Пример плана управления проектом

Проект – это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или результатов.

Проект имеет цели, начало и завершение проекта (цели проекта достигнуты).

Возможные результаты проекта

Управление проектами выполняется с помощью применения и интеграции логически сгруппированных 42 процессов управления проектами, объединенных в 5 групп процессов. Эти 5 групп процессов следующие:

Состав управления проектами

В управление проектами, как правило, входит:

Связи между управлением портфелями, управлением программами и управлением проектами

Стратегии и приоритеты организации связаны между собой и имеют связи с портфелями и программами, а также между программами и отдельными проектами.

Портфель – это набор проектов или программ и других работ, объединенных вместе с целью эффективного управления данными работами для достижения стратегических целей.

Программа – это ряд связанных друг с другом проектов, управление которыми координируется для достижения преимуществ и степени управляемости, недоступных при управлении ими по отдельности. Программы могут содержать элементы работ, имеющих к ним отношение, но лежащих за пределами содержания отдельных проектов программы. Проект может быть или не быть частью программы, но программа всегда содержит проекты.

Проекты и стратегическое планирование

Проекты зачастую используются как средство выполнения стратегического плана организации. Проекты, как правило, санкционируются в результате одного или нескольких из следующих стратегических соображений:

Офис управления проектами

Офис управления проектами (Project Management Office, PMO) – это подразделение или организация, осуществляющее различные функции, относящиеся к централизации и координации управления проектами, входящими в его сферу ответственности. Сфера ответственности офиса управления проектами может варьироваться от оказания поддержки в управлении проектами до прямого управления проектом.

Основная функция PMO заключается в поддержке управления проектами различными способами, среди которых можно выделить следующие:

Менеджеры проектов и PMO преследуют разные цели и, таким образом, руководствуются различными требованиями. Тем не менее, все их действия ориентированы на стратегические интересы организации. Разница между ролью менеджера проекта и PMO может заключаться в следующем:

Роль менеджера проекта

Менеджер проекта – это лицо, назначаемое исполняющей организацией ответственным за достижение целей проекта. Роль менеджера проекта отличается от роли функционального менеджера или операционного менеджера. Как правило, функциональный менеджер сосредоточен на обеспечении надзора за некоей зоной управления, а операционные менеджеры несут ответственность за определенное направление основной деятельности компании.

В зависимости от структуры организации менеджер проекта может подчиняться функциональному менеджеру. В других случаях менеджер проекта может быть одним из нескольких менеджеров проектов, подотчетных менеджеру портфеля или программы, который несет ответственность за проекты в масштабах предприятия. В структуре такого типа менеджер проекта тесно сотрудничает с менеджером портфеля или программы для достижения целей проекта и обеспечения соответствия плана проекта комплексному плану программы. Многие инструменты и методы управления проектами специфичны для управления проектами. Тем не менее, понимание и применение знаний, инструментов и методов, признанных в качестве хорошей практики, недостаточно для эффективного управления проектами. В дополнение к специальным навыкам и знанию общего менеджмента, необходимым для проекта, эффективное управление проектами требует наличия у менеджера проекта следующих характеристик:

1. Знания. Это относится к тому, что менеджер знает об управлении проектами.

2. Результативность. Это относится к тому, что менеджер способен сделать или достичь, применяя свои знания об управлении проектами.

3. Личные качества. Это относится к тому, как менеджер проекта ведет себя во время выполнения проекта или связанной с ним деятельности. Личная эффективность охватывает установки, основные личностные характеристики и лидерские качества – способность управлять командой проекта при достижении целей и уравновешивании ограничений проекта.

Факторы среды предприятия

Факторы среды предприятия охватывают как внутренние, так и внешние факторы среды, окружающие проект или влияющие на его успех. Эти факторы могут возникать со стороны любого или всех предприятий, вовлеченных в проект. Факторы среды предприятия могут расширить или ограничить возможности управления проектом, а также положительно или отрицательно сказаться на результате. В большинстве процессов планирования такие факторы рассматриваются как входы.

К факторам среды предприятия относятся (перечень не исчерпывающий):

План управления проектом. Формирование иерархической структуры проекта. Построение ИСР. Определение содержания проекта. Критические факторы успеха. Формирование списка работ (операций) проекта. Определение логической последовательности выполнения работ. Оценка трудоемкости и потребности в ресурсах
Определение длительности операций. Исходная информация процесса определения длительности операций. Результаты процесса оценки длительности операций. Концептуальная оценка стоимости проекта. Формирование сметы. Шаблон сметы проекта. Проверка качества составления сметы проекта. Разработка базового плана по стоимости проекта.

План управления проектом

Процесс разработки плана управления проектом есть процесс документации действий, необходимых для определения, подготовки, интеграции и координации всех вспомогательных планов. Корректно составленный план управления проектом является основным источником информации о том, как проект будет планироваться, оцениваться, контролироваться и закрываться. План управления проектом обновляется и редактируется в рамках процесса осуществления интегрированного управления изменениями проекта (см. соответствующий раздел), для поддержки версионности документа рекомендуется использовать управления документом, которого представлен в табл. 1.6.

