Методы тайм-менеджмента и как организоваться и успевать больше

Правильное распределение времени

Чтобы хорошо учиться и успевать готовиться к аттестациям, необходимо научиться планировать время, чтобы всё успевать — и прочитать учебник, и сделать домашку, и погулять с друзьями, и заняться спортом или своим хобби.

Тайм-менеджмент является одним из самых важных навыков в 21 веке. Умение распределять время поможет в выполнении задач, расстановке приоритетов и достижении целей.

Мы составили для вас алгоритм, следуя которому вы сможете привести в порядок все свои дела, добиться успехов и всё успеть. А ещё это поможет в борьбе с прокрастинацией, которая часто мешает отбросить всё ненужное и приступить к делам.

Определите цель

О чём вы мечтаете? Поступить в лучший вуз мира, выиграть Всеросс или стать чемпионом по танцам? Сформулируйте свою мечту и запишите. А теперь подумайте, что нужно сделать, чтобы достичь этой цели. Если ничего не приходит в голову, попросите взрослых помочь вам. Это поможет вам выделить главное, чтобы затем распорядиться своим временем правильно.

Когда вам покажется, что цель недостижима, не изменяйте цель — изменяйте свой план действий.                                                                                                                                           Конфуций

Составьте список дел

Сдать эссе, сходить в магазин, выучить конспект — мы держим в голове множество задач. Из-за этого может казаться, что ничего не успеваешь, а учёба занимает всё время. Но это ощущение обманчиво. Просто мозг перегружен. Постоянно прокручивая задачи в голове, мы испытываем страх перед ними и откладываем всё на потом. Если с вами такое случается, значит, пришло время учиться планировать своё время.

Чтобы выйти из замкнутого круга, возьмите ежедневник или блокнот и составьте список всех задач, которые у вас есть. Конкретизируйте их: вместо «позаниматься английским» напишите «читать в течение 30 минут книгу на английском». Согласитесь, последний вариант звучит уже не так сложно, как первый.

После этого распределите задачи по приоритету: что нужно сделать срочно, а что может немного подождать. Для этого начертите большой квадрат, как на картинке, и перенесите задачи в подходящие блоки.

Распределите задачи по дням

Начните планирование своего времени с малого: возьмите за отрезок неделю. Постепенно вы перейдёте на долгосрочные перспективы — от месяца до года.

Выделите каждому дню страницу и распределите задачи на неделю. Сначала запишите срочные и важные дела из первого квадрата — их поставьте в верх списка.

Одна из главных ошибок новичков — планировать на день десять дел, а выполнять только два или три. Приходится переписывать невыполненные задачи на завтра и ощущать неудовлетворённость. Чтобы этого избежать, записывайте только те дела, которые вам точно нужно сделать именно в этот день. Для остальных сделайте список «дела на неделю» и обращайтесь к нему, когда появится время. В этом случае вам легче будет распределять своё время и всё успевать.

Не пытайтесь занять весь день, задача планирования — высвободить время для творчества и отдыха, эффективно распределив ресурсы в течение дня.

Найдите наставника, который будет контролировать ваш прогресс и интенсивность нагрузок. В «Домашней школе Фоксфорда» вы можете попросить наставника напоминать вам об учебных задачах и помочь составить учебный план, а также научиться правильно организовать своё время.

Зафиксируйте время выполнения задач

К каждому делу напишите примерное время выполнения, так вы научитесь оценивать свои ресурсы и эффективнее планировать день. Некоторые задачи требуют работы в течение трёх часов, а на другие понадобится 15 минут.

Фиксация времени позволяет не растягивать дело. Например, отведя на тест по физике один час, мозг будет автоматически стараться уложиться в этот отрезок. Умение укладываться в заданное время пригодится вам на экзаменах. Используйте секундомер, чтобы натренировать свои внутренние часы.

Следите за регулярностью

Некоторые задачи нужно делать ежедневно: например, 40 минут в день заниматься английским. Чтобы не писать одинаковые задачи каждый день, сделайте трекер привычек. Вот примерный график, который может помочь распределять время и отказаться от какой-либо привычки или привить её. Отмечаете дни, когда выполняли дело и таким образом отслеживайте регулярность.

Как правильно распределить день и заставить себя начать что-то делать? Вот наши рекомендации:

Внесу в эту смуту ясность – расскажу о тайм-менеджменте, разрушу распространенные мифы и перечислю популярные техники.

Определение тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – это техника организации осознанного контроля и распределения времени. С ее помощью можно вовремя достичь поставленных целей и задач, повысить эффективность и результативность.

