рассмотрим самые популярные и эффективные методики.

Обычный список дел

Самый легкий способ запланировать день — просто составить список предстоящих задач. Вспоминаем, что мы должны сегодня сделать, а потом записываем все это на лист бумаги или в программу для планирования. Например:

Несмотря на простоту, этот метод считается самым важным.

Во-первых, список дел — это основа для других техник планирования. Все методики, перечисленные в этой статье, по сути, являются лишь модификацией обычного списка.

Во-вторых, к списку дел применимы десятки приемов тайм-менеджмента, которые помогают сделать план максимально удобным и эффективным.

Подробнее: Список дел на день: 15 секретов продуктивности

Метод Айви Ли

Составляем список дел и нумеруем задачи по важности. Самая важная задача будет идти под номером 1, вторая по важности — под номером 2 и т. д.

Задачи выполняют по порядку, начиная с первого номера. Важно соблюдать правило: пока текущая задача полностью не выполнена, нельзя переходить к следующей.

Метод Айви Ли заставляет сосредоточиться на главном. Даже если день складывается неудачно, мы обычно успеваем выполнить самые важные дела, которые в результате принесут 80% успеха.

К сожалению, метод не подходит для планирования встреч и других дел, привязанных ко времени («жестких» задач). Такие задачи придется планировать отдельно.

Подробнее: Метод Айви Ли

Метод 1−3-5

Эта техника напоминает метод Айви Ли, но подразумевает не линейную, а пирамидальную структуру дня. Идея в том, чтобы планировать на день только девять задач:

Задачи, которые не влезли в этот список, отменяют или переносят на завтра.

Метод 1−3-5 помогает не тонуть в делах. Поскольку установлен жесткий лимит на количество задач, мы отбираем их более тщательно и не хватаемся за все подряд.

Однако у метода есть два ограничения. Во-первых, с его помощью тоже нельзя планировать встречи и другие «жесткие» задачи. Во-вторых, он не подойдет людям, у которых количество дел исчисляется десятками.

Подробнее: Метод 1−3-5

Матрица Эйзенхауэра

Составляем список дел и сортируем их по важности и срочности. Для сортировки используется табличка из четырех квадратов:

В первую очередь выполняют дела из квадрата, А (важно и срочно), а в последнюю очередь — задачи из квадрата D. При этом нужно потратить как можно больше времени на квадрат B и как можно меньше — на квадрат C.

Подробнее: Матрица Эйзенхауэра

Метод АБВГД

Составляем список задач и оцениваем последствия их выполнения или невыполнения. Дела в списке делим на пять групп:

Если задач в группах и Б получилось много, нумеруем их по важности. Вот так выглядит уже готовый план на день:

Задачи из групп А, Б и В выполняют по порядку, начиная с А1. Дела из группы Г стараются сразу же делегировать. Дела из группы Д просто вычеркивают и не выполняют совсем.

Метод помогает сосредоточиться на тех задачах, которые сильнее всего влияют на нашу жизнь.

Подробнее: Метод АБВГД

Расписание

Составляем список дел и планируем каждую задачу на конкретное время. Для этого нужно решить, в каком порядке выполнять задачи и сколько времени на них потратить.

Расписание — мощный метод планирования дня, который позволяет контролировать каждую минуту. С расписанием человек всегда четко знает, чем он сейчас должен заниматься. Это избавляет его от сомнений, спешки, суеты, а иногда даже и от прокрастинации.

Однако у расписания есть серьезный недостаток: оно очень неустойчиво. Если в течение дня появятся непредвиденные дела, такой план может легко рассыпаться. Расписание больше подходит тем людям, которые ведут размеренный образ жизни и редко сталкиваются с неожиданностями.

Блочный план

Составляем расписание не из отдельных задач, а из тематических блоков. Блоки могут быть посвящены работе, отдыху, спорту, творчеству и т. д. Для каждого блока обычно составляют отдельный список задач.

Метод хорошо подходит для создания постоянного расписания, которым человек пользуется каждый день. Сами блоки обычно не меняются: меняются только наполняющие их задачи.

Однако такой способ планирования дня требует стабильности. Если жизнь насыщена непредвиденными событиями, расписание будет постоянно срываться.

Антирасписание

Как следует из названия, метод является противоположностью обычного расписания. В антирасписании мы планируем не работу, а отдых и досуг. Что же касается работы, то она выполняется «в свободное от отдыха время».

Антирасписание разработано американским психологом Нейлом Фьоре и предназначено для борьбы с прокрастинацией. По мнению Фьоре, человеку легче приступить к работе, если за ней гарантировано следует отдых.

Жестко-гибкое планирование

Составляем два отдельных списка:

1. «Жесткие» задачи. Это дела, которые нужно выполнить в определенное время. Например: сходить на собрание в 9:00, встретиться с клиентом в 12:00, посетить врача в 15:00. Если мы пользуемся программой-планировщиком, просто заносим такие задачи в календарную сетку.

2. «Гибкие» задачи. Это дела, которые можно выполнить когда угодно. Например, мы в любой момент можем сходить в магазин или проверить почту.

Дела из первого списка выполняют в отведенное для них время. Дела из второго списка выполняют в порядке их важности в окнах между «жесткими» задачами.

Жестко-гибкое планирование хорошо подходит людям, чей день насыщен встречами и собраниями. Этот метод особенно популярен у бизнесменов, менеджеров и государственных служащих.

Подробнее: Жестко-гибкое планирование

Метод Pomodoro

Составляем список задач и выполняем их с помощью таймера. Выглядит это так:

Этот метод хорошо совместим с другими техниками планирования. С помощью таймера можно выполнять задачи из списка 1−3-5, из матрицы Эйзенхауэра и т. д.

Главное достоинство техники Pomodoro в том, что она помогает справляться с внутренним сопротивлением. Даже если у нас нет никакого желания выполнять задачу, мы всегда можем уговорить себя «поработать всего лишь 25 минут».

К сожалению, эта техника предназначена скорее для индивидуальной работы. Она не подходит для задач, которые требуют взаимодействия с другими людьми или посещения общественных мест.

Подробнее: Техника Помидора

Заключение. Как выбрать свой метод

Мы рассмотрели самые популярные способы планирования дня, как простые, так и довольно сложные. Возникает закономерный вопрос: какой способ выбрать?

Выбор метода зависит от того, какие проблемы и задачи вы хотите решить с помощью планирования. В приведенной ниже таблице перечислены самые популярные варианты:

Пользоваться таблицей очень просто: определяем свои самые актуальные задачи и смотрим, какие техники им соответствуют.

Пример 1. Задачи: быстро планировать день и расставлять приоритеты. Лучшие варианты: метод Айви Ли и метод 1-3-5.

Пример 2. Задачи: побеждать прокрастинацию и подстраиваться под меняющиеся обстоятельства. Лучший вариант: техника Pomodoro.

Кроме того, с помощью таблицы можно найти различные «компромиссные» решения. Например, метод Айви Ли не предназначен для планирования встреч, но его можно адаптировать для этой цели (нужно просто планировать встречи отдельно от основного списка).

Напоследок еще несколько советов:

1. Учитывайте свои главные цели. Какая из методик больше подходит для их достижения?

Допустим, ваша цель — улучшение физической формы. В этом случае вам, скорее всего, подойдет блочное расписание, поскольку с ним проще организовать систематические тренировки.

2. Учитывайте свои личные особенности. Методика может подходить нам формально, но не соответствовать нашему характеру или мировоззрению.

Например, техники Антирасписание и Pomodoro будут работать у большинства людей. Но если у человека рациональный склад ума и высокий уровень самодисциплины, эти «мягкие методы» будут его только раздражать.

3. Методы планирования со временем могут меняться. Это нормально: тайм-менеджмент необходимо подстраивать под новые цели и новые обстоятельства. Предположим, фрилансер использует блочное планирование в сочетании с техникой Pomodoro. Для его задач это оптимальный вариант: он работает в одно и то же время, выполняя заказы с помощью помидорного таймера.

Но если однажды фрилансер станет предпринимателем, ему придется кардинально менять систему планирования. Например, он может перейти на жестко-гибкое планирование, чтобы успевать «жонглировать» встречами и проектами.

