Битрикс 24 управление проектами

«Кусочная» или «лоскутная» автоматизация управления компанией всегда порождает проблемы — долгий обмен информацией между подразделениями, несовместимость форматов данных и ручная работа по их переносу, обучение сотрудников разным интерфейсам и логике программ и т.д.

Разовая замена всех используемых средств на ERP-систему не всем подойдет: такой финансовый и моральный стресс выдержит не каждое предприятие. Гораздо удобнее интегрировать привычные инструменты управления на единой базе — коробочной версии Битрикс24.

В результате Вы получите единую информационную систему управления компанией, что даст преимущества перед конкурентами — увеличивается скорость работы персонала, растут эффективность и доход.

Наши преимущества

Коробочную версию Битрикс24 наших клиентов мы можем связать с другими ИТ-системами. Если компания работает с уже настроенными под бизнес программными продуктами, то взаимодействие с Битрикс24 только повысит эффективность их использования.

Мы умеем производить интеграцию Битрикс24 с самыми разными сервисами и системами:

Проектное управление

Повышаем качество проектной работы и эффективность управления ресурсами

, с которыми сталкиваются проектные команды

«Забыл», «не знал», «не заметил», «не успел» или «занят»

Нет единой системы для анализа загрузки сотрудников

Сложности восстановления «истории» задачи в цепочке писем

Нет инструментов контроля выполнения задач, нарушение сроков закрытия задачи

Позволяет эффективно организовать проектную работу в команде и обеспечить четкое планирование

Проектного управления K-Team

Управление паспортами проектов Управление задачами Управление ресурсами Управление бюджетом Управление документамиИнформирование о ходе проекта Управление рисками Управление целевыми и контрольными показателям

Возможности модуля

1. Гибкая настройка шаблонов планов по типам проектов2. Автоматизированный контроль выполнения обязательных условий при переходе по этапам проектов 3. Фиксация и управление контрольными и целевыми показателями4. Консолидация проектов в портфели и программы 5. Автоматический отбор проектов в портфель на основе различных критериев и заданных параметров (финансовых, ресурсных ограничений, сроков и т.д.)

• Удобное планирование и прозрачный контроль выполнения задач по проектам; • Удобное изменения дат выполнения, очередности выполнения, ответственных; • Инструмент приемки и отклонения задач, массовое завершение задач; • Делегирование задач на другого Пользователя; • Быстрое создание дочерних задач.

Вы можете использовать различные представления списка задач, например диаграмма Ганта

рискам для анализа отклонений сроков на основании прогнозных и фактических дат начала и окончания

исполнителям, отражая количество задач и проектов, процент загруженности

задачам и документам в разрезах проекта и портфеля проектов

нарушениям исполнительской дисциплины в рамках предоставления отчетных данных

Решение позволяет формировать отчеты по:

ЦЕННОСТЬ СИСТЕМЫ ДЛЯ РУКОВОДИТЕЛЯ

ЦЕННОСТЬ СИСТЕМЫ ДЛЯ СОТРУДНИКА

Повышение эффективности и скорости решения кросс-функциональных задач

Устранение лишних действий

Сохранение накопленных знаний

Развитие центров экспертизы

Повышение доступности информации

Управление собственной загрузкой

Оперативное получение помощи от центров экспертизы

Давайте делать крутые проекты вместе

Оставьте заявку на демонстрацию любого из наших решений, и мы свяжемся с вами в ближайшее время

«Битрикс24» — это система для управления бизнесом. Представляет собой единое информационное пространство, где сотрудники общаются между собой, планируют задачи и проекты, взаимодействуют с клиентами, ведут сделки и получают аналитику. Мы подготовили обзор инструментов и инструкции, как работать с «Битрикс 24» — с ними легко разобраться даже новичку.

Персональный менеджер техподдержки Битрикс24. Отвечаем за 15 минут максимум — даже в выходные!

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Обзор функций и видео для начинающих

После покупки и внедрения программного обеспечения «Битрикс24» вы получаете собственный корпоративный портал. Это внутренний сайт компании, который обеспечивает всем сотрудникам доступ к общему массиву информации.

