Суть тайм менеджмента в том что он

Некоторые считают, что тайм-менеджмент — это такое целостное и монолитное учение вроде научной теории. А в этой теории якобы есть свои аксиомы, теоремы и незыблемые правила, которые едины для всех.

На самом деле «управление временем» гораздо больше напоминает такое явление, как восточные единоборства. В нем можно выделить множество различных «школ» и направлений, которые по-разному отвечают на одни и те же вопросы, а зачастую даже противоречат друг другу.

Одним из таких направлений является так называемый классический тайм-менеджмент, который появился в середине XX века и оказал огромное влияние на современные методы планирования. В этой статье мы попробуем разобраться, что он собой представляет, а также рассмотрим его основные достоинства и недостатки.

Что такое классический тайм-менеджмент

Классический тайм-менеджмент — это совокупность методов организации личного времени, которые сформировались в 50-90-е годы прошлого века. В этот период тайм-менеджмент существовал фактически как «довесок» к обычному менеджменту (то есть управлению производством) и только-только начал выделяться в самостоятельную дисциплину.

Отсюда и вытекают две характерные особенности этого направления:

1. Тайм-менеджмент как «управление организацией из одного человека». Считалось, что люди могут применять те же методы планирования, что и предприятия. Поэтому многие техники классического тайм-менеджмента (АБВ-анализ, SMART и т. д.) просто позаимствованы из обычного менеджмента и адаптированы для личного использования.

2. Игнорирование человеческого фактора. Все приемы классического тайм-менеджмента выглядят так, словно рассчитаны на роботов или на людей в высшей степени рациональных. То есть таких, которые не устают, не нуждаются в мотивации, не подвержены прокрастинации и перепадам настроения.

Однако эта «холодная рациональность» все-таки помогала людям достигать целей и грамотно распоряжаться своим временем. Поэтому многие техники, появившиеся в тот период, остаются популярными до сих пор. К классическому тайм-менеджменту можно отнести технику SMART, матрицу Эйзенхауэра, календарное планирование, хронометраж, АБВ-анализ, метод Альпы и некоторые другие известные методики.

Немного истории

Несмотря на упомянутые выше особенности (это даже скорее недостатки), классический тайм-менеджмент стал огромным шагом вперед. До этого «управление временем» на предприятиях сводилось в основном к идеям Фредерика Тейлора, основоположника научной организации труда.

Целью же «тейлоризма» было повышение производительности труда (и, как правило, труда физического). Для этого применялись такие методы, как хронометраж рабочего времени, карты операций, стандартизация, системы материального поощрения за эффективную работу и т. д.

Понятно, что при таком подходе сотрудники воспринимались как «винтики» и пассивные «объекты управления», а все инициативы по улучшению работы исходили исключительно от руководителей предприятия.

И хотя идеи самоорганизации сотрудников уже существовали, они не пользовались популярностью. Перелом наступил во второй половине XX века.

В 1959 году американский бизнес-консультант Джеймс Т. Маккей выпустил самую первую книгу об «управлении временем». Она, кстати, так и называлась: «The Management of Time» (именно так, по всей видимости, и возник термин «тайм-менеджмент»). Книга выдержала несколько переизданий в США, хотя мировым бестселлером так и не стала.

Дальнейшая популяризация тайм-менеджмента началась в 60-х годах. В этом огромную роль сыграли идеи Питера Друкера — известного американского теоретика менеджмента, который на тот момент считался крупным авторитетом в области управления.

В 1967 году Друкер выпустил книгу «Эффективный управляющий». В ней он убедительно показал, что эффективность организации зависит от личной эффективности ее менеджеров, а она, в свою очередь, во многом зависит от их умения «управлять личным временем».

Еще через год Друкер выпустил учебный фильм «Управление временем» («Managing Time»), в котором продемонстрировал некоторые приемы самоорганизации.

Именно в этот период тайм-менеджмент начинает выделяться из прикладного менеджмента в самостоятельное направление. Возникает закономерный вопрос: а почему вообще возникла необходимость в создании тайм-менеджмента? Почему старые методы «тейлоризма» больше не работали?

Причина этих процессов заключается в научно-техническом прогрессе.

Дело в том, что во второй половине XX века физический труд все больше «разбавлялся» или даже заменялся умственным трудом. Во-первых, усложнялись технологии. Даже заводским рабочим приходилась иметь дело со все более сложными машинами, а их работа требовала напряжения интеллекта и высокого уровня профессиональной подготовки. Во-вторых, все меньше людей работали непосредственно в сфере производства и все больше — в сфере обслуживания.

В таких условиях прежние подходы к «управлению временем» (которые сводились в основном к повышению производительности физического труда) были уже недостаточно эффективны. Вот тут и появился классический тайм-менеджмент.

Главная цель классического тайм-менеджмента — это повышение производительности умственного труда.

Конечно же, здесь в первую очередь речь шла о менеджерах разного уровня («белых воротничках»). Однако чем дальше, тем больше тайм-менеджмент требовался и представителям других профессий.

Для выполнения этой задачи классическому тайм-менеджменту пришлось интегрироваться с множеством дисциплин: экономикой, математикой, кибернетикой, социологией и т. д.

Особенно сильное влияние на него оказала «школа человеческих отношений», сложившаяся в ту пору в психологии. Ее представители доказывали важность человеческого фактора в управлении предприятием и несостоятельность «тейлоризма» (т. е. сугубо утилитарного подхода к сотрудникам). Эти идеи, например, отстаивали такие ученые, как Элтон Мэйо, Абрахам Маслоу, Крис Арджирис, Эдгар Шейн.

В 70-х годах датский бизнесмен Клаус Мёллер, начал проводить массовые курсы «управления временем» для менеджеров и предпринимателей. Благодаря этому тайм-менеджмент выделился в отдельную дисциплину и начал развиваться самостоятельно.

Постепенно в Европе и США сложилась своя школа тайм-менеджмента. Ее особенностью стало преобладание сугубо «технических» способов организации времени: календарного планирования, целеполагания с использованием SMART-технологий и других подобных методов.

Известные представители

Ниже перечислены самые известные представители западной школы классического тайм-менеджмента. Заметим, что этот список в какой-то степени условный, поскольку некоторые методики этих специалистов вполне соответствуют современным принципам планирования.

Джеймс Т. Маккей. Американский бизнесмен и популярный в 50-х годах бизнес-консультант, автор самой первой книги по «управлению временем». В книге описана первая целостная система тайм-менеджмента, а многие представленные в ней идеи получили дальнейшее развитие у других авторов. Примечательно, что одной из таких идей была идея повышение осознанности (у Маккея — «бдительности»), которая получила распространение лишь в XXI веке. В США эта книга популярна до сих пор, однако на русский, к сожалению, еще не переводилась.

Клаус Мёллер. Датский бизнесмен и основатель компании Time Manager International, первый, кто начал проводить масштабные курсы по «управлению временем». Он же сформулировал алгоритм достижения цели «от общего к частному», который актуален до сих пор (постановка целей, расстановка приоритетов, определение задач для достижения цели, распределение их времени). Именно Клаусу Мёллеру мы обязаны превращением тайм-менеджмента в самостоятельную дисциплину.

Лотар Зайверт. Ведущий специалист по тайм-менеджменту в Германии, профессор, руководитель Института использования времени в Гейдельберге. Автор множества книг и статей по организации времени. У нас наиболее известна его книга «Ваше время в ваших руках» (Mehr Zeit für das Wesentliche), которая издавалась еще в СССР. Зайверт разработал целую серию популярных методик тайм-менеджмента: метод «Альпы», АБВ-анализ, метод 5 пальцев и т. д.

Алан Лакейн. Американский специалист «по эффективному использованию времени» (так он сам себя называет). Автор вышедшего в 1973 году бестселлера «Искусство успевать» (в оригинале: How to Get Control of Your Time and Your Life), который выдержал множество переизданий на разных языках. Среди техник, которые однозначно относятся к классическому тайм-менеджменту, у Лакейна встречается «метод швейцарского сыра». Этот прием помогает снять «ментальные блоки» (например, справиться с прокрастинацией), что хорошо укладывается в концепции современного тайм-менеджмента.

Разумеется, это далеко не все представители этого направления. На становление классического тайм-менеджмента также повлияли идеи Йоуко Ниссинена и Эеро Воутилайнена (создателей финской системы «управления по результатам»), Брайана Трейси, Джека Фернера и других авторов.

Кроме того, некоторые идеи современных специалистов порою тоже выглядят достаточно «технично» и «бездушно» и вполне соответствуют духу классического тайм-менеджмента.

От классического тайм-менеджменту к современному

К началу 90-х годов XX века классический тайм-менеджмент все хуже справлялся с решением возложенных на него задач. Почему? На это есть две причины.

1. Жесткие и предельно регламентированные методики планирования уже не отвечали требованиям современности. Темп жизни постоянно ускорялся, рынок ежегодно менялся, а количество информации нарастало как снежный ком. Иными словами, мир становился все более сложным и непредсказуемым.

В этих условиях точные и математически выверенные алгоритмы классического планирования все чаще давали сбой. Несмотря на тайм-менеджмент, менеджеры уже с трудом справлялись с потоком дел, которые на них обрушивались, а привычными спутниками офисных работников стали стресс и переутомление.

2. Наступала эпоха «хай-тека». Массовая компьютеризация и автоматизация умственного труда требовали и новых технологий «управления временем». Согласитесь, было бы очень странно, если бы разработчики ПО, создающие сложные программы, продолжали планировать свою работу в бумажных еженедельниках.

К этому стоит добавить, что люди устали быть «винтиками» в механизме организаций. А потому все сильнее становилась потребность в таком тайм-менеджменте, который бы не только помогал решать профессиональные задачи, но и мог бы удовлетворить личные потребности человека (включая и духовные).

Переход к современному тайм-менеджменту наметился в 1989 году, когда американский бизнес-консультант Стивен Кови выпустил книгу-бестселлер «Семь навыков высокоэффективных людей». В отличие от своих предшественников, Кови делал акцент не на технических приемах планирования, а на ценностях человека, его творческом и духовном саморазвитии. С этого момента тайм-менеджмент начал превращаться из «придатка к работе» в комплексную дисциплину, которая затрагивала все сферы человеческой жизни.

Окончательно современный тайм-менеджмент сформировался в начале 2000-х, благодаря работам Дэвида Аллена (создателя системы GTD), Марка Форстера, Глеба Архангельского и других специалистов по личной эффективности.

В табличке ниже перечислены основные отличия между классическим и современным тайм-менеджментом.

Также заметим, что огромное влияние на нынешний облик тайм-менеджмента оказали современные методы проектного управления и разработки ПО (Agile, Scrum, Lean и т. д.). Некоторые популярные сегодня специалисты по тайм-менеджменту (например, Ди Джи Мейер и Максим Дорофеев) — это зачастую выходцы именно из IT-индустрии.

Достоинства и недостатки

Сегодня у некоторых авторов встречаются довольно категоричные оценки классического тайм-менеджмента. Например: классический тайм-менеджмент — это зло, поэтому его лучше не использовать. Или наоборот: это единственно правильный подход, а все современные методы предназначены для людей несолидных, несерьезных и бесхарактерных.

На самом деле, классический тайм-менеджмент — явление неоднозначное. Давайте вкратце рассмотрим его основные достоинства и недостатки.

Так можно ли использовать классический тайм-менеджмент сегодня? Безусловно, да.

Во-первых, зачастую он неплохо «уживается» с приемами современного тайм-менеджмента. Например, используя GTD, мы можем сортировать дела в списке «Следующие действия» с помощью матрицы Эйзенхауэра, а для дел из списка «Проекты» использовать SMART-формулировки. Здесь все зависит от удобства и целесообразности.

Во-вторых, в некоторых ситуациях он гораздо эффективнее современных методов. Например, жесткое расписание — это неплохой способ борьбы с прокрастинацией. А в условиях стабильности и при хорошем уровне самодисциплины SMART-цели гарантированно помогут получить нужный результат.

Итак, несмотря на все свои недостатки, классический тайм-менеджмент до сих пор вполне работоспособен и зачастую не менее эффективен, чем современный. А это значит, что его пока еще рано списывать в архив.

Приветствую вас, уважаемые читатели!

Сегодня я подготовила для вас нечто особенное – самую полную подборку лучших техник и методов управления временем. Рассмотрим популярные техники тайм-менеджмента, которые уже стали классическими. А также менее известные, но не менее эффективные современные методы.

Расстановка приоритетов

В статье Что такое тайм-менеджмент мы выделили основные столпы, на которых он держится: расстановка приоритетов, планирование, целеполагание и организация процесса работы. Предлагаю и дальше пользоваться этим разделением для удобства. Первым делом давайте познакомимся с техниками расстановки приоритетов.

Метод “АБВГД”

Метод “АБВГД” – простой и незамысловатый прием, описанный экспертом по личной эффективности и писателем Брайаном Трейси. Суть его в том, что каждому делу из списка задач присваивается ранг в соответствии с его важностью:

Эта простая схема отлично работает. Если будете пользоваться ей регулярно, то очень быстро приведете в порядок все свои дела.

Правило “1-3-5”

Правило “1-3-5” гласит: “В день нужно выполнить одно крупное и важное дело, три средних и пять мелких”. Таким образом, в вашем ежедневном плане будет 9 дел, 4 из которых имеют большое значение для вас. Это правило поможет не запутаться и не утонуть в бесконечных списках задач. Приведу пример для наглядности, чтобы вы представляли себе его в действии:

Более 100 крутых уроков, тестов и тренажеров для развития мозга

Правило трех

Модификация предыдущего правила для ленивых и неорганизованных. Если 9 дел в день кажутся вам непосильной задачей, сосредоточьтесь на трех самых важных. Каждый день из списка задач выбирайте три самые приоритетные и фокусируйтесь на них.

Обычно этот метод выбирают те, у кого дела совсем плохи – в жизни царит хаос и непонятно, с какой стороны к нему подступиться. Как только удастся разгрести завалы хотя бы наполовину, можно переходить к правилу “1-3-5”. К этому моменту уже и самодисциплина проклюнется и зачатки силы воли появятся.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра – техника тайм-менеджмента, активно применявшаяся 34-м президентом США и названная в его честь. С помощью нее можно ранжировать свои дела не только по важности, но и по срочности. Всего получается 4 категории дел:

После того как распределите все дела по категориям, можно переходить к их выполнению. Ключевая категория дел – важные и несрочные. Именно ей должно быть посвящено 60 % времени (в идеале). Естественно, это возможно, только когда нет “горящих” важных дел, поэтому ваша задача – не допускать их накопления. Дела из категории “неважные и срочные” лучше всего делегировать, а от неважных и несрочных – и вовсе отказаться. Вот и вся наука.

Закон Парето

Закон Парето гласит: “20 % усилий приносят 80 % результата, а остальные 80 % усилий – лишь 20 % результата”. Как этот закон может помочь нам организовать свое время? Если мы выясним, какие именно 20 % оказываются самыми результативными, то сможем сосредоточиться на них, а остальные 80 % – делегировать.

Автофокус

Эта техника подходит для творческих людей, которые не любят загонять себя в жесткие рамки и следовать строго намеченному плану. Запишите все свои текущие задачи в том порядке, в котором они придут вам в голову. Затем пробегитесь по списку, выделите дела, требующие срочного выполнения, и сделайте их. Теперь можно переходить непосредственно к “автофокусировке”.

Суть метода в том, что вы должны выбирать задачи из списка не путем рациональных и нудных рассуждений, а слушая голос подсознания. Просматривайте список и ищите пункт, за который внимание зацепится как бы само, без участия воли. Его и выполняйте. Так, шаг за шагом, вы сможете справиться со всеми делами без надрыва и насилия над собой.