Термин «time-management» с английского переводится как «управление временем». Изначально он использовался в бизнесе, а позже перекочевал и в повседневную жизнь.

Для чего он нужен?

Чтобы организовать свое время! Тайм-менеджмент нужен, чтобы из потока навалившихся дел выделить самые важные и выполнять только их.

Вспомните, когда вы в последний раз не успевали сделать все намеченное. Или всплывала мысль, что в сутках, к сожалению, лишь 24 часа, а не 30. Если вам это знакомо, то вам определенно следует заняться тайм-менеджментом.

Главные принципы тайм-менеджмента

Чтобы процесс организации времени шел как по маслу, необходимо придерживаться нескольких важных принципов.

Комьюнити теперь в Телеграм

Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей

Мифы о тайм-менеджменте

До сих пор находятся люди, которые с пренебрежением или даже опаской относятся к организации собственного времени. А все потому, что в обществе все еще распространено множество мифов. Давайте рассмотрим их и попробуем опровергнуть.

Управлять временем невозможно

Не спорю, время движется стабильно, помешать его движению человек не может. Но в тайм-менеджменте уместнее управление собой, собственными решениями и действиями.

Это не работает!

Такое часто говорят те, кто опробовал лишь одну технику и разочаровался в тайм-менеджменте как таковом. Так бывает, если люди неправильно себя мотивируют, ставят недостаточно четкие или важные цели.

Придется больше и усерднее работать

Суть этой техники не в том, чтобы делать больше дел, а в том, чтобы выделять самые важные и выполнять только их. Плюс надо не отвлекаться и следить за своими привычками, дабы не свести все старания к нулю.

Это скучно, в тайм-менеджменте нет места спонтанности и творчеству

Этот миф зародился после того, как на первых обучающих тренингах призывали планировать каждую минуту. Приоритет отдается сосредоточению на одном деле и освобождению от отвлекающих факторов.

Это западное изобретение, и для России оно не подходит

Кто сказал, что в России не существовало тайм-менеджмента? Просто никто не додумался обозначить это явление.

Такая организация нужна только тем, кто постоянно опаздывает

Эта техника не про время, а про достижение намеченных целей. А ведь любой человек, независимо от степени пунктуальности (или ее отсутствия), всегда ставит перед собой какие-либо цели.

Бесполезно бороться с прокрастинацией

Да, некоторые люди более организованы и замотивированы, но есть и те, кому сложно дается вышеперечисленное. Но прокрастинация – это психологическое явление, с которым можно и порой нужно бороться.

Обратная сторона – это люди, которые слишком усердно используют тайм-менеджмент или выворачивают его принципы наизнанку.

Нельзя стать успешным без управления временем

Успех зависит от того, какие решения в определенный момент вы принимаете. Будучи гуру организованности, если ставить в приоритет дела, которые не приносят ничего стоящего, мало чего можно добиться.

Существуют универсальные техники, которые подходят абсолютно всем

Все люди разные. Не придумали еще технику, которая охватила бы весь мир и помогла всем стать организованными. Методик много, с ними нужно экспериментировать.

№10. Тайм-менеджмент экономит время

Это не волшебная таблетка, а лишь инструмент. Да, вы сделаете дела вовремя, но только благодаря сосредоточенности и отсутствию отвлекающих факторов. Времени в ваши сутки данная техника никак не прибавит.

Техники тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент включает в себя множество различных инструментов и практик, позволяющих правильно организовывать время и повышать личную эффективность. Ниже я перечислю самые популярные техники.

Правило 10 минут

Если у вас есть задача, которую не хочется выполнять, просто скажите себе, что будете заниматься ей только 10 минут. После этого сразу же приступайте. Очень вероятно, что за это время вы втянетесь и с легкостью продолжите.

Эта система позволяет сортировать входящие задачи на 4 категории. Данная техника подходит, если на вас наваливается много задач, а вы не понимаете, что с ними делать. Какими могут быть категории:

1 – Do (сделать). Сюда относятся суперважные задания, которые надо завершить в первую очередь, отложить или передать их коллеге нельзя.

2 – Delegate (делегировать). Это означает передачу задачи кому-либо – коллеге, помощнику или секретарю. Актуально, если выполнить задачу самостоятельно не получается.

3 – Delete (удалить). Сюда вносим входящие задачи, не имеющие важности и актуальности.

4 – это Delay (отложить). Здесь будут задачи, не требующие срочного выполнения. Только при откладывании следует задавать четкую дату для возвращения к делу.