4. Экспериментируйте. Если есть возможность, периодически испытывайте на себе новые методы планирования. Даже если сами методы не подойдут, вы сможете взять на вооружение отдельные их элементы.

Предположим, вы попробовали блочное планирование. Сама техника вам не подошла, но понравилась идея получасового блока для утренних задач (заправить кровать, умыться, сделать зарядку). Этот отдельный элемент можно без проблем встроить в любую методику планирования, например, в обычный список дел.

Тайм-менеджмент для менеджеров/тимлидов/управленцев(шаблоны и рекомендации)

О чём речь?

Сегодня хочу поделиться с вами личной историей преодоления и теми инструментами, рекомендациями и выводами по планированию, которые я нашла на своём непростом пути управления временем и командой, личными ресурсами и эффективностью.

Я приведу импровизированный кодекс, который поможет вам выбраться из ямы микроменеджмента и захлёстывающего с головой потока задач, или, если вам повезло, то понять как в него не попасть. Так что если вы управленец/менеджер/тимлид, то вам должно пригодиться. Но сразу скажу, некоторые рекомендации могут быть специфичными, чисто агентскими.

Хочу поделиться этой инфой потому, что знаю, что где-то на свете сейчас сидит, обняв коленки, менеджер/тимлид, который просто очень хочет на ручки и чтоб его обняли, а не вот это всё 😢

Коллега — я с тобой ✊ Держись, ты разберёшься и станешь сильнее и опытнее, чем был.

Мой контекст

Я Ксюша. Сейчас я работаю продактом. Но до этого я долгое время развивалась в менеджменте рекламных проектов в агентствах на разных позициях: от обычных аккаунтских до руководства отделом и несколькими направлениями. Под моим тимлидством творили прекрасное большие распределённые команды (до 50 человек). Так что какие-то уроки судьбы набитые по пути шишки мне удалось забрать из этого замечательного, опыта)

Главный вывод и стартовая ситуация

Главное, что я вынесла для себя — планирование, управление личными ресурсами и командой нужны и должны быть организованы системно, регулярно и комплексно.

И это признать было сложнее всего, ну и ещё то, что в действительности не знаешь, что делать. Мне кажется, что я прошла через все стадии ада от отрицания до принятия.

Было всякое: перегруз, стресс, критика, переработки, факапы дедлайнов, неудачные попытки внедрять системность, планирование, менять формат взаимодействия с коллегами. Неудачные они были потому, что я не знала, как делать это правильно.

Классно, пока можешь вывозить всё только на одном энтузиазме, но он не бесконечен. У каждого есть свои пределы и если вы их ещё не нащупали, погодите, их нащупает кто-то другой, без вашего разрешения)) Так я поняла, что если хочу как-то контролировать ситуацию и тем более развиваться, то нужно что-то менять в подходе.

Просто когда ты задумываешься о такой необходимости, особенно в первые разы, то скорее всего уже находишься в ситуации, которая вызвана как раз отсутствием “правил игры” и полной твоей дизориентацией “что делать-то” и на каком этапе началась эта “попа”. Картина маслом — ты в вакууме и кругом хаос. А из такой ямы выбраться в принципе уже труднее, чем в спокойное время потихоньку, планово, как и должно быть, итерациями внедрять систему.

Но нет дыма без огня, поэтому чтоб что-то понять, зачастую нужно обжечься.

Так вот, когда ты в “попе”, советы внедрить планирование и нормальную систему управления кажутся смешными и нереалистичными. Мозг как может, пытается откреститься от “лишней задачи”, которая никому не нужна и вообще непонятно, какой выхлоп даст.

Ты в стрессе и не можешь думать о стратегических мероприятиях, а только о том, как выбраться с этого дна. Все силы организма направлены на “выживание”, уровень адреналина высок, мы ищем быстрые простые решения. Так уж устроен мозг, что в стрессе дезактивируется префронтальная кора, которая отвечает за стратегическое мышление и у руля миндалина, которая командует выживанием и нашими животными инстинктами. Они отбирают управление друг у друга.

