Искусство тайм-менеджмента или сказка о потерянном времени

Статья обновлена 28.07.2022

Что такое тайм-менеджмент? Это менеджмент, который диктует вам, как управлять своим временем? Или это просто техники, позволяющие всегда работать с максимальной производительностью? Если обратиться к определению, то тайм-менеджмент — это управление временем, time management, в буквальном переводе с английского. До недавнего времени считалось, что это — набор стратегий, которые включают в себя определенные изменения в распорядке дня, недели и месяца, чтобы оптимизировать все доступные рабочие часы.

Если принять за основу современный подход, то тайм-менеджмент кратко — это вообще не управление временем, это управление собой. У всех нас одни и те же 24 часа в сутки. А то, насколько эффективно мы их используем, полностью зависит от нас. И немного — от правильно выбранной техники тайм-менеджмента, которая позволит правильно расставить приоритеты.

Люди вообще склонны рассматривать тайм-менеджмент, продуктивность и занятость как синонимы. Считается, что для того, чтобы преуспеть в бизнесе и личной жизни, мы должны постоянно быть в движении — возможно, даже недосыпать. И стараться уместить в 24 часа в сутках работу, учебу, уход за детьми, а еще — написание романа, подготовку к восхождению на гору или приготовление изысканных ужинов.

Тайм-менеджмент может помочь вам повысить продуктивность во всех сферах жизни. Но дело не только в том, чтобы втиснуть в распорядок дня как можно больше. Скорее, речь идет о понимании того, что нужно делать, что вы хотите сделать и сколько времени занимает каждая задача. В этой статье мы поговорим о новом восприятии времени, а также о навыках, методах и стратегиях, которые необходимы, чтобы использовать свое время во благо.

Зачем использовать тайм-менеджмент

Навыки тайм-менеджмента помогут сбалансировать противоречивые требования к вашему времени. Умение управлять этим бесценным ресурсом может помочь:

Современный подход

Определение управления временем обычно вращается вокруг способности продуктивно и эффективно его использовать, особенно для работы, бизнеса и учебы. Однако современное видение считает, что тайм-менеджмент — не совсем точный термин. Вы все равно не можете управлять временем — время просто есть. Но вы можете управлять собой, своим вниманием и концентрацией.

Джули Моргенштерн, автор современного похода и ведущий эксперт по производительности труда в США, утверждает, что нам нужно понимать тайм-менеджмент иначе. «Я бы начала с изменения вашего восприятия времени», — говорит она. — «Это неоднозначное понятие, и я учу людей думать о времени как о шкафчике. Это ограниченное пространство, в которое уместится не так уж много. Как только вы визуализируете время, им станет намного легче управлять».

Что такое хорошие навыки тайм-менеджмента

Если вы посмотрите на дни своей жизни как на ограниченное пространство, вроде шкафчика, то начнете понимать, что не все туда помещается. Даже если вы готовы работать по 12-16 часов в день, это все равно ограниченное количество времени. И если вы пытаетесь сделать 15-часовую работу за 12 часов, это тоже не сработает. Вы просто будете разочарованы и снова почувствуете, что сделали недостаточно.

Помочь до конца разобраться с тем, как же эффективно управлять собственным временем в современной интерпретации, помогут следующие советы.

Оценивайте время

Навык хорошего тайм-менеджмента — это когда вы спрашиваете не только о том, что вам нужно делать, но и сколько времени это займет. Задавайте себе этот вопрос по каждой задаче, каждому запросу или делу, и вы сможете решить, что войдет в ваш «шкафчик», а что — нет. Полезно добавить столбец продолжительности в ваш список дел — так вы наглядно увидите эту картину. Как только вы начнете подсчитывать не только количество задач, но и время, которое они займут, — сможете управлять своими обязательствами и принимать более обоснованные решения.

Составляйте временные карты

Временная карта — это образец вашей недели. Вы берете все 168 часов в неделе, каждые 24 часа в день и составляете график. В нем указываете, в какое время вы просыпаетесь и в какое время ложитесь спать. Все, что находится между этими двумя точками, — пространство, с которым нужно работать. Это «шкафчик» на каждый день.

У руководителей есть повторяющиеся встречи. У родителей есть ранний ежедневный подъем и сбор детей в школу. У студентов и учеников есть расписание уроков, длительность которых заранее известна. Но шаблоны могут быть заданы не только внешними обстоятельствами, но и вами лично. Вы можете решить, что вечер пятницы — это всегда время для общения с друзьями, а суббота — день, когда нужно выполнять задачи по дому. Главное — создать структуру, шаблон. Например, составленный список дел на пятницу может включать разные задачи, и они могут изменяться. Но вы точно знаете, что будете заниматься домом каждый вечер субботы с 18:00 до 21:00. Определенная рутина действительно способствует повышению эффективности. Люди любят предсказуемость, и лучше организовать ее себе самому в умеренных пределах.

Шаблоны также помогают определить дисбаланс между работой и личной жизнью. Это опять-таки похоже на шкаф. Если ваши джинсы — на верхней полке, свитера — на средней, футболки — на нижней, то легко увидеть, много ли у вас чего-то в гардеробе или слишком мало. Если же все разбросано, то вы никак не определите, хватает ли вам футболок на каждый день недели или нет.

Точно так же это работает в отношении планируемого дня. Если вы сгруппируете похожие задачи, то будете работать более эффективно и сможете увидеть общую картину. Если одна из категорий монополизирует вашу жизнь за счет других, пора искать способы уменьшить ее влияние, чтобы освободить место для чего-то другого.

Delete, Delay, Diminish, Delegate

В буквальном переводе это означает «удаление, задержка, уменьшение, делегирование». Даже если вы предварительно оценили, сколько занимает работа, она всегда «съест» чуть больше времени, чем у вас есть. Именно тогда применяются принципы планирования в менеджменте 4D. Используйте их на работе или дома, чтобы упростить задачу или даже весь список дел.

Популярные техники тайм-менеджмента

Приемы — это совокупность навыков. Преимущества использования популярных техник заключаются в том, что эксперты уже проверили их и признали эффективными. Поэтому все, что нужно сделать — это применить их. Мы познакомим вас с ТОП-11 методов управления временем и дадим один бонус — как сочетать две техники в одной.

Техника Эйзенхауэра или матрица управления временем по Кови

Эта техника берет свое начало во времена Дуайта Эйзенхауэра, верховного главнокомандующего во Второй мировой войне и 34-го президента Соединенных Штатов. Его фраза: «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно», — положила начало целой теории. Гуру коучинга, Стивен Кови, изложил её основы в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей». Кови также предложил использовать матрицу тайм-менеджмента.

Эта матрица управления временем представляет собой прямоугольник, содержащий 4 квадрата, на которые разбиваются все задачи:

Чтобы использовать матрицу управления временем, добавьте элементы из списка дел в каждый квадрат по своему усмотрению.

Люди часто обнаруживают, что их деятельность относится, в основном, к квадратам 1 и 3.

Главный совет: постарайтесь не упускать из виду квадрат 2. Задачи этого типа обычно легко решаются, если их правильно «встроить» в свое расписание. Но они могут принести значительную пользу во всех сферах вашей жизни.

Вы также можете использовать матрицу в качестве инструмента для анализа. Сделайте 6 копий и используйте по одной на каждый рабочий день, чтобы отслеживать, как вы проводите время. В шестом экземпляре сложите все еженедельные занятия для каждого квадрата и оцените, какой процент времени вы потратили на каждый из них.

Метод ABC

Изначально техника ABC использовалась для управления цепочкой поставок и помогала определить, какие действия приносят наибольшую отдачу от затраченных усилий. В целях тайм-менеджмента эту технику применяют, группируя задачи по категориям A, B и C. Как и в матрице управления временем, каждая категория имеет свой уровень приоритета:

Возьмите свой список дел и отнесите каждую из задач к соответствующей категории. Такой тайм-менеджмент — таблица из трех столбцов. Теперь в каждом столбце расставьте приоритеты для каждой задачи. Например, сначала нужно выполнить задание A1, затем A2, потом B1 и так далее.

Техника Парето — время и результат

Эту технику иногда называют «принцип 80/20». Парето описывает любое воспринимаемое явление так: 20% людей производят 80% результатов, в то время как остальные 80% людей только говорят о результатах и судят о действиях других. Этот подход трансформировался в соответствующую технику — сделать 80% результатов за 20% своего времени.

Вы можете применять эту технику в своей личной жизни или при командной команде. Для этого подумайте, какие действия или процессы приносят вам наибольшие результаты. Они и должны стать основой ваших усилий.

Техники ABC и Парето

Часто технику Парето и ABC применяют одновременно. Для этого посмотрите на группу задач А — «важно и срочно» и определите, какие из них вы выполните быстрее всего. Начните именно с них — и вы сможете сделать это за 20% своего времени.

Pomodoro

Pomodoro — техника тайм-менеджмента, названная в честь итальянского слова «помидор». Создана она программистом Франческо Чирилло, который написал известную программу Tomato Timer, чтобы помочь себе сосредотачиваться на важных вещах во время учебы в университете. Суть проста: вы устанавливаете таймер — не обязательно использовать Tomato Timer, на 25 минут и работаете над одной задачей или проектом. Когда таймер срабатывает, вы виртуально «съели» один помидор. Теперь нужно сделать короткий перерыв примерно на 2 минуты. Во время него можно просмотреть сообщения в соцсети или, например, поиграть с собакой. Затем снова установите таймер на 100 минут, чтобы «съесть» 4 помидора. После этого сделайте более длительный перерыв. Комбинация четких отрезков времени, отведённых на работу и на отдых, позволяет меньше уставать и способствует сосредоточению на важных задачах.

18 минут

Эта техника взята из одноименной книги Питера Брегмана «18 минут: найдите фокус, научитесь отвлекаться и делайте то, что нужно». Техника работает так:

Техника домино

Эта техника предложена экспертом Амитом Оффиром в его книге «24/8 — секрет мегаэффективности за счет достижения большего за меньшее время». Предполагает, что со временем одни виды деятельности окупаются в большей степени, чем другие, и предлагает сосредотачиваться именно на них. Наиболее часто цитируемый пример техники домино — написание книги, которая продолжает приносить доход даже после ее завершения. Например, в виде выплат авторских процентов за продажи, приглашений на интервью как эксперта или предложений поработать над другими проектами.

GTD — доведение дел до конца, Get the Things Done

Эта техника организации и управления временем разработана Дэвидом Алленом и описана в его одноименной книге. GTD позиционируется как набор передовых практик, которые дают больше возможностей и позволяют сосредоточиться только на самых важных вещах.

Система тайм-менеджмента по GTD состоит из 5 основных шагов:

Timeboxing

Суть этой техники — ограничить время для работы над задачей или проектом. Для этого вы каждый раз устанавливаете конкретную дату начала работы,крайний срок сдачи и укладываетесь в них. Технику можно использовать как самостоятельно, так и при командной работе. Возможно задавать различную временную структуру для управления проектами — включая сроки промежуточной отчетности и сроки постепенного продвижения к четко определенной цели. Если задача небольшая по трудозатратам, она называется спринт — это временной интервал в 1 месяц или меньше.

POSEC

Эта техника тайм-менеджмента часто встречается в бизнес-справочниках и построена на иерархии потребностей по Абрахаму Маслоу. POSEC помогает достичь самоактуализации — этот термин у Маслоу означает закрытие высшей духовной потребности.

Техника такой системы тайм-менеджмента включает следующие шаги:

Американский эксперт по продуктивности Пегги Дункан разработала технику тайм-менеджмента, которая включает в себя следующие шаги:

Техника сортировки — планирование времени

Эта техника была придумана во время наполеоновских войн и использовалась для определения степени срочности ранений у солдат. Вы можете применить такой подход к любым вопросам организации и управления временем. Для этого определите, к какой из этих 3 категорий относятся ваши задачи:

Эффективный тайм-менеджмент

Независимо от того, чем вы занимаетесь, эффективная организации времени точно вам пригодится. Мы подобрали для вас 15 стратегий тайм-менеджмента, которые работают вне зависимости от профессии и применяемых техник.

Поймите, что вы не идеальны

Для многих людей одна из самых сложных вещей — признать свое несовершенство. Они думают — если примут все меры предосторожности и распишут все возможные сценарии, то все пойдёт по плану. К сожалению, любой человек с подобным мышлением однажды столкнется с серьезной проблемой, которую «подбросит» реальность. Недавний пример — мог ли кто-то предположить COVID 19 и связанные с ним серьезные ограничения?

Так что отложите все дела и найдите минуту прямо сейчас, чтобы понять: ошибаться и быть несовершенным — это нормально. Помните об этом, даже стремясь улучшить свои навыки тайм-менеджмента. Важно понимать, что даже самые продуманные планы могут измениться или потерпеть неудачу. Подобный подход поможет вам пережить любое незапланированное событие или стресс.

Определите свое продуктивное время

Вы — «жаворонок», «сова» или находитесь где-то посередине? Часто вопрос такого типа может помочь разработать правильную стратегию управления временем. Нужно всего лишь определить, когда вы наиболее продуктивно работаете в течение дня.

«Жаворонок», который может бодро вскочить с кровати за минуту до срабатывания будильника, вероятно, сможет выполнить больше важных дел в начале дня. В то время как «сова» просыпается с трудом, и таким людям нужно больше времени, чтобы вообще приступить к работе. Они обычно могут достичь более высокого уровня продуктивности во второй половине дня.

На какой бы стороне вы ни находились, определите, когда вы наиболее активны, продуктивны и мотивированы. Это и будет самым подходящим временем для интенсивной работы и выполнения большего количества повседневных задач.

Составляйте список дел

Даже если планы меняются, это не значит, что их вообще не нужно строить. Одна из самых эффективных стратегий управления временем — распланировать каждый свой день.

Составление списка дел на день — совсем не революционная техника, но это один из самых действенных способов повысить продуктивность. Например, каждое утро составляйте новый список того, что нужно сделать сегодня. В конце дня подумайте, что вам нужно сделать завтра, а затем набросайте и этот список. На следующий день его можно откорректировать.

Лучшие списки дел включают в себя множество типов задач — например, быстрые и срочные задания, которые могут быть выполнены минут за 10, и начало больших проектов, которые невозможно завершить за пару дней. Ставьте перед собой задачи не только текущего, но и высшего и среднего уровня. Как можно определить, что вам нужно делать, если вы даже не знаете, чего хотите достичь?

Наличие определенного списка дел поможет осознать, над чем вы работаете. В нем буквально изложено все, что нужно выполнить. Соответственно, все задачи, которые появляются за пределами списка, являются второстепенными. И если вы отвлеклись или вас отвлекли, быстрый взгляд на текущий чек-лист напомнит о том, что вы действительно должны делать.

К тому же, ведение списка позволяет визуализировать все свои цели — то, чего вы хотите достичь, а затем пройти все шаги последовательно, вычеркивая их после завершения. Поэтому составьте не только список дел, но и в дополнение к нему — список задач, необходимых для завершения каждого дела.

Убедитесь также, что вы оставили несколько свободных мест в своем ежедневном списке. Это позволит отдохнуть или при необходимости вписать в эти промежутки дополнительные задания без стресса.

Существует множество программ и сервисов, облегчающих ведение списка дел. Todoist — одно из самых популярных благодаря своей гибкости и простоте. Вы можете использовать и другой онлайн-планировщик — такой как Trello. Пользователям Apple может также пригодиться Things — минималистичное приложение, визуально понятное, с дополнительными функциями.

Расставьте приоритеты

Если составление списка дел — это первый шаг к более эффективному управлению временем, следующим будет определение приоритетов для всех задач — на ближайшие дни, недели и даже месяцы. Приоритеты легко проведут вас через повседневные дела в определенном порядке, гарантируя, что в первую очередь решаются самые важные задачи. При ранжировании задач стоит отдавать приоритет тем, которые для вас наиболее ценны. Выясните, какие задачи и действия имеют наибольшую ценность, то есть окажут самое большое влияние на вас, вашу работу или вашу команду.

Пользу от расстановки приоритетов трудно переоценить. Без этого мы часто в конечном итоге сосредотачиваемся на неотложной, но на самом деле не такой важной работе. Просто потому, что приближается крайний срок. Расстановка приоритетов — самая эффективная защита от соблазна заняться срочными, но несущественными задачами.

Отслеживание будущих задач также позволит распределить рабочую нагрузку так, чтобы избежать чрезмерной занятости или стресса. Вы сможете установить более четкий распорядок дня для достижения повседневных целей и оставаться продуктивным в течение недели.

Но не откладывайте «на завтра» слишком много дел. Если вы это делаете регулярно — спросите себя, почему. Может быть, дело в том, что задачи для вас неподъемны, и проще от них отказаться?

Один из лучших способов начать работу с приоритетами — это составить длинный список всех задач или обязанностей, которые у вас вообще есть. Затем придется потратить некоторое время и разбить их на ежедневные, еженедельные и ежемесячные дела. Как только вы проясните все детали, будет намного легче не только планировать свой список дел, но и концентрироваться на его выполнении изо дня в день.

Приложения вроде MyLifeOrganized представляют собой ПО для ведения списка дел, но с дополнительными функциями. Они учитывают такие вещи, как крайние сроки сдачи и ваши собственные приоритеты, чтобы помочь рассчитать, что должно быть первым делом в вашем списке. nTask — еще одно полезное приложение, которое позволяет организовывать дела, расставлять приоритеты и отслеживать задачи по мере продвижения.

Сосредоточьтесь на важном

Несмотря на наилучшие намерения, мы все иногда отвлекаемся. На самом деле сесть и выполнить работу почти всегда труднее, чем должно быть. Нас может отвлечь что угодно — от уведомлений о новых сообщениях в соцсетях до разговорчивых коллег. Да и самую частую проблему — прокрастинацию, еще никто не отменял. Последние исследования показывают, что сосредоточиться заново на той же проблеме после того, как человек отвлекся, занимает около 23 минут. Поэтому нужно эффективно управлять отвлекающими факторами, чтобы не утратить сосредоточенность и концентрацию на задаче.

Ведите дневник, чтобы определить, как вы тратите время. Будьте честными. Так вы увидите время, которое тратите впустую.

Хотя некоторые отвлекающие факторы легко устранить, многие люди даже не осознают многочисленных помех, которые влияют на их рабочий ритм. Распространенными виновниками потери концентрации считаются электронная почта, мессенджеры и соцсети.

Всеми этими факторами можно эффективно управлять с помощью четкой структуры коммуникации. После того, как вы определите источник проблемы, его можно контролировать — например, чтобы вы сами решали, когда отправлять сообщения в Фейсбуке.

Для выявления и количественной оценки отвлекающих факторов лучше всего подойдут приложения для отслеживания активности. Например, такое как Timely — оно может автоматически записывать время, которое вы проводите на каждом сайте или в приложении. Если же вам просто нужно больше дисциплины, когда концентрация ослабевает, подойдут контроллеры доступа. Такие плагины, как StayFocusd и Mindful Browsing, могут наложить ограничения на доступ к тем сайтам, где вы тратите время впустую.

Ограничивайте время

Структурированный временной график имеет решающее значение для реализации задач, которые вы сами себе поставили. Это помогает ограничить работу какими-то рамками и создает стимул для ее завершения. Ограничение времени — один из наиболее продуктивных способов сделать работу вовремя. Так как это не позволяет одной задаче занять весь день или выполнять несколько дел одновременно.

Люди часто одновременно выполняют несколько работ, полагая, что так делается больше. Но на самом деле все наоборот — мы наиболее продуктивны, когда сосредотачиваемся на чем-то одном. Ограничение времени — продуманный подход к тому, как уделить нужное внимание каждой задаче. Выделяйте небольшие промежутки времени для административных задач — таких как электронная почта, планирование и ответные звонки, и более длительные периоды — для подробной, углубленной или аналитической работы.

Используйте даже короткое время ожидания по дороге на работу или в кабинете врача, чтобы сделать хоть что-нибудь. Просмотрите записи, составьте список покупок и так далее.

Все, что нужно — это простой инструмент в виде календаря, например Week Plan, чтобы заранее запланировать свое время на неделю вперед, например. В качестве альтернативы можно использовать другое типовое приложение — например, Google Календарь. Он тоже может отслеживать ваши задачи, чтобы помочь оптимизировать время.

Используйте таймер

Как бы странно это ни прозвучало, таймер — одно из лучших средств для управления временем. Установка таймера может быть эффективным способом напомнить о перерывах, установить ограничения по времени и даже повысить продуктивность. Отвести часть дня на «узаконенные» перерывы — бесценно, поскольку они дают возможность отвлечься от дел и не испытывать при этом чувство вины.

Еще одно отличное применение таймера — установить временные ограничения для конкретных задач. Дав себе определенное количество времени для достижения цели, вы заранее настраиваетесь уложиться в срок и в конечном итоге выполнить больше работы.

Вряд ли тут подойдут громоздкие устройства с будильником — вроде тех, которые используют кулинары для контроля времени выпечки. Существует множество полезных мини-программ — например, таймер Pomodoro, который дал название одноименной технике тайм-менеджмента.

Отслеживайте время

Вы не можете улучшить то, как используете свое время, если не понимаете, как вы его используете на самом деле. Организовать отслеживание элементарно — просто записывайте, сколько минут или часов ушло на ту или иную задачу. Это дает возможность вносить эффективные изменения и обнаруживать скрытые «утечки». Используйте сервисы, которые помогут вам составить график своих задач, организовать напоминания и отслеживать прогресс.

Тут понадобятся приложения автоматического отслеживания рабочего времени вроде Kickidler или TrackingTime. Они запишут, как вы проводите свое время, и отобразят результаты в соответствующей шкале. Обычно у них нет таймеров для остановки и запуска, и вам не нужно ничего делать дополнительно — просто запустите приложение, и каждая секунда будет зафиксирована.

Используйте инструменты тайм-менеджмента

Один из лучших способов разумно управлять своим временем — это использовать столько инструментов, сколько необходимо. Миллионы подходящих компьютерных программ и приложений для смартфонов могут существенно облегчить вашу жизнь. А уж внедрение глобального инструмента управления временем поможет сэкономить часы и даже дни работы.

Используйте одну из техник тайм-менеджмента, чтобы организовать все свои дела и расставить приоритеты. Сначала попробуйте выбранную технику на тех делах, которые вам неприятно делать, — сработает ли она. Обязательно добавьте хотя бы одно приятное для вас занятие к выбранному «набору» неприятных.

Пример, заслуживающий внимания, — это программное обеспечение для управления проектами Toggl Plan, которое позволяет создавать все: от контрольных списков дел до графиков. Функции ежедневного, еженедельного и годового списка задач позволят легко планировать их заранее.

Не выполняйте одновременно несколько задач

Последние исследования Стэнфордского университета доказывают — человеческий мозг совсем не приспособлен решать несколько задач одновременно. Знаете ли вы, что многозадачность может снизить ваш уровень понимания прочитанного и общий интеллект более чем на 17%? Для тех, кто думает, что это немного: просто представьте, что зарабатываете на 17% меньше, чем сейчас.

Не выполняйте одновременно несколько задач. Исследования доказывают, что подавляющее большинство людей просто не умеют это делать в силу психологических и физических особенностей мозга.

Помимо уровня интеллекта, многозадачность также снижает производительность труда — в среднем, на 40-50%. Если подумать над этой статистикой, то становится очевидно — можно сделать вдвое больше за рабочую неделю, если работать только над одним делом за один раз.

Уберите отвлекающие факторы

Почему так важен тайм-менеджмент? Потому что мир полон разных чудес, готовых отвлечь ваше внимание от текущей работы и обязанностей. Вот некоторые из самых значимых отвлекающих факторов на рабочем месте:

Вы не всегда можете контролировать расписание корпоративных встреч. Но есть способы избавиться от других отвлекающих факторов, которые могут снизить вашу продуктивность.

Чтобы не отвлекаться на смартфон, погружаясь в увлекательный мир соцсетей, переведите его в беззвучный режим и положите подальше на время работы. А для таких вещей, как электронная почта, просто ограничьте количество заходов — установите точное время, чтобы проверять свой аккаунт, например, 2-3 раза в день.

Что касается общения с коллегами, то это, безусловно, важная часть работы. Но если кто-то регулярно отвлекает вас разговорами и мешает сосредоточиться, стоит мягко сообщить об этом и договориться о времени, когда вы сможете просто поговорить.

Словом, избавьтесь от отвлекающих факторов. Если вам нужно что-то закончить, уединитесь в офисе или дома и игнорируйте внешний мир, включая, может быть, даже электронную почту. Также подумайте о любых частых перерывах в работе, которые вы делаете и которые тратят ваше время впустую, — например, выход на перекур или проверка сообщений в соцсетях. Придумайте методы, как их избежать.

Делите большие проекты на части

Вы когда-нибудь смотрели на огромный проект со смешанным чувством тяжеловеса, которому навесили слишком много «блинов» на штангу? Просто снимите лишнее — и поднимайте вес по частям. Ценный совет для управления временем в большом проекте — разбить крупные этапы и сроки на более мелкие побочные задачи и цели.

Разбивайте задачи и по тематическим группам. Доказано, что эффективность повышается, если человек последовательно выполняет схожие операции. Пример тому — знаменитый сборочный конвейер Ford, где эффективность работника, каждый день выполнявшего одну и ту же задачу, существенно повышалась. Объедините, например, дела по аналитике информации в одну группу, а написание писем и отчетов — в другую.

Когда все будет разделено, можно применять различные техники и подходы — планировать время, расставлять приоритеты и так далее. Но общая картина будет выглядеть гораздо менее пугающей, а приближающийся крайний срок станет более достижимым.

Учитесь говорить «нет»

Вы когда-нибудь видели фильм «Всегда говори «да» с Джимом Керри в главной роли? Сюжет этой комедии построен на готовности главного героя сказать: «Да» любому начинанию после посещения семинара по позитивному настрою. После разных нештатных ситуаций он в конце концов понимает, что излишняя готовность к чему-либо может привести к серьезным проблемам.

Основная мораль истории — не нужно становиться человеком, который всегда отвечает «Да». Если вы видите, что постоянно перегружены работой или увязли в выполнении самых разных обязанностей, это плохой признак.

Скорее всего, придется научиться говорить «нет», когда кто-то в очередной раз просит вас помочь с чем-то. Если вам нужно просто сосредоточиться, тут вам в помощь техники тайм-менеджмента. Но если вы не можете взяться за другой проект или дело без усилий и «ломки», просто не делайте это. Насилие над собой во имя каких-то целей, — не самый лучший способ оставаться эффективным.

Это может открыть для вас целый мир возможностей — например, более эффективно управлять своим временем или повысить ценность выполняемой работы.

Делегируйте работу, когда можете

Делегируйте больше. Это особенно касается владельцев малого бизнеса и менеджеров, но применимо для всех случаев. Если вам некогда сходить в магазин, действуйте как успешный тайм-менеджер — делегируйте эту задачу службе доставки. Если нет времени просмотреть объемный отчет и написать свои предложения, поручите составить краткое резюме по данным другому сотруднику — так не придется читать все 100 страниц. Если у вас «висит» задача с жестким сроком, которую вы точно не сможете выполнить самостоятельно, поделитесь нагрузкой со своей командой и решите ее вместе.

То же самое относится и к задачам, которые поступают тогда, когда вы слишком заняты. Основное правило — не взваливать на себя сразу и все, а искать возможности передать эту работу на аутсорсинг. Казалось бы, это просто — но неумение делегировать приводит к целому ряду проблем со временем.

Это может быть особенно важно для менеджеров и руководителей команд. Поскольку рабочая нагрузка может быстро ложиться на их собственные плечи, если она не распределяется между другими сотрудниками. Чтобы избежать этого, убедитесь, что ваша роль и роли каждого члена команды четко определены. Это поможет понять, кто на самом деле должен обрабатывать каждую задачу по мере ее возникновения.

Перезаряжайте «батарейки»

Учитывайте состояние своего здоровья. Делайте перерывы, отдыхайте и не работайте в отпуске или каждые выходные. Периоды полного простоя и полноценный сон нужны, чтобы вы могли и дальше эффективно работать. Иначе начнется «выгорание» — у кого-то раньше, у кого-то позже.

Многие мировые рынки и отрасли всегда находятся в «боевом» режиме — решают очередные проблемы, прорабатывают следующий вопрос на повестке дня, воюют с конкурентами и так далее. Даже если вы — финансовый трейдер высшего звена, это не повод гореть на работе синим пламенем 24 часа в сутки. Среди всего этого хаоса важно всегда выделять время, чтобы отдохнуть и расслабиться.

Для отдыха разума и тела важен временный уход от повседневной рутины. Он сказывается на вашей способности к сосредоточенности и позволяет сохранять энергию после того, как вы вернетесь к своему рабочему столу или на строительную площадку.

Собираетесь ли вы в поход на выходных или отправляетесь в пляжный круиз с семьей на неделю — не так уж важно. Просто дайте себе немного времени, чтобы подзарядить свои умственные, физические и эмоциональные «батарейки» наиболее подходящим способом.

Выберите 3 стратегии

Сразу изменить 15 вещей в своем сознании и в подходе к делам почти невозможно, если вы, конечно, не киборг. А что если вы просто выберете 3 стратегии из тех, что мы описали, и включите их в свой распорядок дня? Как вы думаете, это изменит ситуацию?

Скажите «нет» несколько раз на этой неделе, пересмотрите свои приоритеты или устраните некоторые отвлекающие факторы, которые снижают вашу продуктивность. Вы будете приятно удивлены, насколько значимые последствия могут повлечь за собой эти небольшие изменения. И только тогда, когда первая «тройка» прочно вошла в ваш повседневный распорядок, подключайте следующие 3 стратегии.

Тайм-менеджмент для удаленной работы

И напоследок — бонус для всех, кто переживает «послековидные» времена. Мы живем в таком мире, где легко дружить с людьми даже на большом расстоянии и целые команды работают удаленно. Часы работы у таких сотрудников, по сути, ничем не ограничены. Поэтому так легко полностью погрузиться в процесс и оставить телефон включенным даже в выходные и праздничные дни. Или впасть в другую крайность — бросить все и отправиться в ближайшее кафе, оставив позади море работы.

Но обычно мотивированные сотрудники на «удаленке» пытаются сделать как можно больше. Если у вас есть и удаленная работа, и склонность хвататься за все подряд — делать столько, сколько можете, стоит остановиться. Кстати, прочитать про то, как эффективно работать из дома, можно в нашем отдельном материале.

Это похоже на поход в ИКЕА. Нужна огромная самодисциплина, чтобы купить там только те 3 вещи, которые вы собирались купить. Большинство людей после посещения этого магазина выходят с полной тележкой — там так много всего, что трудно устоять.

Вам нужно каждый день находить время, чтобы спланировать дела на завтра, на неделю и на месяц. Потом определите, что нужно сделать сегодня, и сосредоточьтесь только на этом. Будьте открыты для любых отвлекающих факторов — но не позволяйте им занимать слишком много вашего времени. Потому что вам вряд ли пригодится полная тележка вещей каждый день. Оставьте только те 3, которые планировали изначально.

А как насчет разницы во времени — явление на «удаленке» очень частое? Допустим, подходит крайний срок проекта. Вашему коллеге в США нужно сделать переводы, чтобы вы в Москве могли опубликовать их в 8 утра. Тем не менее, он работает над задачами в том порядке, в котором они поступали, и до ваших текстов ещё даже не добрался. Именно в подобных ситуациях нужно вести разговор о временных рамках. Без этого люди просто не знают, на что ориентироваться. Они даже не думают об этом. Если вы предполагаете, что они сами все поймут и во всем разберутся, это не так. Более того, они, вероятно, даже не знают толком, сколько времени займет их собственная работа.

Кстати, определять срок выполнения задачи — важно во многих ситуациях, а не только в случае с удаленными командами. Говорить о времени — это еще одна вещь, которую люди обычно не делают. Они просто говорят «ок» и потом пытаются понять, где же найти время на выполнение всего того, с чем так бездумно согласились.

Ключевой навык на «удаленке» — это спрашивать не только о том, что следует делать, но и сколько времени это займет. И принимать ответ на веру без уточнений — тоже не стоит. Если кто-то говорит: «Думаю, это займет у меня 5 часов», — спросите, почему именно так и откуда берется эта цифра. Во время перечисления задач, которые человек планирует выполнить, вы вполне можете увидеть, что он вас вообще не понял: «Я и не ожидаю, что ты сделаешь 40-страничный отчет! Все, что мне нужно, это «выжимка» из 5-6 самых важных пунктов!» Просто задайте правильный вопрос — это поможет сэкономить много времени для себя и других.

Тайм-менеджмент представляет собой набор навыков и умений, позволяющих планировать и управлять временем работы – как собственным, так и персонала предприятия. Его грамотное применение на практике позволяет повысить эффективность и отдачу и от конкретного сотрудника, и от бизнеса в целом. Поэтому имеет смысл рассмотреть, что такое тайм-менеджмент, в чем заключаются его основные принципы и каковы наиболее популярные методы из числа применяемых в реальной жизни, более внимательно.

Приложения и сервисы для управления временем

Книги и медиа о тайм-менеджменте

Термин «тайм-менеджмент» является русскоязычной калькой с английского Time Management, что дословно переводится как управление временем. Такой перевод достаточно точно отражает суть понятия. Она состоит в умении планировать и организовывать рабочее время таким образом, чтобы добиться максимально возможной эффективности от расходования этого критически важного, но всегда ограниченного ресурса.

При этом не имеет особого значения, идет ли речь о деятельности одного человека или многочисленного рабочего коллектива.

Хотя в первом случае применить тайм-менеджмент намного проще, общие принципы остаются неизменными.

Зачем он нужен?

Необходимость тайм-менеджмента в современных условиях не подвергается сомнению. Главная причина его востребованности предельно проста и уже упоминалась выше – ограниченность временного ресурса. Именно время часто становится ключевым лимитирующим фактором на пути решения задач, стоящих перед человеком или компанией.

Эффективное практическое использование тайм-менеджмента позволяет достичь множества целей, среди которых:

Принципы тайм-менеджмента

Существует несколько наиболее популярных методик тайм-менеджмента. Они заметно отличаются друг от друга, но в большинстве случаев базируются на нескольких общих принципах. Поэтому целесообразно перечислить каждый из них с небольшим комментарием.

Мотивация

Принцип мотивации основан на том, что одни задачи решаются быстро и легко, а другие – с трудом и медленно. При этом вторые могут оказаться намного важнее. Проще и правильнее всего исправить ситуацию за счет мотивации работника. Она приобретает самую разную форму – от подарка после успешного решения задачи до публичного оглашения намеченных планов, когда их срыв принесет ущерб репутации сотрудника.

Разработка плана – краеугольный камень тайм-менеджмента. Он представляет собой главную цель, которая разбивается на несколько этапов в виде более мелких задач, причем с разным приоритетом. На реализацию каждого отводится определенное время.

Важно соблюдать баланс между детализацией плана и временем, которое тратится на его составление. Для этого необходимо следовать нескольким несложным правилам:

Структурирование

Данный принцип подразумевает максимально возможное структурирование сложных задач посредством разделения на более простые и менее трудозатратные. Это позволит эффективно расходовать время и последовательно переходить от решения одной к решению другой.

Расстановка приоритетов

Каждая задача ранжируется с точки зрения приоритетов. Главными из них являются два – срочность и важность. Самым популярным способом их определения выступает так называемое SMART-проектирование. Оно предусматривает четкое формулирование целей, каждая из которых должна быть:

Если цель имеет описанные характеристики, она с легкостью ранжируется. Результатом становится присвоение определенного приоритета, в зависимости от которого работник приступает к ее решению.

Рационализация

Самый простой способ сделать поведение сотрудника рациональным – это избавиться от вредных привычек и привить полезные. К числу первых относятся:

В качестве полезных привычек можно выделить такие:

Делегирование задач

Эффективность квалифицированного и ценного сотрудника возрастает, если он занимается решением приоритетных задач. Второстепенные могут быть переданы менее опытному работнику, способному справиться с ними. Такое распределение посредством делегирования позволит увеличить отдачу от каждого из сотрудников и персонала в целом.

Анализ

Аналитическая работа должна стать перманентной, то есть регулярной и циклической. Каждый сотрудник обязан анализировать сделанное, что позволит оценить собственную эффективность, обнаружить слабые и проблемные места, после чего устранить их по мере возможности.

Отдых и восстановление

Добиться высокой производительности труда без полноценного восстановления невозможно. Поэтому отдыху следует уделять достаточно внимания и, что особенно важно, времени. Несмотря на некоторую парадоксальность данного утверждения, его справедливость давно и многократно доказана на практике.

Методы тайм-менеджмента

Количество разнообразных методов тайм-менеджмента, эффективность которых проверена и доказана в рамках практической бизнес-деятельности, достаточно велико. Некоторые из самых распространенных заслуживают отдельного и более внимательного рассмотрения.

Методика имеет в названии фамилию 34-го президента США. Это объясняется тем, что она разработана бизнес-тренером Стивеном Кови на основании цитаты Эйзенхауэра и заключается в разделении задач на 4 категории:

Главной целью работника должно стать приоритетное решение задач из первой категории. При этом необходимо в обязательном порядке выделять часть времени на вторую группу целей. Третья должна быть делегирована специалистам с меньшей квалификацией. Четвертая попросту не заслуживает внимания.

Принцип Парето

Одна из самых популярных методик, суть которой заключается в следующем правиле: 80% результата достигается за счет 20% усилий. Логичным следствием становится необходимость выделения наиболее результативных действий и выполнение их в первую очередь.

Такой подход позволяет кратно повысить отдачу от сотрудника без каких-либо дополнительных расходов.

Pomodoro (метод помидора)

Разработан Франческо Чирилло в ходе подготовки к экзаменам. Суть метода заключается в разделении времени на несколько циклов. Сначала нужно 25 минут интенсивно работать, затем 5 минут отдыхать. После четырех таких повторов дается еще 15-30 минут отдыха. Общая схема показана на скриншоте.

Методика считается универсальной и базируется на физиологических особенностях организма человека. Указанные интервалы труда и отдыха позволяют добиться сначала максимальной производительности, а затем – полноценного восстановления работоспособности. Популярность Pomodoro привела к тому, что сегодня выпущено несколько специализированных приложений для iOS, Android и Windows, которые предназначены для контроля времени в соответствии с данной методикой.

Еще одна интервальная методика, позволяющая оптимизировать расходование временного ресурса. Она предусматривает следующие обязательные мероприятия:

Название метода показывает, сколько именно минут требуется выделить ежедневно за планирование и анализ рабочего времени. Несмотря на кажущуюся простоту и необременительность, при грамотном применении данный способ тайм-менеджмента дает неплохие результаты. Тем более – с учетом возможности его использования на более долгосрочную стратегическую перспективу. Например, так, как показано на фото.

В завершении раздела имеет смысл перечислить еще несколько широко распространенных методик управления временем:

Приложения и сервисы для управления временем

Разработчики программного обеспечения выпустили немало продуктов, ориентированных на использование в рамках тайм-менеджмента. Причем их количество постоянно растет. Перечислим некоторые из наиболее популярных:

Книги и медиа о тайм-менеджменте

Как и любые другие методики управления, тайм-менеджмент быстро оброс набором мифов, которые кочуют из одного информационного или тематического материала в другой. Поэтому целесообразно перечислить самые распространенные из них с пояснением, почему данное утверждение не имеет ничего общего с действительностью.

FAQ

Это набор навыков и средств, ориентированных на эффективное расходование рабочего времени.

Для чего он нужен?

Чтобы сделать отдачу от каждого потраченного часа и, как следствие, конкретного сотрудника выше.

Какого эффекта удается добиться с его помощью?

При грамотном применении методов тайм-менеджмента работник решает следующие задачи:

На чем базируются основные принципы тайм-менеджмента?

В основу тайм-менеджмента заложено несколько принципов, главными из которых выступают: планирование, расстановка приоритетов, мотивация, анализ и рационализация поведения.

Подведем итоги

Статья обновлена 10.07.2022

Тайм-менеджмент – это умелое управление временем. Под этим узким термином подразумевается совокупность методик и правил, целью которых является повышение личной и профессиональной эффективности. Техники этой области знаний направлены на то, чтобы успевать больше за меньшее количество времени, добиваясь конкретных результатов, а в идеале – лучших из возможных.

В узком понимании науки управления временем, помощь в организации труда персонала, в контексте конкретно взятого человека можно охарактеризовать, как тайм-менеджмент. Кратко этот процесс можно сформулировать в меры, принятые для повышения эффективности сотрудника или компании. Более широкая грань управления временем включает личную продуктивность, причем в разных сферах жизни.

Основной вопрос, который поднимает современный time management, имеет многолетнюю историю. Ведь даже древние греки, заслужившие славу своими мудрыми высказываниями, могли неосознанно говорить об эффективности.  К примеру, высказывание Сенеки, призывавшего Люция копить и беречь время, наверняка можно соотнести с известным принципом Парето.

Сегодня основы тайм-менеджмента изучают все уважающие себя деловые люди, нацеленные на продуктивную деятельность. Информационные технологии позволили максимально автоматизировать рабочий процесс, освобождая дополнительные временные резервы для более значимых задач.

Важность тайм-менеджмента

Современному человеку постоянно не хватает времени: на работе и дома, в банке и интернете. Мы везде и постоянно спешим, набирая скорость – от социума до коммуникации. Одновременно на людей регулярно давят отрицательные факторы извне, а стрессы делают последствия спешки еще более ощутимыми. Кроме того, люди постоянно отвлекаются от достижения важных целей.

Существует напрямую связанное с тайм-менеджментом явление, которое называется прокрастинация, – и управление временем постоянно борется с ней. Что такое прокрастинация? Это определение подразумевает неспособность концентрироваться на важных задачах, рассеивание внимания на второстепенные дела и внешние факторы. Такое явление — настоящий бич современности.

Тема тайм-менеджмента подразумевает много классификаций и подходов. Но есть и несколько общепринятых параметров в бизнес-литературе и психологической науке.

Поиск мотивации

Для начала, важно понять, что вы собираетесь делать и зачем. Каждая задача – это часть общей картины, будь то работа или образ жизни. Необходимо понять, в чем состоят сложности, почему не получается достичь нужного результата. Причин может быть несколько:

Важно разобраться в сути. Если ситуации возникают с завидной регулярностью и повторяются, отыщите общую проблему, которая их объединяет.