План управления проектом может быть либо резюмирующим, либо детализированным и состоять из одного или нескольких вспомогательных планов и прочих элементов.

План управления проектом рекомендуется разделять на 3 блока по характеру содержащейся в них информации.

Рассмотрению основных вспомогательных планов управления и элементов базовой линии проекта, равно как и описанию ключевых методов и процедур составления этих планов, посвящены отдельные данной книги.

Формирование иерархической структуры проекта

Модель может быть выполнена графически, в виде древовидной структуры или в виде словесного описания. С ее помощью структурируется и определяется все .

Построение ИСР

Существуют два основных способа разработки : «сверху вниз» и «снизу вверх». Далее приводится описание подхода «сверху вниз».

Принимая во внимание тот факт, что число пакетов влияет на время и стоимость управления проектом, нужно выбрать такое количество пакетов работ, для управления которыми есть время и бюджет. Вообще говоря, пакетом работ мы будем называть основной элемент управления , дискретную задачу, имеющую определимые конечные результаты, за достижение которых отвечают организационные единицы. Очевидно, должны представлять небольшие результаты и быть управляемыми.

Для определения степени детализации нужна следующая информация:

со следующей детализацией:

Несмотря на уникальность каждого проекта, предыдущего проекта часто может служить шаблоном для нового. Например, большая часть проектов внедрения ИС в конкретной организации будет иметь одинаковые жизненные циклы, а потому и одинаковые или схожие результаты каждой фазы. Шаблон представляет собой древовидную структуру работ, детализированную до уровня пакетов работ, которую можно адаптировать под конкретные проекты в конкретной области приложения.

Определение содержания проекта

Описание содержания проекта представляет собой формулировку проекта — что необходимо сделать. Процесс разработки предварительного описания содержания проекта описывает и документирует характеристики и границы проекта и связанные с ним продукты и услуги, а также методы приемки и управление содержанием.

Описание содержания должно позволять оценить желаемый результат и выступать в качестве основы для составления базового плана содержания, которому необходимо следовать при выполнении всех проекта. В известном смысле описание содержания проекта можно сравнить с границами проекта — он говорит о том, что за границы не допускается без санкции руководителя и что все находящееся в этих границах представляет собой решений, в котором разрешается действовать команде проекта.

Автором данного документа является назначенный уставом проекта , следовательно, данный документ пишется с позиции исполнителя проекта.

К информации, имеющей ключевое для составления описания содержания проекта, относятся:

В табл. 2.1 приведены требования к описанию содержания проекта: перечислены обязательные с необходимыми рекомендациями и пояснениями к их наполнению. Аналогично уставу проекта для поддержания версионности разрабатываемого документа и отслеживания его статуса рекомендуется использовать управления документом, которого был приведен в разделе об уставе проекта.

Нам всем нравится, когда в проекте всё идёт гладко: есть чёткий план, все знают, что и в какие сроки нужно делать, а проект завершается вовремя и в рамках бюджета. Но что, если вы именно тот, кому поручено подготовить такой план и управлять этим проектом?

Планирование проекта занимает много времени и, как правило, требует выполнения массы повторяющейся ручной работы по запуску проекта, такой как создание разделов, составление шаблонов задач и распространение информации среди заинтересованных сторон и участников совместной работы. Шаблоны проекта помогают сократить объем подготовительной работы по проекту, с тем чтобы вы с коллегами по группе могли взять с места в карьер. Кроме того, хороший шаблон проекта не просто облегчает запуск одного отдельно взятого проекта, но и создаёт условия для успешной реализации всех будущих проектов.

Читать о том, как успешно управлять несколькими проектами

Что такое шаблон проекта?

В отличие от планирования проекта с нуля, шаблон проекта предоставляет готовые элементы, которыми можно пользоваться в начале работы. В зависимости от используемого инструмента в шаблоне проекта могут быть разделы, примеры заданий, теги задач и многое другое. Шаблон проекта позволяет быстро подготовить проект и раньше приступить к работе.

Как шаблоны помогают в планировании проекта?

План проекта — это схема ключевых компонентов, необходимых вашей команде для успешного достижения целей проекта. В хорошем плане проекта излагаются ожидаемые результаты проекта, объём проекта и его график. В частности, в качественном плане должны быть отражены семь ключевых элементов проекта:

Не в каждом шаблоне проекта обязательно присутствуют все эти элементы. Тем не менее, хороший шаблон проекта содержит образцы задач, с помощью которых вы и ваша группа могут обеспечить потребности проекта, спланировать его ожидаемые результаты и начать работу в рекордные сроки.

Читать о том, как создать план проекта, который будет вести вас правильным курсом

Поиск подходящего инструмента для шаблонов проектов

Качество инструмента, который вы используете для работы с шаблонами проекта, не менее (а может быть, и более) важно, чем качество самого шаблона проекта. Существует множество средств управления проектами, призванных помочь группам в планировании проектов, но не все они одинаковы.

Конечно, вам необходим инструмент, в котором есть бесплатные и простые в использовании шаблоны проекта, но не стоит ограничиваться лишь этим. Чтобы инструмент для работы с шаблонами проекта отвечал всем вашим требованиям, он должен отличаться гибкостью, достаточной для планирования сложных проектов от первых ожидаемых результатов до конечной глобальной цели проекта.

Полагаем, лучше всего начать с Asana. Asana — это инструмент управления работой, с помощью которого ваша группа может координировать рабочие процессы вместе с проектами. Платформы для управления работой помогают выполнять отдельные проекты, а также позволяют создавать воспроизводимые процессы и надёжные системы, которые ваша группа может использовать не только для одного, но и вообще для всех проектов.

Читать о разнице между управлением работами и управлением проектами

Одиннадцать простых и бесплатных шаблонов плана проекта

Если вы не считаете себя профессиональным руководителем проектов и не знаете, с чего начать, вы попали в нужное место. Ниже приводятся одиннадцать шаблонов, которые помогут в кратчайшие сроки запустить ваш очередной проект.

Простой шаблон проекта для начала работы

Бесплатный шаблон кросс-функционального проекта

Абсолютно одинаковых проектов не бывает. Однако у всех планов проекта есть общие базовые элементы. Основу для составления плана проекта дают чёткие цели, ожидаемые результаты и сроки.

Кроме того, они позволяют разбить большой проект, к которому страшно даже подойти, на более мелкие и вполне реализуемые этапы. Обязательно сформируйте группу, которая будет работать над проектом, и чётко определите роль каждого участника.

Если вы всё ещё не знаете, с чего начать, попробуйте использовать наш шаблон простого плана проекта. Он поможет распределить все задачи вашего проекта по вехам в рамках работы по планированию, и вы будете видеть уровни приоритетности и статус задач.

Читать о том, как устанавливать вехи проекта, достигать их и выражать за это признательность

Шаблон проекта по маркетингу продукта

Бесплатный шаблон запуска кампании по маркетингу

У менеджеров по маркетингу продуктов множество обязанностей. Они проводят маркетинговые исследования для выработки стратегии в отношении продукта, формулирования тезисов, позиционирования и вывода новых продуктов на рынок. Зачастую они также по факту выполняют функции руководителей проектов по запуску продукта, координируя взаимодействие между группой разработки, отделом маркетинга и творческими коллективами с целью обеспечения готовности новых продуктов к отгрузке и своевременного предоставления средств для их запуска.

Вместо того чтобы заново изобретать велосипед при каждом запуске, воспользуйтесь нашим шаблоном проекта по запуску маркетинга продукта для создания собственного плана. В нём предусматриваются такие действия, как задание целей по запуску и определение стратегии в отношении разных каналов, чтобы вы не забыли ничего важного при запуске нового продукта.

Соблюдайте сроки публикации

Бесплатный шаблон редакционного календаря

Управление контент-календарём — это непрерывный проект, который требует постоянного контроля большого количества подвижных элементов. От постановки задач авторам текстов до художественного оформления, рецензирования и корректорской правки — каждый элемент создаваемого контента похож на самостоятельный мини-проект с чётко определёнными этапами.

Читать о том, как создать календарь проекта и управлять им для обеспечения успешной работы команды

Чтобы процесс создания контента шёл правильным курсом, воспользуйтесь нашим шаблоном контент-календаря. Он позволяет в одном месте управлять всеми материалами (от идеи до воплощения), которые вы пишете, редактируете и публикуете.

Шаблон проекта маркетинговой кампании

Планирование и реализация играют решающую роль в успехе маркетинговой кампании. Однако если вы управляете кампанией впервые, то контроль выполнения каждой отдельной задачи может показаться весьма утомительным занятием. Какие материалы необходимо подготовить? Кто будет их создавать? Что делать, если что-то пойдёт не так?

Наш шаблон проекта кампании позволяет составить план всей кампании и контролировать ежедневную работу по его реализации, которую ведёт ваша группа. Используйте шаблон для отслеживания материалов и результатов, планирования и выполнения стратегии по каналам и многого другого.

Загрузить руководство маркетолога

Шаблон управления агентством для успешного выполнения совместной работы

Бесплатный шаблон для совместной работы с агентствами

Для большинства проектов вы, скорее всего, соберёте рабочую группу из сотрудников компании. Однако в некоторых случаях для реализации проекта вы можете прибегнуть к помощи маркетингового или креативного агентства. Ведёте ли вы рекламную кампанию, выполняете обновление бренда или проводите исследование, успешное партнёрство начинается с чёткого плана и постоянной координации, а это может оказаться проблематичным, если вы общаетесь только по почте или созваниваетесь раз в неделю.

К счастью, есть шаблон, позволяющий управлять вашим очередным проектом с привлечением внешнего агентства. Используйте его, чтобы в одном месте составлять творческие задания, отслеживать получаемые результаты, ход выполнения работы, уровни приоритетности и бюджета, с тем чтобы вы могли сосредоточиться на выполнении полезной совместной работы.

Шаблон проекта исследования среди пользователей для организации проектов, связанных с разработкой пользовательских интерфейсов

Бесплатный шаблон для исследований среди пользователей

Исследование пользовательского поведения является важной частью процесса разработки продукта. Именно на этом этапе менеджеры по продуктам и специалисты по анализу удобства использования узнают о потребностях и целях своих клиентов, получая данные, позволяющие открывать совершенно новые возможности для создания продуктов.

Вести исследовательский проект — дело непростое. От поиска участников и сбора данных до анализа полученной информации и выработки рекомендаций — всё это нуждается в планировании и управлении. Наш шаблон проекта по исследованию пользовательского поведения поможет команде определить цели исследования и сформулировать вопросы, а также позволит систематизировать сделанные наблюдения. При использовании шаблона плоды вашего труда не затеряются в документах или электронных таблицах.

Шаблон для планирования спринта в рамках управления agile-группами

Бесплатный шаблон для планирования спринтов

Планирование спринтов помогает проектным и техническим группам, использующим систему Agile, определять приоритеты в работе и решать, кто может взять на себя те или иные проекты. Планирование спринтов с ежедневными стендапами и ретроспективами является частью более крупного scrum-фреймворка.

Ваша команда плотно загружена, и вам нужен шаблон планирования спринта, которым удобно пользоваться. При этом вам также необходим доступ к различным данным проекта, в том числе к подробной информации о продукте, кто чем занимается, каков статус работ, уровень приоритета и когда должна быть выполнена та или иная задача. Наш шаблон планирования спринта позволяет облегчить всю эту работу и высвободить достаточно времени, чтобы ваша группа могла действовать оперативно, быстро получать результат и доставлять его по назначению.

Читать об Asana для Agile и Scrum

Шаблон повестки заседания совета директоров для ведения протокола

Бесплатный шаблон повестки заседания совета директоров

Крайне важно, чтобы заседания совета директоров проходили продуктивно, но для этого требуется определённая подготовительная работа. Совету нужен простой способ, позволяющий планировать, хранить важную информацию для предстоящих заседаний и обмениваться ей, не тратя лишнее время на координацию по почте или копание в электронных таблицах.

Наш шаблон обеспечивает эффективность планирования и организации таких заседаний без особых усилий. Шаблон повестки заседания совета директоров — это единый инструмент, позволяющий делиться повесткой заседания, фиксировать поручения в его ходе, а также хранить всю важную документацию, например протоколы предыдущих заседаний и справочные материалы.

Шаблон запросов на работы для упрощения процесса сбора заявок

Бесплатный шаблон запроса на выполнение работ

Заявки на выполнение работ могут быстро выйти из-под контроля, если они подаются как попало и в разных форматах. Чтобы с ними не возникало проблем, следует наладить централизованное отслеживание и управление. А для упрощения работы вашей группы также необходим процесс сбора заявок, который обеспечивал бы единство информации, получаемой с их помощью.

Итак, вам нужен шаблон заявки на работы. Поступают ли к вам творческие задания, заявки на выполнение работ или запросы в отдел ИТ, наличие единого источника достоверной информации имеет решающее значение. Наш шаблон заявки на работы также можно объединить с формами, чтобы гарантированно получать все необходимые сведения непосредственно при подаче заявки.

Читать о том, как быстро проделать путь от заявки до результата

Шаблон плана продаж

Бесплатный шаблон плана продаж

План продаж не должен стать документом, который вы создали в начале цикла продаж, а затем отложили в сторону. Чтобы специалистыпо продажам могли сформировать и поддерживать прочную основу, им необходим тщательно проработанный, структурированный план продаж.

Имея эффективный шаблон плана продаж, вы можете централизованно фиксировать цели отдела продаж, целевую аудиторию, целевые показатели доходности, стратегии и препятствия, которые могут возникать на вашем пути. Воспользуйтесь нашим шаблоном плана продаж, в котором есть структура, необходимая для подготовки каждой отдельной части вашего плана продаж.

Создание унифицированного процесса адаптации

Бесплатный шаблон для подготовки новых сотрудников

Менеджеры вкладывают столько времени и сил в поиск наилучшего кандидата, что подготовка к его адаптации в коллективе может происходить в авральном режиме. Для того чтобы каждый новый сотрудник чувствовал себя комфортно, необходимо стандартизировать процесс адаптации и предоставить всем менеджеру по подбору персонала всё необходимое для успешной работы.

Контрольный список адаптации новых сотрудников — это стандартизированный процесс, которому должен следовать каждый менеджер. В таком списке необходимо обозначить ключевые элементы, по которым должны работать менеджеры, включая приветственные письма, персональную встречу и сопровождение нового участника коллектива, требования для специалистов отдела ИТ в части подготовки рабочего места и многое другое. И хотя в каждом отделе могут быть свои традиции и требования к обучению, стандартизация общей схемы адаптации по нашему шаблону контрольного списка для новых сотрудников создаст менеджерам и новичкам все условия для успешного прохождения этого процесса.

Читать о том, как использовать Asana для адаптации новых сотрудников

Настраиваемые шаблоны проектов

Бывают ситуации, когда требуется объединить определённые рабочие процедуры вашей группы в одном шаблоне. В таком случае необходимо преобразовать выполненные ранее проекты в шаблоны с возможностью сохранения некоторых элементов, таких как задачи, ключевые вехи и этапы проекта. Имея в своём распоряжении чёткий план проекта, превратите его в шаблон, который можно будет использовать в будущем.

С помощью инструмента управления работой, такого как Asana, любой ранее выполненный проект можно преобразовать в шаблон. После этого останется только выбрать даты начала и завершения проекта — и можно приступать к его реализации по чёткому индивидуально проработанному плану.

Чем лучше шаблоны проектов, тем эффективнее их планирование

Запуск нового проекта может быть напряжённым событием, особенно если вы отвечаете за планирование и управление этим проектом.

С какими бы проектами вы ни работали, — запуск нового продукта, маркетинговая кампания или что-то ещё — шаблоны дают вам основу, чтобы не нужно было создавать план с нуля. А если пользоваться инструментом управления проектами, таким как Asana, ваш проект просто обречён на успех.

Готовы создать план очередного проекта? Попробуйте использовать шаблон проекта от Asana.

Планировать проекты с помощью Asana

Планы проектов необходимы для грамотной организации и выполнения всех связанных с проектом действий. Хороший план проекта помогает начать работу со всеми необходимыми элементами под рукой: от целей и бюджетов до вех и планов обмена информацией. С помощью плана работ вы сэкономите время (избежав ненужной головной боли) и обеспечите успешность своего проекта.

Что такое план проекта?

План проекта, также называемый планом работ, представляет собой своего рода схему ключевых элементов, которые необходимо реализовать, чтобы коллектив успешно достиг целей проекта. План проекта должен содержать информацию о графике проекта, объёме работ, сроках их выполнения и ожидаемых результатах. Кроме того, он должен быть создан на платформе, доступной всей команде. Создав план проекта в системе управления работой, вы сможете централизованно планировать и контролировать работу, а также вести отчётность по ней.

Если вы все ещё не понимаете, что такое план проекта, ниже приводятся его отличия от других элементов проекта:

План проекта и план работ

План проекта и план работ — это одно и то же. Разные группы и отделы могут отдавать предпочтение тому или иному термину, но оба они в конечном счёте описывают одно и то же понятие: общий перечень действий, которые необходимо предпринять, чтобы достичь целей проекта.

План проекта и устав проекта

— это инструмент, который можно использовать для получения согласования от ключевых заинтересованных сторон перед началом проекта. Поэтому устав проекта создаётся до начала работы над планом проекта. Устав проекта — это упрощённая версия плана проекта, в которой указываются только цели, объём и обязанности в рамках проекта. После согласования устава проекта можно приступить к созданию его плана с более детальной прорисовкой ключевых элементов.

Читать о трёх элементах, необходимых каждому уставу проекта

План проекта и объём проекта

Объём проекта определяет его размер и границы. Это часть плана проекта, поэтому необходимо определить объём проекта и поделиться им со всеми заинтересованными сторонами. В случае обнаружения расползания границ проекта, можно будет уточнить объём, заранее определённый в плане проекта, и вернуться в предусмотренные рамки.

Чтобы ваш стратегический план был полным, в него необходимо включить график проекта, но для плана работ требуется не только это. Также нужно указать и другие ключевые элементы, такие как заинтересованные стороны, цели и вехи.

Читать краткое руководство по определению объёма проекта за 8 действий

План проекта и agile-проект

Управление проектами методом Agile — это основа, позволяющая разбить работу коллектива на типовые компоненты. Принципы Agile часто используются в сочетании со Scrum- и спринт-методологиями. Как и в случае любого другого проекта, командам, работающим по системе Agile, не помешает составить план проекта до начала работ.

Почему планы проекта так важны?

Планы проекта закладывают основу для всего проекта. Без него у вас не будет первого критически важного этапа в общем процессе управления проектами. Чётко прописанный план управления проектом служит ориентиром для всех заинтересованных сторон и обеспечивает ясность их функций в проекте. По нему можно судить о наличии всех необходимых ресурсов до начала реализации проекта.

Кроме того, план проекта позволяет вам как лицу, ответственному за его реализацию, прогнозировать возможные проблемы ещё на этапе планирования. Таким образом вы сможете обеспечить реализуемость проекта и при необходимости скорректировать его курс. Согласно исследованию, проведённому Институтом управления проектами, существует тесная взаимосвязь между планированием проекта и успешностью его реализации: чем более чётко проработан план, тем лучше конечный результат. То есть качество планирования определяет эффективность и результативность проекта.

Семь шагов по составлению плана проекта, который будет вести вас правильным курсом

Для того чтобы составить чёткий план управления проектом, необходимо обеспечить контроль всех подвижных частей проекта. Какой бы проект вы ни планировали, у каждого плана работ должны быть следующие элементы:

Не знаете, что означает или как должен выглядеть каждый из перечисленных элементов? Давайте рассмотрим их подробнее.

Шаг 1. Определение целей и задач

Раз вы работаете над планом проекта, для этого должна быть какая-то причина. Скорее всего, перед вами, вашим коллективом или компанией поставлена некая конечная цель. Но как узнать, достигнута ли эта цель, если у вас нет возможности оценить успех?

Для любого плана проекта должен быть чётко обозначен желаемый конечный результат. Определение целей не только служит обоснованием для плана проекта, но также обеспечивает единое понимание ситуации и позволяет сосредоточиться на получении желаемого результата. Кроме того, исследования показывают, что сотрудники, понимающие, как их работа способствует достижению целей компании вдвое более мотивированы по сравнению с остальными. При этом лишь 26% сотрудников имеют такое понимание. Это объясняется тем, что в большинстве случаев цели ставятся в отрыве от реальной работы. Определив цели в плане работ, вы сможете грамотно организовать работу, выполняемую вашим коллективом, с привязкой к целям проекта, которых вы намерены достичь.

В чём разница между целями и задачами проекта?

В общем случае цели проекта стоят выше, чем задачи проекта. Составив список целей проекта, определите, что должно произойти после его успешной реализации, и в какой степени проект соответствует бизнес-задачам. С другой стороны, задачи проекта формулируются для того, чтобы сосредоточить усилия на конкретных результатах, которые вы ожидаете получить по завершении проекта.

В плане проекта задаётся направление, в котором будет продвигаться ваш коллектив на пути к поставленным целям, решая те или иные задачи проекта. Если прописать свои цели непосредственно в документации по планированию, путеводная звезда вашего проекта всегда будет перед вами. Определяя объём и график работ по проекту, обязательно сверяйтесь со своими целями, чтобы выполнение работы способствовало решению главных задач.

Шаг 2. Определение показателей успешности

Определив цели, позаботьтесь о том, чтобы можно было измерить успешность их достижения, установив соответствующие ключевые показатели. Поставленная цель отражает намеченный результат. При этом вам нужен некий ориентир для оценки успешности достижения этого результата. Лучший способ сделать это — установить цели по методу SMART. Формулирование целей по методу SMART обеспечивает чёткость и измеримость показателей успешности, с помощью которых в конце проекта можно будет легко определить, в какой степени эти цели были достигнуты.

Например, целью мероприятия может быть проведение ежегодной трёхдневной конференции для специалистов в области SEO 22 июня. Показателем успешности достижения этой цели может быть участие в конференции не менее 1000 человек. Это чёткий и измеримый показатель.

Шаг 3. Определение заинтересованных сторон и их функций в проекте

Реализация проекта обычно подразумевает привлечение различных участников для выполнения тех или иных работ. Пропишите в плане управления проектом, какие специалисты будут участвовать в проекте, и какую функцию будет выполнять каждый из них. Это поможет определить, кто за какую задачу отвечает (об этом мы скоро поговорим), и даст заинтересованным сторонам понять, как вы видите их участие в проекте.

В рамках этого процесса определите те или иные функции и обязанности, которые могут выполнять заинтересованные стороны. Например, кто непосредственно отвечает за успешность проекта? Планируется ли привлекать каких-либо специалистов, которые будут согласовывать окончательные варианты? Какие смежные заинтересованные стороны будут предусмотрены в плане проекта? Есть ли какие-либо факторы риска с точки зрения управления, которые необходимо учесть?

При этом можно использовать такую систему, как матрица RACI, помогающую определить, кто управляет проектом, кто будет согласовывать решения, кто будет участвовать в проекте и кого нужно будет информировать о ходе работ по нему.

Затем, определив все заинтересованные стороны и их функции, позаботьтесь о том, чтобы эта информация была задокументирована в плане проекта. По завершении работы над планом он станет единым источником достоверных сведений для всех участников.

Читать о девяти стратегиях для успешного управления несколькими проектами

Шаг 4. Определение бюджета

Реализация проектов обычно стоит денег. Независимо от того, привлекаются ли фрилансеры для написания контента или поставщик услуг питания для проведения мероприятия, вам наверняка придётся потратить определённое количество денег.

Поскольку вы уже определили цели и заинтересованные стороны в плане проекта, эту информацию можно использовать для составления бюджета. Например, если этот проект предполагает участие нескольких подразделений, будут ли затраты по проекту разделяться между ними? Если у вас есть определённый показатель успешности, такой как количество участников мероприятия или количество новых пользователей, способен ли предполагаемый бюджет обеспечить достижение этого показателя?

Составив бюджет на этапе планирования проекта (и до начала расходования средств), вы обеспечите себе его согласование, после чего сможете принимать взвешенные и экономически обоснованные решения в ходе реализации проекта. При этом вам будет проще правильно распределить бюджет, поскольку в вашем плане проекта уже будут определены цели и заинтересованные стороны. Планирование поможет вам определить стоимость различных частей проекта и позволит исключить неопределённость на этот счёт.

Шаг 5. Определение вех и ожидаемых результатов

Важной частью планирования проекта является определение вех, или достижений, выражающихся в решении тех или иных конкретных задач. У вех нет дат начала и завершения, но их достижение представляет собой важное событие в ходе реализации проекта. Они используются для измерения прогресса. Например, давайте предположим, что вы работаете над созданием нового продукта для своей компании. Обозначив завершение работы над опытным образцом в качестве вехи в хронологии проекта, вы сможете оценить достигнутый вами прогресс.

С другой стороны, ожидаемый результат проекта — это то, что получается после достижения вехи. В нашем примере с разработкой продукта мы достигаем вехи, когда создаём ожидаемый результат, то есть опытный образец продукта. Воспользовавшись нашим бесплатным шаблоном плана проекта, вы сможете с лёгкостью организовать проект в части ожидаемых результатов и вех. Таким образом, все сотрудники будут иметь чёткое представление о работе, выполняемой в рамках проекта, и вехах, к достижению которых будет стремиться ваш коллектив.

Шаг 6. Составление хронологии и графика

Для достижения целей проекта вам и всем заинтересованным сторонам необходима чёткая общая хронология и график работ по проекту. Привязка по срокам поможет вам лучше расставить приоритеты во время стратегического планирования.

Не у всех проектов есть чётко обозначенная хронология. Если вы работаете над крупным проектом с неопределёнными сроками, вместо составления полной хронологии проекта можно создать дорожную карту проекта. Это позволит чётко определить порядок действий по различным задачам без необходимости устанавливать точные сроки.

Определившись с обязанностями на общем уровне, можно сосредоточиться на деталях. Используя шаблон плана работ, разбейте проект на задачи, не упустив при этом ни одной части процесса. Крупные задачи можно даже разбить на более мелкие подзадачи, чтобы сделать их более управляемыми.

Затем установите сроки начала и завершения каждой задачи и подзадачи. После этого вы увидите, как все элементы выстраиваются в единую хронологию проекта. Обязательно добавьте заинтересованные стороны, определив, кто что делает и в какие сроки.

Читать о том, как создать хронологию проекта, выполнив 7 простых действий

Шаг 7. Составление плана обмена информацией

Как известно, в большинстве проектов участвуют несколько заинтересованных сторон. Это означает, что стили взаимодействия между ними будут отличаться. У вас есть возможность заранее определить свои ожидания по конкретному проекту в его плане. План обмена информацией необходим, чтобы все участники понимали, что происходит, как продвигается работа над проектом и что будет дальше. И в случае возникновения каких-либо преград у вас уже будет чёткая система взаимодействия.

При составлении плана обмена информацией следует ответить на следующие вопросы:

Как и в случае с другими элементами плана проекта, необходимо проконтролировать, чтобы план обмена информацией можно было легко отыскать в вашем плане проекта. Заинтересованные стороны и участники из различных подразделений должны иметь возможность легко находить необходимые указания на этапах планирования и реализации проекта.

Читать о том, почему чёткий план обмена информацией важнее, чем кажется

Примеры планов проектов

Для того чтобы вам было проще понять, как должен выглядеть план управления проектом, ниже приводятся два примера планов проектов по маркетингу и разработке дизайна, на которые вы сможете ориентироваться при планировании собственного проекта.

Ежегодный контент-календарь

Предположим, вы отвечаете за контент в своей организации, и ваша задача заключается в создании контент-календаря по всем маркетинговым материалам, которые будут публиковаться в следующем году. Как вы уже знаете, сначала необходимо создать план работ. Вот как это может выглядеть:

Цели и показатели успешности

Вы решаете, что результатом создания и реализации контент-календаря должно быть повышение уровня вовлечённости на 10%. Показателями успешности достижения этой цели в данном случае является частота открытия и переходов по ссылкам в электронных письмах, количество пользователей соцсетей, отслеживающих вашу компанию, а также рейтинг элементов вашего контента в поисковых системах.

Функции заинтересованных сторон и каждого сотрудника

В этом проекте примут участие пять человек.

Ваш бюджет по плану проекта и стоимость контента на весь год составляет 50 000 долл. США.

Вехи и ожидаемые результаты

Ваша первая веха — подготовка контент-календаря с отображением всех тем за год. Ожидаемым результатом в данном случае является версия календаря, готовая к передаче заинтересованным сторонам. Веху и ожидаемый результат необходимо чётко обозначить в графике проекта.

Хронология и график

Вы решили, что график в плане проекта вашего контент-календаря будет выглядеть следующим образом:

План обмена информацией

Вашим планом обмена информацией будет предусмотрено организационное совещание, а затем — ежемесячные совещания по актуализации информации. Еженедельные обновления статуса будут рассылаться по пятницам во второй половине дня. Весь обмен информацией по проекту будет осуществляться с помощью инструмента управления проектами.