Меня очень крыло в этот период самообманом, от “всё ок” и “я и так всё знаю/умею” до “я пробовала и не получилось” и “это всё не работает”. Поэтому первые попытки внедрить системность и планирование накрылись медным тазом моим выгоранием.

Что делать-то?

Надо разобраться, как всё работает, взять ситуацию в свои руки и определить свои правила в этой игре. Но сначала выйти из эпицентра ситуации и из состояния стресса, по-другому мозг варить не начнёт.

И уже после этого, когда вы действительно честно признаетесь себе в необходимости внедрения системы планирования и управления, а главное, поверите в то, что это работает — только в этом случае вы начнёте искать и находить подходящие и оптимальные именно для вас решения.

Понадобится разобраться в каких зонах работы могут скрываться подводные камни, понять, как работает наш мозг, какие модели управления существуют, от чего они зависят, как помогают мозгу эффективно использовать его ресурсы и как мы ещё дополнительно можем помочь себе.

Это канва. Это то, откуда формируется образ мышления роста, такая философия своего рода. Никакими отдельно взятыми инструментами к такому не придёшь. Потому что правила нас только ограничивают, а вот сформированный образ мышления открывает новые возможности. Я искренне уверена, что без понимания себя, инструменты, типа матрицы Эйзенхауэра или метода помидора, будут просто бесполезны.

За одну эту статью обо всё разом не расскажешь точно, поэтому пока я просто приведу список “скорой помощи” ёмкими пунктами. И запланирую продолжение в следующих частях.

Рекомендации по управлению временем

Работа с задачами

Может показаться, что я слишком много всего предлагаю спланировать и всё это не запихнуть в план, потому что тогда времени на работу вообще не останется.

Первое — на самом деле планирование кажется трудным только первый месяц(если делать это правильно), а дальше это уже настолько автоматически происходит, что занимает считанные минуты.

Но кому так всё равно кажется — вам не кажется)) Вот именно вам))

В этом случае нужно пересмотреть, проанализировать подробнее вашу нагрузку.

Если вы чувствуете, что у вас перегруз, распишите всё по тем шаблонам и подходам, которые я привела выше. Оцените ситуацию и сначала подумайте о том, что ещё вы можете изменить, какие процессы поправить, чему научиться — на что вы тратите больше всего времени? Можно ли это изменить? Как? Попробуйте это сделать. Посмотрите на результат.

Если этого оказалось недостаточно — у вас уже есть почва для разговора с руководителем. Продумайте план встречи с аргументами и по возможности предложите решения.

Если вы чувствуете, что вас не слышат или просто не чувствуете, что ситуация поменяется, не верите в предлагаемые решения, помните главное — лучше вас, ваши пределы и возможности не знает никто и решение в итоге только за вами.

Ваш руководитель не бог и не мама. Он не решает вашу судьбу и не будет о вас заботиться во что бы то ни стало. У него свои цели и задачи и ваша нагрузка может быть для него далеко не приоритетной задачей. Он может быть сам сейчас перегружен и ему бы кто помог)

Поэтому ваша нагрузка — это в первую очередь ваша ответственность.

В общем, управляйте своим временем сами, а иначе оно будет управлять вами))

Коллеги, делитесь в комментариях своими приёмами, историями и рекомендациями. Буду рада дополнениям!

Канал Ксении Ярославцевой: отсюда все шаблоны гугл таблиц и ещё там очень много классных рекомендаций.

Когда я работала стандартную пятидневку и приходила домой только поспать, думала, что времени ни на что не хватает  работы.

Потом мне удалось найти работу с удобным графиком. Мне казалось, что теперь я заживу полной жизнью, но по факту стала успевать еще меньше и нарушила режим сна. Тогда я начала внедрять в свою жизнь практики организации времени. Теперь я все успеваю, хотя у меня ребенок, хобби, учеба и две работы: на первой я менеджер по размещению туристических групп, на второй — корректор и выпускающий редактор.

В статье расскажу, как протестировала 8 методов тайм-менеджмента и какие использую постоянно.

Какие методы я попробовала

Плюсы: простота, легкое планирование дел
Минусы: не подойдет людям, склонным к многозадачности

Это первый принцип тайм-менеджмента, который я попробовала. Описание увидела в интернете.

Нужно распланировать девять дел на каждый день: одно очень важное, три достаточно важных и пять повседневных. В результате задачи разделяются по степени важности и становится понятно, что предстоит сделать в конкретный день.

Принцип помогает оценить, сколько времени вы потратите на задачи, и не запланировать лишнего. Например, одно большое дело — это основной рабочий проект, три важных — деловые и личные встречи и подготовка к ним, а пять повседневных — текущая домашняя работа, поход в магазин и прогулка с ребенком.

Удобство подхода в том, что он не требует много времени на планирование и ему легко следовать.

Личный опыт. Мне принцип не подошел: я веду сразу несколько проектов, так что сложно выделить главное дело на день. Приходилось записывать одно важное дело, но думать сразу о трех.

Например, в первую половину дня мне нужно согласовать техническое задание с клиентами: сколько человек будет на конкретном мероприятии, какой у них режим дня и питания. Если я не сделаю работу вовремя, подставлю других членов команды — служба ресторана не успеет закупить продукты и приготовить еду.

Это не главное мое дело за день, но у команды могут возникнуть серьезные проблемы с контролирующими организациями, если я не выполню его вовремя.

На второй работе тоже есть срочные дела: производственный график по подготовке книги в печать не терпит остановок, в процессе участвует множество людей.

Метод девяти дел можно попытаться подстроить под себя: например, отобрать две важные задачи, две поменьше и пять мелких. Но если у вас много задач, как у меня, работать будет неудобно: несколько процессов приходится запускать параллельно, трудно выделить главное и второстепенные дела.

Метод GTD

Плюсы: удобная визуализация всех текущих дел
Минусы: требует много времени

Подход Getting Things Done, или «Как привести дела в порядок», предложил американский бизнес-тренер Дэвид Аллен. Он заметил, что мозгу проще обрабатывать информацию, чем запоминать ее.  этого человек тратит больше времени на мысли о задачах, чем на их решение.

Метод позволяет взять дела под контроль. Нужно собрать все дела, которые вам предстоит выполнить, и перенести их в так называемое дерево решений. Это алгоритм, помогающий понять, что делать с задачами: закрыть, отложить, делегировать. Каждое поступающее дело нужно рассмотреть с трех точек зрения:

В результате несрочные дела можно отложить в сторону, задачи, которые необязательно решать лично, поручить ответственным исполнителям, а срочные — распределить по календарному плану: назначить день и время, когда вы сможете их выполнить.

Аллен также выделил пять принципов, без которых метод не будет работать:

Настроить работу по принципу Getting Things Done помогают приложения для браузеров и мобильных: «ЛидерТаск», Tick Tick, Google Keep.

Личный опыт. Метод подразумевает сортировку всей входящей информации. Это эффективно, если у вас много текущих задач и новые валятся со всех сторон.

Чтобы записать все дела по принципу GTD, нужно много времени и усидчивости. Я две недели приходила на работу на полчаса раньше и вносила дела в дерево решений. В итоге утром схема выглядела прекрасно, но к концу дня в ней скапливались мелкие задачи — и работать становилось неудобно.

Кроме того, я не сижу весь день за компьютером. Записывать дела от руки и потом переносить их в программу долго, я переживала, что потеряю важную информацию. Пыталась реализовать схему в телефоне, так как он всегда с собой, но получалось все равно не очень.

Я отказалась от принципа, потому что следование ему отнимало слишком много времени и я боялась упустить важное дело. К  мне по большей части некому делегировать задачи.

Метод ZTD

Плюсы: приучает сортировать все дела
Минусы: нужно вести несколько списков, метод не подходит для многозадачности

Способ Zen To Done, или «Продуктивность в стиле дзен», придумал автор блога Zen Habits Лео Бабаута. Подход основан на методе Getting Things Done, но Бабаута его упростил, потому что посчитал дерево решений слишком громоздкой системой.

Блогер предлагает внедрить в жизнь десять привычек, которые, по его мнению, помогут управлять временем:

Чтобы работать по методу ZTD, нужно учитывать все дела и распределять их по категориям — обязательно в режиме реального времени. В отличие от принципа Getting Things Done, здесь важно не планировать, а действовать в моменте.

Личный опыт. К тестированию ZTD я перешла, когда поняла, что принцип «Как привести дела в порядок» мне не подходит. Хотя здесь тоже нужно фиксировать все входящие задачи, что я считаю неудобным и нервирующим, принцип работы проще.

После обработки информации составляются списки дел по приоритетам, тематике или проектам — зависит от того, как вы их составите. Основная идея — внедрить привычку автоматически разбирать дела и корректировать действия по результатам сортировки.

Я пробовала следовать методу около трех недель. Это было интересно, но в итоге я от него отказалась. Как и в случае с GTD, здесь нужно постоянно фиксировать задачи, а это неудобно. Zen To Done не приветствует многозадачность — у меня получалось несколько списков, работать с ними некомфортно.

Метод Канбан

Плюсы: поможет организовать рабочий процесс в коллективе
Минусы: не подходит для долгосрочного планирования, трудно вписывать разноформатные задачи

Способ разработала «Тойота» в 1959 году. Изначально Канбан помогал компаниям управлять производством, но сегодня его также используют, чтобы следить за работой по проектам.

Принцип позволяет видеть дела в реальном времени. Задачи представлены в таблице с графами «Запланировано», «В работе, «Сделано», и у каждой есть исполнитель. Дела продвигаются по таблице вперед — можно сразу увидеть статус и, если задача долго остается на месте, разобраться почему.

По принципу Канбан работают сервисы Yandex Tracker, Kaiten, «Битрикс24», Aspro Agile. Они также помогают систематизировать контакты с клиентами и коллегами, собирать совещания и запрашивать информацию.

Личный опыт. Я применяю Канбан в проектах, которые веду вместе с другими сотрудниками. Мы используем «Гугл-таблицы». Это очень удобно, тем более что все умеют работать с таблицами. Каждый клиент вписан в отдельную строку, за которой следит ответственный сотрудник. Главы подразделений закрашивают соответствующую ячейку, когда завершают свою часть работы.

У принципа есть недостаток: трудно вписать в одну таблицу разноформатные задачи. Например, сбор документов, настройка оборудования, закупка продуктов — у этих процессов разное количество мелких дел и много исполнителей. Отразить все детали в одном месте будет сложно.

Пример таблицы, которую я создала по методу Канбан

Метод Глеба Архангельского

Плюсы: простой принцип с игровым элементом
Минусы: необходимо постоянно актуализировать список задач, чтобы ничего не упустить

В 2018 году мне подарили ежедневник по системе бизнес-тренера Глеба Архангельского. Тогда тетрадь мне не пригодилась, но я вспомнила о ней, когда искала способы организовать время.

Архангельский делит задачи на два типа: «лягушки» и «слоны». «Лягушки» — это небольшие неприятные дела, которые мы бесконечно откладываем на завтра: уборка, важный звонок, занятия спортом. «Слоны» — большие и серьезные задачи, которые кажутся нам невыполнимыми: научная работа, сдача экзамена по вождению, переезд.

За день нужно «съесть лягушку», то есть выполнить мелкое и неприятное дело, и «разрезать слона на бифштексы» — разделить большую и сложную задачу на несколько маленьких.

Личный опыт. Мне этот подход понравился больше всего, потому что помогает сделать день продуктивнее. Кроме того, автор представляет постановку задач как игру.

Например, сначала я ставлю задачи на месяц — по информации из рабочих программ примерно прикидываю количество дел по двум работам. После начинаю видеть «слонов», а «лягушки» добавляются каждый день.

У метода тоже есть недостатки. На каждого «слона» приходится тратить время: дробить большое дело на части и учитывать полученные подзадачи в общем списке. Также важно иметь полный список «лягушек», иначе есть риск упустить мелкую, но важную задачу.

20 декабря я съела одну «лягушку» и три «бифштекса из разных слонов»

Мой список дел-лягушек на неделю