Портал помогает организовать и упростить все внутренние процессы на предприятии: общение коллег, планирование и распределение задач, контроль за их выполнением, все взаимодействия с клиентами (от получения заявки до заключения договора). Платформа объединяет инструменты, которые автоматизируют и упрощают работу руководителя, отделов продаж, маркетинга и HR. Рассмотрим основные из них.

Совместная работа

«Совместная работа» — общее рабочее пространство для внутреннего взаимодействия персонала. По сути это онлайн-офис, в котором руководитель и сотрудники компании общаются друг с другом, устраивают онлайн-встречи, обсуждают проекты, делегируют задачи. В сервисе доступны следующие функции:

В «Битрикс24» можно объединять сотрудников в различные команды в зависимости от решаемых задач, распределять и настраивать права доступа к ним, приглашать для общения подрядчиков и других партнеров.

CRM

CRM — это система управления взаимоотношениями с клиентами. Полностью автоматизирует продажи и ведет покупателя от первого контакта до успешной сделки. CRM помогает быстро сформировать клиентскую базу. В единую систему поступают заявки из всех источников: соцсетей, мессенджеров, онлайн-чатов, форм обратной связи на сайте. Там сохраняются контакты и вся история общения с клиентом: звонки, беседы, встречи.

Видно, на какой стадии находится сделка, какой менеджер ее ведет и какие действия он предпринимал. В CRM есть готовые шаблоны счетов, договоров и актов. Поддерживаются разные системы оплаты: Сбербанк Онлайн, Robokassa, ЮKassa, Альфа-Клик, QIWI, Paypal и другие.

Задачи и проекты

«Битрикс24» помогает систематизировать совместную работу над проектами любой сложности. Что можно делать в системе:

Роботы и триггеры помогают сотрудникам быстрее выполнять задачи и не тратить время на рутинные операции. Например, можно настроить автоматическую рассылку писем клиентам в определенное время или уведомления о просроченных задачах для персонала.

Сайт и магазины

В «Битрикс24» можно за пару минут создать собственный многостраничный сайт, лендинг и интернет-магазин. Ресурс по умолчанию интегрирован с CRM, содержит онлайн-чат, форму для заявки и обратного звонка. Каждая заявка, полученная на сайте, отправляется в CRM. Там на ее основании создается CRM-карточка сделки. Менеджеру остается провести ее по всем этапам воронки продаж до успешного заключения. Вы не упустите ни одного клиента и вам не придется постоянно проверять свою электронную почту в поиске новых обращений. Для создания сайта в системе предусмотрен встроенный конструктор. В нем можно выбрать подходящий шаблон, добавить текст и картинки, поменять фон.

Автоматизация бизнес-процессов

Роботы и триггеры в «Битрикс24» автоматизируют рутинные операции. Особенно это важно для крупных предприятий, где в день поступают сотни заявок. Роботы могут выполнять вместо менеджеров большинство задач, в том числе:

Роботы помогают сотрудникам соблюдать дедлайны. Система напоминает менеджеру, что срок выполнения подходит к концу, и уведомляет, если задача уже просрочена.

Чтобы лучше понять, как работает «Битрикс24», рекомендуем посмотреть видео для начинающих:

Как новичку работать с главным меню «Битрикс 24»

К любому инструменту «Битрикс24» можно перейти одним кликом из главного меню. По умолчанию оно представлено в свернутом виде.

Чтобы развернуть меню, наведите мышку на левую часть экрана.

На боковой панели представлены все инструменты, которые мы описали ранее. Нажмите на нужный раздел, чтобы посмотреть, какие функции в нем содержатся. Например, блок «Совместная работа» включает инструменты: «Новости», «Календарь», «Чат и звонки» и т. д. Чтобы открыть полный список функций, выберите пункт «Карта сайта».

Меню можно изменить под себя. Для этого нажмите на кнопку «Настроить меню» и выберите нужную команду, например, «Сменить главный инструмент».

В качестве главного инструмента выберите раздел, с которым вы работаете, например, CRM. Он отображается в начале списка в меню, а остальные доступны в разделе «Еще».

Инструкция по работе с задачами в «Битрикс 24»

Задачи в «Битрикс24» могут создавать руководители, сотрудники и даже приглашенные экстранет-пользователи, которые не числятся в штате компании. