Диаграмма Ганта для управления проектами и диаграмма Ганта для управления проектами

График Ганта — это инструмент визуализации календарного планирования. Достойной альтернативы для отображения хронологии проекта просто не существует. Выбирая именно этот визуальный элемент, вы получаете ряд преимуществ при управлении своим проектом.

● Наглядный календарный план

Задачи в проектах пересекаются, многие процессы проходят параллельно. Диаграмма Ганта наглядно отображает весь календарь, и каждый участник видит, когда он должен приступить к своей работе.

● Точная последовательность задач

Многие этапы не могут начаться без выполнения предыдущих, любое планирование — это поэтапный сценарий. На Ганте сразу видно, в каком порядке должны быть решены задачи.

● Возможность оперативного вмешательства при задержках и сбоях

Если есть проблемы с соблюдением сроков, на диаграмме это видно сразу. Руководитель может принять срочные меры и исправить ситуацию вовремя.

● Повышение эффективности реализации проекта

Диаграмма помогает контролировать процессы в проекте. А значит, приводит к росту эффективности работы всей команды.

Диаграмма подходит для управления любыми проектами, которые состоят из множества задач с конкретными сроками исполнения. По сути это — дорожная карта проекта с удобной и подробной разбивкой каждого этапа на последовательные задачи.

Вот в каких случаях чаще всего используют эту диаграмму для хронологического отображения этапов и задач:

● Разработка нового продукта;● Подготовка к запуску и продажам;● Маркетинговая или рекламная кампания;● Строительство и производство;● Разработка программного обеспечения в IT;● Презентация проекта заказчику.

Покажу пример дашборда Института бизнес-аналитики для менеджера проектов строительной компании. Он обратился к нам с вечной проблемой застройщиков — срыв сроков выполнения работ. Чтобы заказчику было удобно контролировать график строительства и отслеживать статусы всех процессов, на одной из страниц дашборда мы использовали диаграмму Ганта.

Краткое резюме: диаграммы Ганта — это инструмент управления проектами, иллюстрирующий то, как выполняется запланированная работа с течением времени. Диаграмма Ганта может включать даты начала и завершения заданий, контрольные точки, зависимости между заданиями, исполнителей и не только.

В самом начале XX века Генри Гант создал диаграммы, отражающие ход выполнения задач рабочими. Глядя на такую диаграмму, руководители быстро понимали, как выполняются производственные планы: с отставанием, с опережением или точно в срок. Диаграммы Ганта произвели революцию в управлении проектами и позволили реализовать такие крупные строительные проекты, как возведение плотины Гувера и создание сети автострад между штатами. Изначально эти диаграммы рисовались на листах бумаги, но с распространением компьютеров в 1980-х годах стали все больше усложняться и обрастать подробностями. Сегодня они по-прежнему являются одним из наиболее популярных инструментов управления проектами.

Что такое диаграмма Ганта?

Диаграммы Ганта — это инструмент управления проектами, иллюстрирующий то, как выполняется запланированная работа с течением времени. Обычно она состоит из двух частей: в левой части приведен список заданий, а в правой — временная шкала с полосами, которые изображают работу. Диаграмма Ганта также может включать даты начала и завершения заданий, контрольные точки, зависимости между заданиями и исполнителей.

Сейчас диаграммы Ганта часто называют инструментами для составления дорожных карт. Чтобы не отставать от требований разработки современного программного обеспечения, инструменты для составления дорожных карт, такие как Jira Software, включают в себя раскрывающийся список заданий, панели управления ресурсами и другие возможности. Это помогает командам придерживаться единой стратегии проекта, несмотря на итеративный характер процесса разработки ПО. Jira включает в себя два инструмента для составления дорожных карт, позволяющих создавать диаграммы Ганта для проектов: дорожные карты, с помощью которых можно создавать планы на основе задач Jira, назначенных команде, и инструмент Advanced Roadmaps с теми же функциями, но в масштабе команд и организаций.

Продвинутые дорожные карты

Для чего используется диаграмма Ганта?

Менеджеры проектов используют диаграммы Ганта по трем основным причинам.

Создание комплексного проекта и управление им

Диаграммы Ганта позволяют наглядно изобразить составляющие части проекта и разбить его на задания меньшего размера для удобства управления. Получившиеся задания размещаются вдоль временной шкалы диаграммы Ганта, после чего на нее добавляют зависимости между заданиями, исполнителей и контрольные точки.

Отслеживание организационной работы и зависимостей между заданиями

Диаграммы Ганта можно использовать для отслеживания организационной работы в проекте. Зависимости между заданиями гарантируют, что приступить к выполнению нового задания можно только после завершения другого. Если при выполнении какого-либо задания возникает задержка (а это может случиться с каждым), то зависимые задачи автоматически переносятся. Это может оказаться особенно полезным при планировании работы с несколькими командами.

Отслеживание выполнения проекта

По мере того как команды регистрируют в плане время решения задач, вы можете отслеживать работоспособность своих проектов и вносить необходимые коррективы. Диаграмма Ганта может включать в себя даты выпуска, контрольные точки или другие важные показатели для отслеживания прогресса проекта.

Преимущества использования диаграммы Ганта

Диаграммы Ганта так популярны в сфере управления проектами по двум главным причинам. Они упрощают создание сложных планов, особенно тех, которые включают в себя несколько команд и изменяющиеся сроки. Диаграммы Ганта помогают командам планировать работу с учетом сроков и правильно распределять ресурсы.

Составители планов проектов также используют диаграммы Ганта для того, чтобы получить общее представление о проекте. Среди прочего, диаграммы показывают связи между датами начала и завершения заданий, контрольными точками и зависимыми заданиями. Современные программы для создания диаграмм Ганта, такие как Jira Software с дорожными картами и Advanced Roadmaps, обобщают информацию и иллюстрируют влияние выбора на сроки.

Сравнение диаграмм Ганта в каскадной модели и Agile-планировании

Какую бы методологию вы ни применяли — каскадную или agile, — диаграммы Ганта в любом случае могут оказаться весьма полезным инструментом.

Каскадная модель и диаграммы Ганта

Каскадная модель планирования проектов характеризуется линейным подходом, в котором требования заинтересованных сторон и клиентов собираются в начале проекта. Исходя из них, менеджеры проектов создают поэтапный план проекта с контрольными точками и сроками. Каждый этап проекта зависит от выполнения предыдущих заданий. Такой подход пользуется популярностью среди команд, которые больше ориентированы на процесс (например, строительство или производство), чем на формирование идей и устранение проблем, поскольку здесь этапы должны быть спланированы заранее.

Как правило, диаграммы Ганта предпочитают менеджеры проектов, использующие каскадную модель. Они определяют график выполнения проекта, разбивая проект на задачи для удобства управления и назначая даты начала и завершения. Также это полезно при определении важных контрольных точек проекта. Контрольные точки — это цели, которых команде нужно достичь по графику или с опережением. Их необязательно использовать, но это рекомендуется.

Agile и диаграммы Ганта

Что же касается модели планирования проектов по принципам Agile, то в ней ценится гибкость и адаптируемость. Вместо создания полной временной шкалы с установленными датами Agile-команды разбивают проекты на более мелкие итерации, также известные как спринты. В начале спринта команда планирует свою работу по достижению целей проекта на период следующих двух недель. По завершении спринта полученные результаты и достижения помогают составить план для следующего спринта.

Принципы использования диаграмм Гранта

Продукт Jira Software включает в себя две функции создания дорожных карт, каждая из которых имеет особую направленность. Дорожные карты Jira предназначены для отслеживания работы, назначенной одной команде, а возможности Advanced Roadmaps — для планирования более крупных межорганизационных проектов.

Диаграммы по конкретному проекту — дорожные карты Jira

На приведенном выше снимке экрана дорожных карт показана диаграмма Ганта для конкретного проекта, которая обычно используется на уровне команды или внутри одного отдела. Диаграмма показывает движение команды к намеченным целям, а раскрывающаяся структура распределения работ позволяет менеджерам проектов получить общее представление о самых важных историях проекта. В Jira доступен бесплатный шаблон управления проектами, включающий диаграммы Ганта.

Общая организационная диаграмма — Advanced Roadmaps

Дорожные карты предлагают возможность быстрого и легкого планирования, которое помогает командам лучше управлять зависимостями и отслеживать прогресс всего проекта в режиме реального времени. Такие дорожные карты на уровне команды или проекта полезны для планирования крупных работ в рамках команды.

Планирование, управление и отслеживание работы в нескольких командах или даже во всей организации с помощью Advanced Roadmaps расширяет возможности команд при любом масштабе.

Программы, разработанные с учетом межкомандных рабочих процессов, предлагают более продвинутые инструменты, такие как управление ресурсами и функции автоматического планирования для создания более сложных планов. Кроме того, они содержат различные настройки просмотра, позволяющие персонализировать диаграмму Ганта для выделения определенных аспектов плана при демонстрации.

Заключение

Современное программное обеспечение для создания диаграмм Ганта, такое как Jira Software с дорожными картами и Advanced Roadmaps, используется менеджерами проектов и лидерами отрасли для помощи организациям в достижении их целей. Планирование сложного проекта или мониторинг прогресса компании — подобные инструменты для создания диаграмм Ганта можно применять в любом масштабе. Они одинаково подходят для портфелей, крупных решений, программ и команд, если следовать руководству SAFe®.

Эдди Мирдон — старший дизайнер контента в команде Atlassian Advanced Roadmaps, расположенной в Сиднее, Австралия.

Только 47% проектов в IT-индустрии могут считаться успешными. Цели достигнуты, в сроки уложились, за рамки бюджета не вышли. А что с остальными? Еще 37% относятся к рискованным (“Доктор, мы его теряем”). Оставшиеся 6% – закрытые, судьба остальных не определена. Об этом говорит статистика, собранная консалтинговой компанией PM SOLUTIONS.

Наверняка вам тоже интересно, почему все так грустно. И наверняка вы уже знаете ответ: все дело в планировании. И речь не идет о каких-то хитрых инструментах: по тем же данным, 78% компаний, использующих стандартные методы и инструменты планирования, проваливают проекты в 2 раза реже.

Одним из инструментов стандартного управления и планирования является диаграмма Ганта – инструмент классического менеджмента, который появился аж в 1910 году.  Ее “папа” Генри Гантт, инженер и талантливый управленец,  постигал науку управления проектами на примере постройки кораблей во время Первой мировой. Как ни удивительно, общие принципы управления остаются незыблемыми и в кораблестроении, и в IT-стартапах. Разбираемся, как с помощью этого инструмента организовать рабочий процесс  – без сорванных дедлайнов и нервных срывов у менеджера.

Из этого кейса вы узнаете, как:

Что это такое и как это работает

Диаграмма Ганта – график работ, представленный в виде диаграмм-столбцов. Каждая полоса – отдельная задача в составе проекта, со своим началом и концом. Заполненное цветом пространство между ними – длительность работы. По вертикали располагается перечень задач: подготовка, разработка дизайна, верстка и программирование. Иногда на этом графике отмечают совместные задачи, их последовательность и вехи проекта.

В чем преимущества этого инструмента?

Во-первых, он помогает вычислить загруженность каждого участника проекта.

Во-вторых, на диаграмму можно нанести промежуточные контрольные точки – ключевые моменты до дедлайна.

В-третьих, если на каком-то этапе возникнет заминка (например, клиент будет долго согласовывать макеты или затопит серверную), вы сможете тут же переделать график – с учетом всех слабых звеньев.

В-четвертых, диаграмма Ганта – классный инструмент для тех, кто хочет анализировать и строить ретроспективу проекта. Учесть ошибки, не потерять достижения – и применить их в будущем.

Практика

Теперь перейдем в Аспро.Cloud и попробуем создать свою диаграмму Ганта на примере проекта по созданию интернет-магазина косметики и парфюмерии.

Определяемся, какие этапы будут у проекта, а затем создаем их на доске или самой диаграмме.

Нужна ли вам CRM?

Пройдите короткий тест и узнайте, как Аспро.Cloud поможет вашему бизнесу.

Планирование проекта

Подойдет, если ваш проект каждый раз проходит одни и те же этапы. В этом случае вам не придется каждый раз добавлять их на диаграмму. Чтобы создать доску проекта, переходим в раздел “Доска проектов” и нажмем “Создать доску”.

В открывшемся окне записываем название доски проектов, наименования этапов через клавишу Enter и сохраняем.

После этого создаем проект. Удобнее всего его будет добавить с соответствующей доски проектов. В проекте и на диаграмме автоматически отобразятся заранее созданные этапы. Сроки, которые вы указали в проекте, будут отмечены флажками.

Создание этапов на диаграмме Ганта

Если проект – разовый и нетиповой, этапы удобнее будет создать на самой диаграмме Ганта, без использования шаблона. Добавьте проект из списка или меню. В этом случае в поле “Тип проекта” автоматически подставится “Проект без шаблона”.

Перейдите на вкладку “Диаграмма Ганта” и создайте этапы с помощью кнопки “+”. На диаграмме вы можете изменять этапы, менять их порядок с помощью перетаскивания, удалять.

Создаем задачи на диаграмме Ганта

Для начала работы создайте список всех задач по этапам прямо на диаграмме Ганта. Для этого нужно лишь нажать на “+” рядом с каждым этапом и указать название задачи. Описание по задаче и исполнителей вы сможете внести позже. Все задачи автоматически будут создаваться на дату начала проекта с продолжительностью 1 день

Определяем длительность задач

После того как вы разбили этапы проекта на задачи, определите необходимое количество дней для выполнения каждой. Для этого на диаграмме ухватитесь мышью за конец отрезка задачи и растяните на нужное количество дней.

Устанавливаем зависимости задач

Определившись с длительностью выполнения задач, установим между ними зависимости. На диаграмме с помощью типа связи “Конец — начало” или “Начало — конец” вы можете соединить задачи, которые будут выполняться в строгой последовательности. В этом случае последующая задача не сможет начаться до того момента, пока предыдущая не будет завершена.

Если задача выполнена вовремя, то и проект завершится в срок.

В случае нашего проекта на очередность работ в основном влияют технические нюансы. Например, невозможно приступить к верстке, пока не будет нарисован дизайн и его не утвердит заказчик. А сборка структуры сайта, интеграция с сервисами складского учета и CRM может выполняться одновременно с разработкой дизайна и версткой. Но только после полного окончания всех этих этапов проект перейдет на этап “Тестирование”. Для того, чтобы построить зависимость, соединим последовательно задачи из этапов “Дизайн”, “Верстка”, “Тестирование”. Для этого перетащим линию от окончания одной задачи к началу следующей. Если понадобится удалить установленную зависимость, просто дважды нажмите на стрелку, соединяющую задачи. Для задач с этапа “Сборка” зависимости не устанавливаем, так как они будут выполняться параллельно этапам “Дизайн” и “Верстка”.

Составляем график работ

После определения зависимостей мы сможем быстро составить график работ по проекту и увидеть примерную дату окончания. Назначить начало выполнения задачи на определенную дату можно просто перетащив отрезок задачи на временной шкале. Если у задачи есть зависимые, они будут автоматически перенесены вместе с основной. Например, если согласовать дизайн не получится в срок, то все зависимые задачи по верстке и тестированию будут автоматически сдвинуты на другие даты, а вы сразу увидите реальную дату окончания проекта. Распределим на временной шкале задачи из этапа “Сборка” таким образом, чтобы они были выполнены не позже окончания верстки. Это позволит значительно сократить сроки проекта.

Чтобы быстро увидеть сроки задачи, кликните по ней в левом списке.

Назначаем исполнителей

После того как план работ определен, назначим исполнителей. Это можно сделать прямо на диаграмме. Для этого щелкните дважды левой кнопкой мыши по задаче слева в списке или на временной шкале и нажмите “Изменить”.

Исполнителей можно назначить и в списке задач по проекту. Там же – добавить подробную информацию по задаче: файлы, чек-лист, плановое время.

Дополнительно, вы можете указать высокий приоритет задачам, у которых есть зависимые и от которых напрямую зависят сроки проекта. Приоритет устанавливается в задаче, на вкладке “Дополнительно”.

После того как сотрудники получат свои задания, в списке своих задач им будут доступны даты начала и окончания задач для планирования работы. Задачи с высоким приоритетом будут отображены в верху списка и отмечены молнией.

Отслеживаем ход работ и оптимизируем график работ

После того как диаграмма Ганта будет полностью настроена, можно переходить к выполнению проекта. С помощью наглядного графика вы будете видеть, на каком этапе находится проект, где его слабые места и как скорректировать ход выполнения работ, чтобы уложиться в сроки.

Благодаря составленному графику вы сможете:

Подпишитесь, чтобы раз в неделю получать статьи о финансах, продажах и управлении проектами.

Уже более века во всем мире для управления проектами используется диаграмма Ганта. Удобный график работ был придуман Генри Гантом для визуализации этапов задач и сроков их выполнения еще в 1910 году. Может ли такой инструмент оставаться актуальным спустя столько лет? В статье расскажем, где используется столбчатая диаграмма, и чем она полезна бизнесу.

Это горизонтальная столбчатая диаграмма. Изначально она рисовалась вручную, но с появлением компьютеров задача облегчилась, теперь ее нетрудно сделать в электронном формате.

Ленточный график Ганта — это инструмент для управления проектами организации. С его помощью можно визуализировать поставленные задачи, отслеживать их взаимосвязи и сроки выполнения. Инструмент предназначен для планирования, а также для отображения результатов работы.

Чаще всего диаграмма Ганта используется для управления проектами по каскадной методологии. Среди других методик Waterfall считается наиболее жесткой, потому что она предполагает строгую последовательность действий. Если одна работа не была выполнена в срок, то другой отдел или исполнитель не могут приступить к решению следующей задачи. Линейность методологии отлично отражает таблица Ганта. График работ состоит из отрезков, положенных на ось времени. Их крайние точки соответствуют начальному и конечному периоду работы над задачей. Длина отрезка — срок ее выполнения. Как правило, отрезки не пересекаются. Их совокупность определяет продолжительность всего проекта.

Из каких элементов состоит схема Ганта:

Сложность построения диаграммы Ганта зависит от величины проекта, количества операций, а также от используемых инструментов. Можно начертить график вручную, но это очень трудозатратно и при внесении любых изменений потребуется полностью перерабатывать таблицу. Намного меньше усилий потребует использование специализированных программ и CRM со специальными инструментами для построения диаграммы.

Посмотрим, как выглядит диаграмма Ганта в CRM-системе Аспро.Cloud:

Этот инструмент активно используется при управлении проектами в сферах строительства, IT, интернет-торговли и ритейле, образования, здравоохранения и пр. Он наиболее эффективен в компаниях, где требуется жесткая фиксация порядка выполнения операций и их сроков. Подходит для проектов разных масштабов: от построения личных дел до планирования запуска космической ракеты. Соответственно, в работе с планом по графику Ганта может участвовать любое количество людей: от 1 человека до целой команды. Сверяться с диаграммой можно на всех этапах работы:

Система управления проектами Аспро.Cloud

Бесплатный тестовый период 14 дней.

Что показывает диаграмма Ганта

Основное предназначение графика — визуализация основной информации по проекту. Однако если сравнивать линейную диаграмму с сетевой, то можно отметить ее ограниченность. Она акцентируется на каскадных задачах от запуска проекта до завершения. А сетевая диаграмма, которая, например, используется в методе критического пути, позволяет увидеть проект как более разветвленную сеть операций, в том числе не взаимосвязанных, второстепенных.

Исходя из того, что диаграмма Ганта представляет собой линейный порядок задач, инструмент чаще всего применяют для:

Диаграмма Ганта позволяет руководителю определить:

Соответственно, график позволят формировать отчеты, которые основаны на наглядных данных и отображают текущую ситуацию.

Три наиболее распространенных случая, для чего нужна диаграмма Ганта:

Как построить диаграмму Ганта за 5 шагов

Вне зависимости от того, какой софт вы используете для создания графика, нужно будет пройти одинаковые этапы его подготовки. Определитесь с целями и операциями, затраченным временам и регулярно следите за соблюдением плана.

Обозначьте дедлайны

Самым первым этапом станет построение системы координат, на которой горизонтальная прямая — это время. Решите, в какой единице измерения вы будете вести отсчет: часы, дни, недели, месяца. Чаще всего используют календарный метод, в таком случае одной единице на шкале соответствует день. Выпишите задачи и подзадачи в рамках проекта, определите сроки их выполнения.

Расположите задачи на матрице Ганта

Обозначьте каждую операцию горизонтальным отрезком. Нанесите их на диаграмму, исходя из дат начала и завершения работы над задачами. На этом же этапе можно назначить ответственные за исполнения лица. Так каждый член команды будет сразу понимать, когда и что он должен сделать. Для большей наглядности можно выделить столбики разными цветами: за зеленое отвечает отдел маркетинга, за синее — разработчики, желтое отдаем в работу менеджерам.

Опишите зависимости по методу Ганта

Некоторые задачи нельзя начать до тех пор, пока не закончатся предыдущие. Например, тестирование продукта невозможно до завершения его разработки. Определите все подобные зависимости и внесите их стрелками на схему. Так отделы будут знать, кого торопить, от кого требовать отчеты и другую информацию, станет проще налаживать коммуникацию внутри компании.

Укажите вехи

Вехи — это контрольные точки. Если весь проект можно разделить на значимые блоки, то по их границам будут проходить вехи. По ним могут быть организованы совещания, согласования с заказчиком, презентации промежуточных результатов, тестирования и пр. То есть когда один этап завершился, требуется проконтролировать его эффективность. Это также помогает оценить, какие из задач наиболее приоритетные.

Актуализируйте информацию

Важно знать не только как сделать диаграмму Ганта, но и как пользоваться ей. Одна из основных рекомендаций по использованию метода — это регулярное обновление данных. Это дает команде актуальную информацию о состоянии проекта и конкретных задачах. Что можно менять:

Приведем пример диаграммы Ганта по проекту запуска магазина:

Преимущества и недостатки метода

Свою эффективность инструмент доказал временем, им пользуются на производстве и в продажах более ста лет. При этом технология нашла свое применение на крупных проектах среди гигантов международного бизнеса. Но при всей своей популярности диаграмма Gantt имеет недостатки, она не может использоваться в некоторых сферах.

Плюсы

К преимуществам следует отнести:

Такое количество преимуществ делает инструмент востребованным в сфере производства, образования, строительства, здравоохранения, торговли.

Минусы

Пользователи отмечают недостатки:

Из-за отсутствия гибкости инструмент планирования редко используется в сфере IT-технологий и в тех областях, где ценится творческий подход и креатив. Ведь в них сложнее прогнозировать сроки выполнения задач.

Альтернативный способ управления проектами

Основной противоположностью достаточно жесткой каскадной методологии и диаграммам Ганта является гибкая методология управления проектами Agile. Она предполагает цикличную работу над проектом, в которой есть места правкам и совместной работе. В ней обычно используются Scrum или Kanban-доски.

Сравнивая Гант и Канбан, можно сказать, что один инструмент подходит для проектов с четко выраженными зависимостями, а второй — для работы с большим количеством разрозненных и параллельных задач. Чтоб составить план по Ганту, нужно иметь конкретное представление о сроках, подзадачах, ответственных лицах, результатах. А scrum и kanban-доски можно использовать в тех ситуациях, когда задачи добавляются в процессе работы.

Что выбрать: Scrum или Kanban

Поможет определиться короткий тест. Ответьте на 7 вопросов, чтобы подобрать методологию для своей команды.

Пример таблицы Гант можно увидеть в системе Аспро.Cloud, а удобные Scrum-доски используются в программе Аспро.Agile, которая является российским аналогом Jira.

Если вы сомневаетесь в том, какой из инструментов для управления проектами подойдет вашему бизнесу, попробуйте бесплатную демоверсию продуктов компании Аспро.