Разработка нового дизайна веб-сайта

В этом примере будет разрабатываться новый дизайн для вашего веб-сайта (фактически это скорее будет его полная переработка). Для этого проекта понадобится детальный план, учитывая масштаб и объём ожиданий со стороны различных заинтересованных лиц. Вот как может выглядеть план вашего проекта:

Общая цель вашего плана работ заключается в увеличении количества продаж через веб-сайт компании на 15% к концу года. Показателями успеха в данном случае будет количество ежедневных посетителей, оформляющих подписку на бесплатный пробный период, и количество реальных продаж после пробного периода.

Бюджет разработки нового дизайна веб-сайта составляет 30 000 долл. США.

Первая веха достигается при завершении стадии исследований, когда Софья отправит отчёт с рекомендациями о том, как двигаться дальше с точки зрения дизайна и контента (ожидаемый результат).

Что касается плана обмена информацией, то для централизованного хранения задач, сообщений и ресурсов будет использоваться инструмент управления проектами, который позволит всем заинтересованным сторонам легко находить все эти материалы. Перед началом работ пройдёт организационное совещание, а затем будут проводиться регулярные совещания по достижении каждой вехи. Обмен всей прочей информацией, включая обновления статуса и поступающие запросы на выполнение работ, также будет вестись в инструменте управления проектами.

Бесплатный шаблон для процесса работ по веб-дизайну

Полный цикл управления планами проектов в компании ClassPass

Керри Хоффман, старший менеджер проектов по маркетинговым операциям компании ClassPass, курирует все маркетинговые проекты, реализуемые специалистами по творчеству, росту и контенту. Ниже приводятся три главные стратегии управления планами проектов:

Читать о лучших методах творческого производства от Керри Хоффмана из ClassPass

Составьте свой следующий план проекта как профессионал

Поздравляем! Вы официально стали профессионалом по планированию работ. Выполнив несколько действий, уделив некоторое количество времени и проявив изрядную организованность, вы смогли составить план проекта.

В дальнейшем вы сможете вести свою команду правильным курсом и оперативно решать возникающие проблемы. С помощью такого инструмента управления проектами, как Asana можно с уверенностью проработать все стадии плана проекта.

Начало работы над новым проектом или инициативой может быть радостным событием, но что насчёт последнего шага перед этим — согласования проекта?

Для непосвящённых презентация проекта и процесс его согласования похожи на процесс расшифровки чёрного ящика. Вам необходимо проследить за тем, чтобы у вас были все необходимые для успеха материалы — от сбора нужной информации до её представления в наиболее удобном для заинтересованных лиц виде. Одним из способов добиться этого является устав проекта.

Что такое устав проекта?

Устав проекта — это краткая презентация его задач, объёма и специалистов, ответственных за его выполнение. Этот документ создаётся в целях получения одобрения главных заинтересованных лиц проекта. В уставе следует предложить краткое и исчерпывающее пояснение основных элементов проекта до начала работы над ним. Сформировав устав проекта до начала работы над другими, более подробными документами по его планированию, можно утвердить проект или внести в него необходимые коррективы.

Устав проекта — это один из многих материалов, которые можно создать в процессе его планирования. Далее приводится сравнение устава с другими элементами планирования проектов:

Устав проекта и план проекта

В уставе проекта должны быть приведены всего три элемента: задачи проекта, его объём и специалисты, ответственные за его реализацию. Как только устав будет согласован, можно приступать к выработке план проекта, который будет основываться на уставе и содержать более подробные сведения об основных элементах проекта.

План проекта включает в себя семь основных элементов:

Устав проекта и проектное задание

Проектное задание — это краткий документ, к созданию которого следует приступить после официального согласования проекта. Задание представляет собой сжатую версию плана проекта. К этому документу будут часто обращаться ваши коллеги и заинтересованные лица проекта. В проектном задании, как и в уставе, вкратце рассказывается о достоинствах проекта, а также описывается работа, которую предстоит выполнить в его ходе.

Проектное задание состоит из четырёх частей:

Читать о пяти шагах к созданию отличного проектного задания

Устав проекта и экономическое обоснование

В основе устава проекта и экономического обоснования лежит один и тот же принцип: оба этих документа являются инструментами представления проекта заинтересованным лицам. Главное отличие между уставом проекта и его экономическим обоснованием заключается в объёме.

Экономическое обоснование — это формальный документ, который объясняет преимущества и риски существенных бизнес-вложений. Например, если вы предлагаете крупномасштабный инвестиционный проект с участием внешнего агентства, существенное расширение текущей деловой активности или новый продукт/услугу, вам будет необходимо представить экономическое обоснование. Если же ваш проект нуждается в согласовании, но невелик по объёму (например, схожая с прошлыми кампания или запуск продукта, соответствующий текущей стратегии выхода на рынок), подготовьте устав проекта, а не его экономическое обоснование.

Читать руководство для начинающих по написанию эффективного экономического обоснования проекта