Для долгосрочного планирования данная система не годится.

90 на 30

Суть этого инструмента – полтора часа заниматься делом, а затем полчаса отдыхать. Циклы повторяются. Сначала разгребайте приоритетные дела, затем приступайте к менее важным задачам. Техника подойдет тем, кто мыслит временными интервалами и отводит работе четко определенные промежутки.

Если понимаете, что сил работать полтора часа без перерыва нет, используйте другой вариант метода «90 на 30» – «52 на 17». В нем рабочий цикл занимает 52 минуты, а отдыху отводится 17 минут.

Fresh or Fried

Этот инструмент управления временем подойдет тем, кто очень любит откладывать дела в долгий ящик и многое в итоге не успевает. Суть его – выполнить задачи с самого утра, после пробуждения. В это время мозг еще свеж и не успел нагрузиться. Вечером предыдущего дня необходимо составить список дел на утро.

GTD

Аббревиатура GTD с английского расшифровывается как «Getting Things Done». Эта система ориентирована на последовательное завершение дел до самого конца. Она включает не только элементы тайм-менеджмента, но и работы с информацией. Подходит не всем, плюс требует этот метод большой дисциплины и систематизации. Вся поступающая информация должна записываться.

Как это работает – все входящие задачи вы записываете в одноименную папку, в Inbox. Периодически эту информацию необходимо сортировать и распределять по различным категориям. Содержание категорий можно определять самим. Следующий уровень – присвоение каждому пункту, то бишь задаче, определенного статуса. Распределение идет по способу, схожему с системой 4D. Когда сортировка завершится, нужно приступить к выполнению. При выполнении придерживаетесь следующих правил:

POMODORO

Название произошло от кухонного таймера, сделанного в виде помидора. С его помощью создатель техники Франческо Чирилло, готовился к экзаменам. Метод подойдет практически любому человеку, особенно для выполнения долгой и монотонной работы.

Как это работает – ставите таймер на 25 минут и выполняете в заданный промежуток определенную задачу. При этом ни в коем случае не отвлекаетесь ни на что, даже на коллег. После этого идет 5-минутный перерыв, и можно начинать новый цикл. Через каждые 4 цикла необходимо делать большой перерыв длительностью 30 минут, дабы не допустить переутомления.

Система крайне популярна, в соответствии с ней создано огромное количество приложений для смартфонов и компьютеров.

Zero Inbox

Этот инструмент подразумевает полное очищение папки «Входящие». И это не только почта, но и любая другая рабочая информация и поступающие задачи. Раз в день требуется садиться и сортировать содержимое папки, ничего при этом не пропуская. Что-то будет выполнено, что-то отложено, передано, удалено и так далее. Способ подойдет тем, кто ведет активную переписку на работе и ощущает, что в ящике скопилось слишком много информации.

ZTD

ZTD – это упрощенная версия GTD, расшифровывается как «Zen to Done». Организация рабочего процесса в системе строится на таких действиях:

Автофокус

Действовать в системе «Автофокус» надо так:

Это прекрасный вариант для творческих людей, которые не желают следовать четко намеченному плану. Для случаев, когда есть строгие внешние обязательства и заданные сроки, эта методика не подойдет.

Временные блоки

Метод учитывает время, которое отводится на выполнение дела, и подходящий для этого момент. Вы заранее выделяете временной интервал на выполнение каждого дела и не занимаетесь в это время ничем другим. Похоже на распорядок дня, но тут приоритетна концентрация на задаче. Система временных блоков подойдет дисциплинированным людям, которые умеют грамотно планировать время и придерживаться установленного графика.

Закон Паркинсона

Суть закона в том, что одно задание выполняется за строго отведенное время. Даже если это можно сделать быстрее, все равно выкладываться необходимо в точно установленные сроки.

Канбан

Схема «Канбан» работает так: нужно начертить таблицу, состоящую из трех столбцов, и вписать в нее все задачи. Первый столбец – это то, что необходимо сделать. Второй – то, что выполняется в данный момент. А в третьем содержится все, что завершено. В соответствии со статусом выполнения задания постепенно переносятся из одного столбца в другой.

Самый главный плюс «Канбана» — это наглядность. Можно использовать маркерную доску и добавлять какие-то мелкие заметки в виде стикеров. Или нарисовать другие столбцы – они могут обозначать разные этапы завершения одного проекта или цикла.

Система годится для использования как в личных, так и корпоративных целях. Ее, кстати, можно совмещать с другими техниками тайм-менеджмента.

«Канбан» часто внедряют в различных компаниях. Хороший инструмент, работающий по данной технике – Trello. В Комьюнити уже рассказывали о том, как им пользоваться.

Лягушки или слоны

Их называют по-разному, но все подразумевают под «лягушками» и «слонами» важные, большие и не самые приятные дела. Если говорить о «лягушках», то этот термин впервые упомянул эксперт в психологии успеха Брайан Трейси. Он рекомендует с утра приступать сразу именно к таким делам, называя это «поеданием лягушки».

Матрица Эйзенхауэра

Все дела по этой технике нужно распределять по 4 группам в соответствии с их важностью и срочностью. На изображении выше показано, как это работает. Данная матрица только помогает отсортировать входящие по указанному методу, но никак не организует рабочий процесс – для этого лучше использовать другие техники.

Правило Парето

Правило гласит – 20% всех поступающих задач приносят 80% результата, а оставшиеся 80% приносят только 20% результата. Главное – понять, какие дела входят в эти 20%, и сфокусироваться именно на них.

Принцип девяти дел

Эту методику еще называют «1–3–5». Суть в том, что за день необходимо выполнить 1 большую, 3 средних и 5 небольших задач. При таком сочетании день будет максимально продуктивен, а к концу дня вы не будете чувствовать сильной усталости. Кроме того, в конце рабочего дня очень легко подводить итоги по этому принципу. Метод универсален, он подойдет для тех, кто ориентируется не на время, а на приоритет заданий и качество их выполнения.

Принцип трех дел

Принцип трех дел подразумевает ежедневное выполнение трех самых важных задач. Сначала сосредотачивайтесь именно на них, не отвлекайтесь на рутину. Актуально для тех, кто погряз в рутине и не успевает из-за нее уделять внимание главному.

Система Тима Ферриса

Принцип основан на двух других техниках – на правиле Парето и законе Паркинсона. Вы делаете 80% дел за 20% рабочего времени, при этом выполняете их в строго отведенный промежуток. Система Тима Ферриса подойдет людям с гибким рабочим графиком, которые планируют рабочий день на свое усмотрение. Наемным работникам со стандартным графиком внедрить ее будет несколько труднее, но попробовать можно.

Хронометраж

Эта система подойдет тем, кто не успевает ничего сделать за день и осознает это только под вечер. «Хронометраж» включает два этапа.

На первом вы определяете, на что именно тратится время. Для этого вы записываете каждые 1-2 часа то, что делаете и сколько времени это занимает. В список можно не включать все, что занимает 2-3 минуты. Предпринимать активных действий и что-то менять не нужно. Процесс может длиться несколько недель, пока у вас не сложится полноценная картина ситуации.

На втором этапе вы должны отмечать, насколько эффективно тратится какой-то отрезок времени. Потом, исходя из этих оценок, можно увеличивать или уменьшать промежутки, сокращать пустые временные траты.

Полезная литература

Напоследок хочу порекомендовать несколько книг, которые помогут в лучшем освоении тайм-менеджмента:

На этом я закругляюсь. Читайте книги, применяйте техники и внедряйте в свою жизнь тайм-менеджмент – это может быть очень полезно 😉

Постановка задачи

Эту технику впервые описал американский тренер по личностному развитию Пол Дж. Мейер в своей книге «Как достичь успеха» (Personal Success Planner). Техника предназначена для постановки задач и чёткой формулировки целей — важных шагов для повышения продуктивности и управления проектами.

S.M.A.R.T. (smart по-английски — «умный») — это аббревиатура, составленная из пяти букв:

S — Specific — конкретность‍

M — Measurable — измеримость,‍

A — Achievable — достижимость,‍

R — Relevant — согласованность,‍

T — Time — время.‍

Именно этим условиям, по мнению разработчика техники, должна отвечать каждая задача, которую человек ставит перед собой.

Конкретность

Не используйте расплывчатые формулировки: «Хочу добиться успеха», «Хочу много зарабатывать», «Хочу учиться в хорошем вузе». Чем конкретнее звучит задача, тем проще мотивировать себя на её достижение. Примеры более удачно сформулированных целей: «поступить в Высшую школу экономики», «сдать ЕГЭ по русскому языку не меньше чем на 90 баллов», «закончить 11 класс без „троек“».

Измеримость

Ставьте задачу таким образом, чтобы результат можно было измерить. Не забудьте сразу определить, какие параметры будут измеряться, и установить единицы измерения. Измерима не только цель, например, постройнеть на 3 кг, но и цель поступить на определённый факультет университета — ведь факт выполнения задачи и в том, и в другом случае легко установить по цифре на весах или наличию студенческого билета.

Достижимость

Человек может эффективно двигаться лишь к той цели, которую он сам оценивает как реально возможную. Поэтому прежде чем ставить цель, проверьте её на достижимость.

Вариант первый: прислушайтесь к себе. Если чувствуете, что добиться желаемого реально, вы на верном пути. Если же возникают сомнения, то стоит пересмотреть цель или сформулировать её иначе.

Вариант второй: объективно оцените, какие ресурсы нужны для достижения цели, что у вас уже есть, а чего не хватает. Следующий шаг — выяснить, возможно ли получить недостающее, какой ценой и в какие сроки. Если для достижения цели требуется слишком много времени и сил, есть смысл отказаться от неё и выбрать что-то другое.

Согласованность

Любая задача, которую вы ставите перед собой, должна согласовываться с вашими ценностями, долгосрочными целями, а также желаниями и возможностями. В противном случае вы потеряете мотивацию решать эту задачу или обнаружите, что она не имеет решения.

Когда вы ставите перед собой цель, обязательно определяйте и конкретные сроки её выполнения: «Закончить подготовку к ЕГЭ в апреле», «Пробегать 3 км за 15 минут через 2 месяца», «Выучить все неправильные глаголы в английском к 15 октября». Без постановки временного ограничителя достижение цели может растянуться до бесконечности.

Составление плана

Технику назвали в честь американского политика Бенджамина Франклина. Он использовал её для создания плана собственной жизни. Этот метод планирования помогает согласовать краткосрочные и долгосрочные планы между собой, чтобы каждое ваше действие сегодня способствовало достижению задуманного завтра или спустя годы.

В основании пирамиды лежат глобальные жизненные ценности. Чтобы их сформулировать, необходимо понять, чего вы хотите от жизни, какое у вас призвание, что вы стремитесь оставить после себя. Поиск ответов на эти вопросы иногда продолжается всю жизнь, но чем раньше вы поставите их перед собой, тем меньше времени потеряете на пути к успеху.

На ступень выше лежит главная жизненная цель: кем стать, чего добиться, чтобы реализовать глобальную цель.

Следующие несколько ступеней (снизу вверх) посвящены планированию. На этом этапе нужно сформировать стратегию по достижению вышеупомянутых целей – чётко, по пунктам.

Пирамида Франклина — гибкая конструкция. В течение жизни мы часто отказываемся от одних целей, но придумываем другие, соответственно, меняются и долгосрочные планы.

Время от времени содержание пирамиды необходимо пересматривать и анализировать: проверять, какие пункты устарели, какие стали конкретнее, а какие остались актуальными.

Расстановка приоритетов

Составляя планы на день и на неделю, мы добавляем в список множество текущих дел, которые не имеют прямого отношения к долгосрочным целям и даже отвлекают от их выполнения. Выстроить приоритеты поможет матрица Эйзенхауэра — инструмент планирования, придуманный американским президентом Дуайтом Эйзенхауэром.

Разделите лист бумаги на четыре равные части. Получится таблица из четырёх ячеек. Распределите все дела по таблице следующим образом:

В правом верхнем углу таблицы находятся те дела, которые согласуются с нашими долгосрочными целями и глобальными жизненными ценностями. Но именно их мы склонны откладывать до тех пор, пока они не перейдут в разряд срочных, после чего выполняем их в режиме форс-мажора и не всегда качественно.

Большая часть ежедневных задач группируется в левом верхнем углу таблицы. Это важные и срочные дела, которые невозможно или некуда отложить. Ими приходится заниматься в первую очередь.

Однако для успешного достижения жизненных целей необходимо в течение дня делать хотя бы одно дело из списка важных и несрочных. Неважные и несрочные дела, наоборот, можно смело откладывать до момента, когда появится «окно».

«Хронометраж» и «45/15»

С утра нам кажется, что времени хватит на всё, но вечером мы обнаруживаем, что опять ничего не успели. Чтобы эффективно использовать каждую минуту, нужно для начала определить, на что уходит время в течение дня, а потом выбрать эффективный для себя рабочий ритм. Художница и писательница Яна Франк в своей книге «Муза и чудовище» предлагает для этого две методики: «Хронометраж» и «45/15». Для лучшего результата стоит сочетать обе методики.‍

1. Заведите специальный блокнот и в течение дня записывайте по минутам всё, чем вы занимаетесь. Список может выглядеть так:

7:00 — подъём

10 минут — продолжал спать, пока будильник не прозвонил во второй раз;

5 минут — умывался и чистил зубы;

5 минут — заправлял кровать и искал одежду;

5 минут — одевался и причёсывался;

15 минут — собирал портфель и искал пропавший учебник литературы.

Пишите так до самого отбоя и делайте эти записи минимум три дня подряд.‍

2. Изучите записи и проанализируйте, на что уходит ваше время. Подсчитайте, сколько часов в день вы учитесь, делаете домашние задания, сколько уходит на питание и гигиену, уборку в комнате, гаджеты, общение с друзьями в сети или в реале, разговоры с родителями.

3. Подумайте, как можно оптимизировать ваш ежедневный график, за счёт чего вы можете сэкономить время. Например, меньше играть в гаджеты, выделить на общение с друзьями час в день и не больше, заранее собирать портфель после выполнения уроков, чтобы утром не тратить на это лишние минуты. Составьте список домашних дел, которые нужно делать каждый день: умывание, уборка комнаты, приготовление завтрака; и повесьте его на видное место.

4. Переходите к технике «45/15». Выделите несколько часов в день на занятия: выполнение домашних заданий, подготовку к экзаменам, изучение дополнительного материала. 45 минут каждого часа посвящайте этим занятиям, а 15 минут — отдыху или смене деятельности.‍

За эти 15 минут можно:‍

Важно, чтобы деятельность в течение этих 15 минут была разнообразной и отличалась от умственного труда за учебниками. Тогда мозг успевает передохнуть, совершает перезагрузку, и материал усваивается лучше.

Что запомнить

1. Техника S.M.A.R.T. помогает ставить задачи и повышает продуктивность. Для успешного решения задача должна быть конкретной, измеримой, достижимой, согласованной с другими аспектами жизни, иметь чёткие сроки реализации.‍

2. Пирамида Франклина — методика планирования, позволяющая выстроить единую жизненную стратегию и ежедневно реализовывать её.‍

3. Матрица Эйзенхауэра — инструмент для выстраивания приоритетов, помогающий отделить важные дела от неважных и сосредоточиться на главных задачах.‍

4. «Хронометраж» и техника «45/15» предназначены для составления ежедневного графика: «Хронометраж» помогает проанализировать временны́е затраты, а техника «45/15» позволяет структурировать время, чтобы продуктивно заниматься учёбой.

Когда на вас наваливается целая гора дел, хочется, чтобы в сутках было 48 часов. Но есть более реальный способ разобраться с задачами — тайм-менеджмент.

Чаще всего проблема лежит в неумении грамотно распределять задачи и управлять своим временем. Тайм-менеджмент — целая наука, которая поможем вам справиться с этой проблемой.

Методы тайм-менеджмента разработаны таким образом, чтобы оптимизировать и удобно организовать ваше время. Существует много разных техник, о которых мы расскажем в этой статье. А вы сможете выбрать для себя наиболее подходящую.

Базовые принципы тайм-менеджмента

Все методы тайм-менеджмента строятся на трёх базовых принципах:

1. Расстановка приоритетов. Сначала определяем, насколько задача срочная, нет ли других, более важных дел.

2. Планирование. Нужно составить мини-план: когда вы начнёте выполнять задачу и сколько примерно времени должно на неё уйти.

3. Структурирование. Определите для себя критерии, по которым вы будете оценивать степень готовности задачи и полученные результаты.

Теперь, когда мы разобрались в основе, можно приступить к обзору самих техник.

7 методов тайм-менеджмента

1. «Съешь лягушку!»

Так называется метод Брайана Трейси — канадо-американского оратора и бизнес-тренера. Конечно, живых лягушек есть не придётся. Их место займут самые тяжелые задачи, ведь их выполнение такое же неприятное, как поедание этих бедных земноводных (французы здесь поспорят).

Суть в том, чтобы выполнить все самые трудные дела в первой половине дня, когда у вас ещё много сил. Вы не будете весь день портить себе настроение мыслью о неприятной задаче, а эйфория от того, что самое сложное позади, придаст сил для решения более мелких и простых дел.

2. Деление большой задачи

Такой способ ещё называют «поедание слона по кусочкам» (что поделать: в тайм-менеджменте все хотят кого-то съесть). Суть в том, чтобы взять одну крупную задачу и разделить её на множество мелких. «Порционно» можно справиться с любой задачей, она уже перестаёт казаться неподъемной.

Например, ваша цель — стать топовым специалистом в своей области. Для этого вам нужно повысить свои скиллы, собрать портфолио и успешные кейсы, поучаствовать в различных проф. конкурсах и форумах. Чтобы выполнить эти задачи, придётся пройти дополнительное обучение, улучшить своё резюме, найти заказчиков и т.д.— таким образом, цель делится на удобные «кусочки». У кого-то они будут крупнее, у кого-то поменьше — ориентируйтесь на свои ощущения.

Это простая, но рабочая схема, которая делит задачи на срочные и важные. Матрица представляет собой четыре квадрата: они получаются при пересечении осей «важно — не важно» (ось Х) и «срочно — не срочно» (ось Y).

Пользоваться матрицей очень легко: просто распределите свои задачи по её квадрантам.

4. Тайм-менеджмент по хронотипу

Об этом методе рассказал кандидат медицинских наук и клинический психолог — Майкл Бреус. Он разделил людей на 4 хронотипа, исходя из которых, каждому следует индивидуально планировать свой рабочий ритм.

5. Техника Pomodoro или «Метод помидора»

Это метод фиксации времени, который разработал Франческо Чирилло. Его суть в том, что часть времени вы работаете, а часть — отдыхаете. Это должны быть чётко ограниченные промежутки.

В случае с Pomodoro, время одного «помидора» — 30 минут, из них 25 вы работаете, а 5 — отдыхаете. Нужно совершить 4 таких цикла работы и отдыха, чтобы сделать крупный 30-минутный перерыв.

Кстати, метод назвали «Pomodoro» в честь кухонного таймера-помидора (его полный цикл составлял полчаса).

6. Одна задача в один промежуток времени

В 2009 году исследователи Стенфордского Университета провели эксперимент, в котором выяснили, что если человек одновременно выполняет несколько интеллектуальных дел, например, придумывает сценарий и составляет контент-план, то он хуже концентрируется, думает и запоминает.

Намного эффективнее выделить одну задачу в один промежуток времени, и сконцентрироваться только на ней. Исключение — совмещение физической и умственной активности. Например, если бегать на дорожке в спортзале и придумывать темы для конференции — одно другому не помешает.

Для канбана вам понадобится таблица с тремя столбцами: «нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Вы можете сделать и большее количество столбцов, если для ваших задач нужно больше этапов.

Изначально все дела находятся в «нужно сделать», затем переносятся во “в работе” и на финальном этапе — в «сделано». Благодаря такому методу вам будет проще отслеживать свои задачи, визуализировать их и рассчитывать свои силы.

Приложения для управления временем

Мы составили небольшой список приложений, которые помогут вам протестировать методы, о которых мы рассказали, в удобном формате.

Попробуйте все методы и поймите, какой действует наиболее эффективно именно для вас. Также можете рассказать о других методах, которые мы не упомянули в статье (возьмём их на заметку).

Тайм-менеджмент – одна из тех техник, которая важна для каждого, кто хочет успеть выполнить все дела и сделать день наиболее продуктивным. Она помогает тем, у кого завал на работе и страдает правильная расстановка приоритетов.

Сегодня рассмотрим лучшие сервисы для эффективного тайм-менеджмента. Они помогут выполнить максимальное количество задач и провести все встречи, что были запланированы.

Toggl

Первый сервис в нашем списке – Toggl. Это отличный рабочий трекер. Его можно использовать для командных случаев, например, когда нужно отследить эффективность сотрудников. Дополнительно к этому можно формировать отчеты и настроить их автоматическую отправку.

Стоимость: есть бесплатная версия

Официальная страница: Toggle

RescueTime

RescueTime – это профессиональный анализатор, который отслеживает, что пользователь делает в течение дня и на основе этого дает рекомендации – помогает распределить время наиболее эффективно. Если вы будете решать одну задачу чересчур долго, то приложение начнет присылать уведомления. Также RescueTime способен предоставлять детальные отчеты и выставлять оценки эффективности.

Стоимость: есть бесплатная пробная версия, платная – от $9 в месяц

Официальная страница: RescueTime

Asana

Стоимость: есть бесплатная версия, премиум-пакеты для коллективов начинаются от $10.99

Официальная страница: Asana

Lovi. link

Lovi.link – еще не покоривший сердца сервис, но уже тот, который должен быть у каждого, кто регулярно ходит на встречи или созванивается с клиентами в Zoom. Пока он доступен только по предзаказу, но я уже успел им воспользоваться в бета-режиме.

Сначала стоит рассказать о работе с ним. Тут все предельно просто: достаточно настроить календарь под себя – отметить свободные даты для встреч. Когда календарь будет создан, им можно поделиться в виде ссылки либо разместить на сайте. В последующем пользователи, с которыми вы сотрудничаете, смогут выбрать дату для встречи – она тут же появится в календаре.

Сами встречи в календаре адаптируются под часовой пояс, например, если вы свободны в 12 часов по Москве, то у пользователей из других регионов будет отображаться корректное для них время.

Стоимость: сервис доступен по предзаказу – для всех пользователей, оформивших предзаказ, будет доступен премиум-аккаунт на 6 месяцев бесплатно

Официальная страница: Lovi.link

Trello

Trello – пожалуй, один из самых популярных сервисов для работы над проектами. Его основная цель – создать наиболее благоприятную среду для участников одной команды. Работает он следующим образом: создается задача, например «Разработка приложения». В ней для каждого из участников ставятся цели, которые он должен достичь. После выполнения участник помечает задачу выполненной.

Также Trello может подойти и для личного использования благодаря особому функционалу в виде канбан-доски с карточками. Карточки можно перетаскивать, менять приоритеты и исполнителей, если речь идет о команде. Дополнительно есть возможность комментирования, добавления описаний и вложений.

Стоимость: есть бесплатная версия, расширенная версия – от $5

Официальная страница: Trello

Jira

Еще один сервис для организации работы – Jira. Это довольно известный инструмент в компаниях, которые занимаются разработкой ПО. В то же время это одних из самых мощных инструментов, хоть и не самый простой в освоении.

С помощью Jira команды могут планировать, назначать и отслеживать работу, создавать отчеты. Сервис также позволяет объединяться для любой работы: от agile-разработки ПО и поддержки клиентов до организации стартапов и крупных предприятий.

Стоимость: бесплатно для команды до 10 пользователей, для больших команд – от $7.50

Официальная страница: Jira

Notion

Когда нужно быстро накидать заметку или законспектировать выводы встречи, воспользуйтесь этим сервисом. С его помощью можно хранить практически любую информацию: тексты, картинки, ссылки, видео, аудио, коды и даже таблицы. При этом данные можно структурировать, а работать с текстами разрешено напрямую через сервис. При создании базы данных можно открыть доступ для других пользователей.

Стоимость: есть бесплатная версия, про-аккаунт можно приобрести от $4 и выше

Официальная страница: Notion

Focus@will

Стоимость: от $7.49 в месяц

Basecamp

Basecamp – отличный инструмент для небольших команд. Он содержит несколько инструментов: панель сообщений, общий чат, планировщик и календарь, библиотеку документов и файлов. В отличие от Asana и Trello, Basecamp уделяет внимание командной коммуникации.

Работа в Basecamp проходит в едином пространстве, где размещены общие задачи и чат компании, команды и проекты. Во вкладке компании размещены общие элементы, относящиеся ко всей команде, а вкладка «Команды» содержит элементы, относящиеся к работе определенного отдела.

Стоимость: есть бесплатная 30-дневная версия, платная начинается от $99 в месяц

Официальная страница: Basecamp

Freedom

Данный сервис заслуживает отдельного внимания и отлично подойдет для тех, кто часто отвлекается на социальные сети и другие сервисы. Freedom позволяет блокировать любые сайты или отдельные приложения. Пользователь может выбрать время блокировки или настроить автоматические сеансы по расписанию. Если боитесь «сорваться» и открыть доступ, то просто включайте заблокированный режим на заданный период.

Как говорят разработчики, с помощью сервиса можно не просто закрыть доступ к сайтам, но и избавиться от вредных привычек – например, не тратить свободное время на соцсети.

При необходимости в Freedom можно вовсе перекрыть доступ к интернету. Сервис доступен на Mac, Windows, Linux, Android, iOS и ChromeOS. При использовании браузерных расширений можно просматривать статистику длительности посещений определенных сайтов и настраивать лимиты на посещение.

Официальная страница: Freedom

Заключение

Тайм-менеджмент – это возможность улучшить результативность работы, учебы, планирования. Сегодня мы рассмотрели ряд популярных сервисов, которые этому способствуют. Благодаря им можно удобно распределить задачи, наладить коммуникацию между сотрудниками, организовать встречи и успеть много всего другого.

Вы успеваете сделать дела за 24 часа? Или уже не верите, что справитесь с текущими задачами и с радостью вычеркните их из ежедневника?

Дефицит времени называют «болезнью 21 века», а тайм-менеджмент стал лекарством. Но не буду Вас томить речами о том, для чего он нужен, а сразу перейду к техникам, которые помогут правильно управлять временем.