Этот интересный метод придумал гуру тайм-менеджмента Марк Форстер, за что ему большое спасибо. Людям с чувствительной нервной системой метод поможет снизить стресс и не растерять мотивацию.

Целеполагание и планирование

Если с освоением предыдущих техник у вас не возникло проблем, предлагаю двигаться дальше. Сейчас мы будем учиться правильно ставить цели и строить планы.

Списки дел

Самый простой и незатейливый способ распланировать время – составить список задач. Я бы отнесла его к категории “тайм-менеджмент для чайников”. Берите лист бумаги, записывайте все дела на день/неделю/месяц и держите его всегда под рукой.

Списки нужны, чтобы не хранить кучу информации в голове и всегда знать, чем заняться в конкретный момент времени. Ведь состояние “нечего делать” возникает чаще всего не тогда, когда дел действительно нет, а когда ты благополучно о них забыл.

Ведение ежедневника

Такая простая вещь, как ежедневник, может значительно увеличить личную продуктивность. Вы не встретите ни одного успешного делового человека без этого бумажного атрибута.

Автор книги “7 навыков высокоэффективных людей” Стивен Кови советует вносить в него все дела на неделю вперед, а по ходу этих 7 дней – лишь немного корректировать планы. Так вы не упустите ничего важного и будете иметь представление об объемах работы на каждый день заранее.

Пирамида Франклина

Пирамида Франклина – это не просто техника тайм-менеджмента, это система построения глобальных жизненных целей и ориентиров. В ней все ежедневные задачи и дела подчинены базовым ценностям человека. Вы всегда будете знать, зачем что-то делаете и как это конкретное действие приближает вас к целям.

Пирамида состоит из 6 уровней:

SMART

SMART – известный метод постановки задач. Согласно ему каждая конкретная задача должна соответствовать пяти критериям:

С помощью метода SMART можно щелкать как орешки небольшие задачи. Попробуйте, и вскоре сами в этом убедитесь.

Хронометраж

Автор методики – российский гуру тайм-менеджмента Глеб Архангельский. Он обратил внимание, что люди легко ведут учет времени, потраченного на важные дела, и при этом упускают из вида бесполезные занятия. Получается довольно внушительный пласт времени, потраченный непонятно на что.

Как работает техника “Хронометраж”: в течение двух недель вы записываете все, что делаете в течение дня, вплоть до 5 минут. Зафиксировать нужно в том числе перекуры, кофе-брейки, зависание в соцсетях, телефонные разговоры. Через полмесяца подвергните список анализу и посчитайте, сколько драгоценных часов в день вы тратите на ерунду.

Осознав это, вы сможете сократить время, потраченное непродуктивно, и посвятить его важным делам.

Диаграмма Ганта

С помощью этого метода можно управлять несколькими задачами одновременно, равномерно распределяя нагрузку и не боясь при этом сорвать сроки. Основное его преимущество – наглядность. Визуалы оценят по достоинству.

Диаграмма состоит из двух осей: на вертикальной располагается список задач, а на горизонтальной – даты. Вы отмечаете сроки, в которые должна быть выполнена та или иная задача. На диаграмме они будут отображаться в виде разноцветных прямоугольников. Теперь вы видите, когда и что нужно сделать, и не запутаетесь в условиях жесткой многозадачности.

Закон Паркинсона

Этот закон гласит: “Работа заполняет все время, отведенное на нее”. То есть если вам поручили проект, который реально сделать за неделю, но выделили на него 30 дней, вы закончите его аккурат к концу месяца. Поэтому так важно устанавливать дедлайны.

Это касается и рабочих задач, и личных. Если на работе временные рамки у вас довольно гибкие, сделайте их жестче самостоятельно. Так вы сможете успевать гораздо больше и избавитесь от привычки откладывать все на последний момент.

Интеллект-карты

Интеллект-карты помогут сделать ваши планы наглядными. Одно дело – когда смотришь на бездушный список, который сначала нужно прочесть и вникнуть. И совсем другое – когда перед вами единая картина, где каждой задаче отведено конкретное место.

Для создания интеллект-карт можно использовать как обычный лист бумаги, так и специальные электронные программы. В центр помещается глобальная цель, которую вы хотите достичь, и от нее идут ответвления к более мелким задачам. Которые, в свою очередь, тоже могут разделяться на подзадачи. Такая структура очень напоминает генеалогическое древо.

Организация работы

Большая часть техник тайм-менеджмента посвящены процессу организации рабочего времени. На этом этапе очень важно учитывать индивидуальные особенности и быть готовым к тому, что не все техники вам подойдут. Поэтому изучайте, пробуйте и адаптируйте их под себя. Если проявить упорство и творческий подход, можно добиться впечатляющих результатов.

Метод “Помидора”

Это моя любимая техника тайм-менеджмента, я пользуюсь ей постоянно. Она названа в честь кухонного таймера, выполненного в виде помидора. Именно такой таймер когда-то помог итальянцу Франческо Чирилло сдать экзамены в колледже, а затем сделал его знаменитым тренером и автором книг по личной эффективности.

Суть метода в чередовании периодов сосредоточенной работы с короткими перерывами. Поставьте таймер на 25 минут и постарайтесь максимально погрузиться в работу, ни на что не отвлекаясь. Сделать это будет несложно, ведь 25 минут – совсем небольшой промежуток времени. Когда отведенное время подойдет к концу, отдохните 5 минут и повторите цикл сначала. После четырех таких циклов сделайте длинный перерыв на полчаса.

Этот метод – просто находка для людей с рассеянным вниманием. Он позволяет разделить весь долгий процесс работы (марафон) на короткие отрезки (спринты). А еще он снижает уровень тревоги и стресса.

Метод “90/30”

Модификация предыдущего метода для более стойких и выносливых. Вместо классических 25 минут, предложенных Франческо Чирилло, фокусироваться на выполнении задачи нужно в течение полутора часов. А затем – полчаса отдыхать.

Попробуйте оба метода и решите, какой подходит именно вам. Кстати, вы можете сколько угодно экспериментировать с количеством минут и подогнать метод под свои индивидуальные особенности.

Временные блоки

Эта техника призвана устранить существенный недостаток всех списков дел. А именно – отсутствие представления о количестве времени, необходимого на выполнение каждой задачи. Пункты “выбросить мусор” и “написать квартальный отчет” занимают в списке по одной строчке, но при этом несоизмеримы по временным затратам.

Поэтому желательно завести хороший ежедневник, в котором можно распределять дела по часам. Он поможет вам сосредоточиться на каждой задаче и последовательно выполнять их, не отвлекаясь при этом на остальные. Например, вы точно знаете, что с 14.00 до 16.00 вам нужно заниматься уборкой и нет необходимости никуда торопиться в страхе не успеть сделать все остальные дела.

Канбан

Этот метод управления проектами позаимствован у компании Toyota и является частью знаменитой системы бережливого производства “точно в срок”. С помощью него можно визуализировать весь процесс работы, состоящий из множества задач, над которыми работают сразу несколько людей или групп людей. В личном тайм-менеджменте он также хорошо зарекомендовал себя.

“Канбан” в переводе с японского означает “карточка”. Суть метода в том, что каждая задача записывается на листок или в электронную карточку и помещается на доску. Доска может быть как настоящая, так и электронная. Ее нужно разделить на несколько блоков в зависимости от того, на какие этапы делится процесс работы. В классическом варианте предлагается делить доску на три столбца: “Нужно сделать”, “В процессе выполнения” и “Сделано”.

Затем вы помещаете все свои дела в графу “Нужно сделать” и начинаете выполнять по мере их актуальности. Те, за которые возьметесь, переносите в графу “В процессе выполнения”, законченные – в графу “Сделано”.

GTD

Систему GTD (Getting Things Done) описал в своей книге известный бизнес-тренер Дэвид Аллен. Она призвана освободить мозг от необходимости запоминать бесконечное количество задач. Я выделила основные тезисы системы:

ZTD

ZTD (Zen to Done) – облегченная версия предыдущей системы, придуманная блогером Лео Батутой. Для эффективной работы над задачами вам нужно выработать 10 полезных привычек:

Поедание лягушек на завтрак

Метод “Поедание лягушек на завтрак” предложил в своей книге всемирно известный гуру в области личной эффективности Брайан Трейси. “Лягушки” – самые неприятные и энергозатратные дела. Начинать работу лучше всего с них, хоть и велик соблазн отложить их на потом.

Расправившись с “лягушками” в первую очередь, вы почувствуете облегчение и заряд мотивации на выполнение других задач. Если же отложите их, будете испытывать стресс и постоянно мыслями возвращаться к ним.

Бифштекс из слона

“Слоном” в тайм-менеджменте называют объемные задачи, к которым просто так не подступиться. Представьте, что вам поручили приготовить на ужин блюдо из этого гигантского и неповоротливого животного. Попытки запечь или сварить его целиком не увенчаются успехом. Очевидно, что готовить его нужно по частям, разделив на несколько кусков.

Точно так же и с делами. Разбейте крупные задачи на более мелкие и поэтапно выполняйте их. Так постепенно справитесь с целым “слоном”, а может, даже и с “динозавром” или “синим китом”!

Последовательная смена задач

Этот принцип гласит: “Никогда не беритесь за несколько дел одновременно”. Сначала окончите одно дело и только потом переключайтесь на другое. Дело в том, что на переключение с одной задачи на другую наш мозг тратит в среднем 15 минут и энное количество энергии. Лучше это время потратить с пользой и не подвергать нервную систему лишним нагрузкам.

Правило 2 минут

Если у вас есть дело, на выполнение которого понадобится около 2 минут, сразу же сделайте его, не внося в список. Иначе на организационные моменты, связанные с ним, вы потратите больше времени, чем на выполнение. К таким делам относятся, например, телефонные звонки.

Zero Inbox

Изначально этот метод был придуман экспертом по повышению продуктивности Мэрилином Манном для работы с электронной почтой. Суть его в том, чтобы держать папку “Входящие” (Inbox) пустой. Все письма, попадающие в нее, должны быть обработаны и перемещены в другое место.

Как показала практика, метод отлично применим и для ведения дел. Папкой “Входящие” в этом случае служит изначальный список задач. Вы анализируете его и решаете, что сделать с каждым делом: отложить, удалить, делегировать или выполнить. Пока не разберетесь со всем списком, не закрывайте его. Этот метод отлично сочетается с системой GTD.

Fresh or Fried

Принцип придуман блогером Стефани Ли. Согласно ему ваш мозг после пробуждения с утра “свеж” (fresh) и продуктивен. Затем он постепенно теряет хватку и “поджаривается” (fried). Самые важные, ответственные и энергозатратные дела нужно планировать на начало дня. Те, что проще и приятней, – оставить на потом.

Стефани советует составлять список дел на следующий день с вечера и обязательно в хронологическом порядке. Так вы не запутаетесь и успеете сделать все важные дела, пока мозг не успел “поджариться”.

Метод 4D

Этот метод позволяет быстро и эффективно справляться с большими списками задач, которые обычно вгоняют в ступор любого неподготовленного человека. Каждая задача из списка должна быть подвергнута одному действию на букву D:

После всех манипуляций в первоначальном списке не должно остаться дел совсем. Этот метод перекликается с системой GTD и отлично ее дополняет.

Метод Тима Ферриса

Американский писатель и оратор догадался объединить принцип Парето и закон Паркинсона (их мы рассмотрели чуть раньше). В результате этого синтеза родился новый тезис: “Чтобы успевать больше, не нужно больше работать, нужно лучше фокусироваться”.

Если 20 % рабочего времени вы будете трудиться на пределе возможностей, то сможете получить те самые 80 % результата. Остальное время можно оставить рутинным задачам. Так вы сможете избежать выгорания и выкроить больше времени на отдых.

Заключение

Мы рассмотрели более 25 техник, методов и принципов тайм-менеджмента. Теперь пришло время применить их на практике. Предлагаю начать уже сейчас. Выберите одну технику, которую готовы внедрить в свою жизнь с завтрашнего дня, и укажите ее в комментариях. Посмотрим, какие методы пользуются наибольшей популярностью у читателей. Лично я выбираю матрицу Эйзенхауэра и торжественно обещаю впредь пользоваться ей регулярно.

Добрый день, уважаемые читатели!

Как у вас дела со временем? Все успеваете или живете в постоянном цейтноте? Сегодня я расскажу вам, что такое тайм-менеджмент и как он работает. Рассмотрим основные принципы, методы и техники, которые вы сможете применить сразу же после прочтения статьи. Будем вместе приводить ваши дела в порядок.

Определение

Термин “тайм-менеджмент” происходит от двух английских слов time и manage, что означает буквально “управление временем”. Изначально этим определением называли организацию рабочего процесса на предприятиях. Затем уже понятие перекочевало в повседневный обиход вместе с основными принципами и подходами. Сегодня без него не обходится ни один тренинг по личной эффективности.

Тайм-менеджмент – это набор специальных методов, техник, приемов, которые помогают увеличить продуктивность с помощью правильной организации времени. Внедрив их в свою жизнь, человек становится более эффективным и начинает больше успевать. Его техники универсальны и подходят как для мужчин, так и для женщин.

В основе тайм-менеджмента лежат знания о психологии человека. Богатый опыт исследований позволил выявить объективные закономерности в психике людей, которые определяют их продуктивность.

Например, ученые выяснили, что максимальное время сосредоточения на одной задаче без перерыва – 90 минут. Затем мозг начинает непроизвольно переключаться. Это знание легло в основу нескольких законов и принципов тайм-менеджмента.

Сегодня кафедры тайм-менеджмента есть в нескольких российских вузах. Появилась даже новая профессия – тайм-менеджер. Это специалист, который помогает людям максимально эффективно организовывать деятельность, учитывая их психологические особенности. Клиентами тайм-менеджеров чаще всего становятся руководители крупных фирм, желающие оптимизировать рабочий процесс и повысить продуктивность труда.

Для чего нужен тайм-менеджмент

Ритм жизни в современном мире с каждым годом ускоряется. Только те, кто способен идти в ногу со временем, не отставая ни на шаг, смогут добиться успеха и реализоваться в жизни.

Сегодня сложно найти человека, который мог бы похвастаться тем, что все успевает. Дом, учеба, работа, спорт, семья – все это требует нашего внимания, сил и времени. “Ах, как жаль, что в сутках всего 24 часа!” – вздыхают люди и продолжают бешеную гонку за счастьем. Мы никак не можем увеличить количество часов, отведенных нам, но мы можем выжать максимум из того, что есть.

Представьте, что за день вам нужно выполнить пять важных дел: написать отчет по работе, сводить ребенка в поликлинику, вымыть все окна в квартире, пройти онлайн-урок английского и позаниматься в тренажерном зале.

При обычных условиях вы бы с трудом уложились в отведенные временные рамки и наверняка освободились бы где-то ближе к полуночи. Владея же техниками тайм-менеджмента, вы потратите на все эти дела в 1,5–2 раза меньше времени.

В тайм-менеджменте нет ничего сложного, от вас не потребуется каких-то сверхъестественных знаний и навыков. Для людей, работающих над собой и занимающихся саморазвитием, эта система – настоящая находка. Немного времени на изучение и внедрение техник, чуточку самодисциплины – и вы хозяин своего времени!

Распространенные мифы о тайм-менеджменте

В нашей стране к тайм-менеджменту, как и ко всему новому, до сих пор относятся с опаской. С одной стороны, людей отталкивает странное заморское название, а с другой – витающие вокруг него мифы и стереотипы. Я постараюсь развеять самые распространенные из них и убедить вас, что у этого явления одни только плюсы.

Миф № 1. Все это чепуха – управлять временем невозможно

Время – объективная величина, поэтому человек действительно не может на него влиять. Но, говоря об управлении временем, имеют в виду нечто совсем другое. Правильнее было бы сказать “управлять собой”.

Тайм-менеджмент не превратит вас в заклинателя времени, он всего лишь научит успевать делать больше, чем вы привыкли. Его техники в большинстве своем просты и доступны каждому. Поэтому не стоит пугаться громких и неправдоподобных формулировок, за ними скрывается весьма безобидное содержание.

Миф № 2. Мне придется больше и усерднее работать

Методы тайм-менеджмента направлены не на увеличение объема работы, а на повышение результативности деятельности. Достигается это путем правильного планирования, расстановки приоритетов и устранения отвлекающих факторов, так называемых “пожирателей времени”.

Вам не придется изматывать себя работой и отказываться от личного времени. Скорее наоборот. Благодаря тайм-менеджменту у вас появятся дополнительные часы, которые вы сможете использовать на свое усмотрение.

Миф № 3. Тайм-менеджмент сделает из меня бездушную машину и лишит мою жизнь спонтанности

Давайте представим двух людей – назовем их Вася и Петя. Вася живет в постоянном хаосе, ничего не успевает и все время куда-то торопится. Из-за этого большую часть дел он делает неосознанно, как бы “на автомате”. Ему некогда отвлекаться на всякие мелочи вроде созерцания заката или задушевной беседы с сыном, зато больше часа в день он, сам того не подозревая, тратит на соцсети и игры в телефоне.

Совсем другое дело Петя. Он привык планировать свои дела и строго придерживаться плана. Ему хватает самодисциплины не отвлекаться во время работы на что-то ненужное и бесполезное. Поэтому он никогда не спешит и проживает каждую секунду своей жизни осознанно. Он всегда находит время на семью, потому что это один из главных приоритетов его жизни.

Чья жизнь больше похожа на жизнь бездушной машины? Думаю, ответ очевиден. В роботов нас превращает не планирование и следование расписанию, а отсутствие осознанности и контакта с жизнью.

Главные принципы эффективного управления временем

Тайм-менеджмент держится на трех китах: целеполагании, расстановке приоритетов и планировании. Давайте рассмотрим, как каждая составляющая помогает управлять нашим временем.

Правильно поставленные цели могут сэкономить вам кучу времени уже в самом начале пути. Разберитесь с ними, иначе вы будете постоянно топтаться на месте.

У вас должны быть глобальные цели, к которым хотите прийти, и промежуточные задачи по их достижению.

Например, вы решили начать заниматься английским и за год с уровня Elementary добраться до Intermediate. Эту цель вам нужно будет разбить на более мелкие задачи, с которыми вам будет проще и комфортнее взаимодействовать. А именно: выучить 10 английских времен, набрать 2 500 слов словарного запаса, научиться грамотно изъясняться и понимать чужую речь.

Для постановки таких вот задач в тайм-менеджменте используется принцип SMART.

Исходя из этого принципа, нужно каждую задачу проверять на соответствие пяти критериям:

Теперь, когда мы определились с конкретными целями, нужно научиться ранжировать их по значимости. Целей может быть очень много: одни более важные, другие – менее, а третьи – совсем незначительны. Если выполнять их хаотично, на что-то важное может попросту не хватить времени.

Самый простой метод для расстановки приоритетов на каждый день называется способом АБВГД (ABC). Суть его в том, что вы составляете ежедневный список задач в порядке убывания их значимости – от самой главной до самой второстепенной. И выполнять стараетесь в том же порядке. Так вы точно не упустите ничего важного.

Первая задача в списке, как правило, бывает и самой трудоемкой. Каким бы ни был сильным соблазн отложить ее на потом, делать этого нельзя. У вас может попросту не хватить на нее сил после выполнения всех остальных задач.

Если эта задача останется невыполненной, общий итог дня будет неудовлетворительным, даже когда сделано все остальное. Зато если вы выполните ее в первую очередь, вы тут же почувствуете свободу и прилив сил для выполнения более мелких дел.

Это правило сформулировал Брайан Трейси – автор бестселлеров по психологии успеха. Оно носит название “Съесть лягушку на завтрак”. “Лягушка” в этом случае – самое трудоемкое и сложное дело на текущий день.

Способ АБВГД подходит не для всех случаев. Представьте, что у вас дома прорвало трубу и вам нужно срочно заняться устранением этой проблемы. Хоть это дело не такое уж и важное, с точки зрения ваших глобальных целей, но отложить его на потом не получится.

Тут вам на помощь может прийти матрица Эйзенхауэра, названная в честь президента США. С помощью нее задачи ранжируются не только по значимости, но и по срочности. В итоге получается 4 категории текущих задач:

С целями и приоритетами разобрались. Теперь нам не составит труда научиться эффективно планировать. Для продуктивной жизни вам будут нужны как долгосрочные планы, так и планы на каждый день. Сначала разберемся с долгосрочными.

“Лягушек” мы с вами сегодня уже ели, пришло время и для “слонов”. “Слоном” в тайм-менеджменте называют большую задачу, которую невозможно выполнить с наскока. Из них и формируются долгосрочные планы.

Например, сделать ремонт к Новому году, похудеть к лету, накопить на новую машину.

Что же с ними делать? Очевидно, что “есть слона” нужно не целиком, а разделив на части. Каждый день по маленькому кусочку – и вскоре от него не останется и мокрого места.

Рассмотрим на уже знакомом нам примере. Помните, мы разделили нашу цель “достичь уровня Intermediate в английском за год” на несколько задач, одна из которых “увеличить словарный запас до 2 500 слов”? Давайте разделим ее на маленькие кусочки, чтобы она не казалась нам такой страшной.

Наш текущий уровень – Elementary, а это где-то 1 000 слов словарного запаса. Значит, выучить нам предстоит около 1 500 слов (2 500 минус 1 000). Заниматься мы планируем каждый день. Количество слов делим на количество дней в году – получается примерно по 4 слова в день нам нужно учить, чтобы справиться с задачей. Теперь можно смело вписывать этот пункт в наше повседневное расписание.

С краткосрочными планами дела обстоят намного проще. Помните, мы рассматривали матрицу Эйзенхауэра? Стивен Кови, автор книги “7 навыков высокоэффективных людей” советует составлять ее перед началом каждой недели. По его мнению, 7 дней – идеальный отрезок времени для краткосрочного планирования. Распределяйте все дела по дням недели в следующем порядке:

Выбирая время для каждого дела, применяйте уже известный нам метод “поедания лягушек”.

Методы и техники

С некоторыми методами тайм-менеджмента мы уже успели ознакомиться. Давайте рассмотрим еще несколько.

Метод 10 минут

Если есть задача, которую вы совсем не хотите выполнять, скажите себе: “Я позанимаюсь ей всего 10 минут, а потом переключусь на что-то более приятное”. Как правило, этого времени хватает, чтобы втянуться и уже не останавливаться.

Принцип Парето

Согласно этому принципу 20 % наших дел приносят нам 80 % результата, а остальные 80 % дел – всего 20 % результата. Наша задача – разобраться, какие именно дела самые продуктивные, и сфокусироваться на них.

Задача заполняет все время, отведенное на нее. Говоря простыми словами, если у вас есть две недели на подготовку к экзаменам, вы закончите подготовку аккурат к концу второй недели. Даже если весь материал можно выучить за один вечер. Из этого закона вытекает важное правило – обязательно устанавливайте дедлайны!

Метод “Канбан”

“Канбан” переводится с японского как “карточка”. Этот метод позволяет визуализировать процесс планирования и выполнения задач.

Возьмите доску для стикеров и разделите ее на три столбца: Нужно сделать, Делаю и Сделано. Затем напишите все свои задачи на стикерах и разместите по столбцам. В процессе выполнения задач перемещайте карточки из одного столбца в другой. Вместо доски с карточками, можно использовать какой-нибудь сервис по организации дел типа Trello.

Больше инструментов из арсенала тайм-менеджмента вы найдете в нашей статье “Техники управления временем”.

Лучшие книги по тайм-менеджменту

Если вы хотите заняться тайм-менеджментом всерьез, без чтения специальной литературы не обойтись. Предлагаю вам мини-подборку самых популярных книг по управлению временем:

Ознакомьтесь с полной подборкой книг по тайм-менеджменту.

Приложения для тайм-менеджмента

Если 30 лет назад единственным помощником в тайм-менеджменте был ежедневник, то сегодня в нашем распоряжении огромное количество электронных приложений, облегчающих управление временем. Рассмотрим самые удачные из них.

Trello

Сервис, реализующий японский принцип “Канбан” – доску с карточками задач. Подходит как для личного применения, так и для управления проектами в командах. К карточкам можно прикреплять метки, чек-листы, устанавливать дедлайны, менять обложку.

Основные преимущества: наглядность, интуитивный интерфейс, доступность для всех видов устройств, возможность добавлять участников и вести совместные проекты.

Todoist

Приложение для управления списками задач с очень богатым функционалом. С помощью него можно составлять планы на каждый день, сортировать задачи по проектам и подпроектам, ранжировать их по важности, добавлять голосовые напоминания и многое другое. Придется немного покопаться в руководстве пользователя, но это того стоит! Доступно для Android и iOS.

Sectograph

Самое оригинальное приложение среди ему подобных. В нем задачи располагаются на циферблате часов в соответствии со временем, когда они должны быть выполнены. Можно настроить уведомления о начале и окончании временного отрезка, отведенного под конкретную задачу, а также добавить часы как виджет на главный экран. Sectograph идеально подойдет для последователей системы GTD. Доступно пока только для Android.

Еще больше сервисов ищите в нашей подборке приложений для тайм-менеджмента.

Давайте подведем итоги. Мы с вами выяснили, что тайм-менеджмент – крайне полезная и эффективная вещь, и рассмотрели его основные принципы и постулаты. Лично я регулярно применяю его подходы, методики и техники в повседневной жизни. Мои любимые – принцип SMART и правило 10 минут.

Начните и вы потихоньку внедрять их в свою жизнь. Читайте книги, устанавливайте приложения, проходите курсы и тренинги по тайм-менеджменту. Уже через месяц вы заметите первые результаты и не захотите останавливаться. Делитесь своими впечатлениями в комментариях, задавайте вопросы – с удовольствием отвечу всем!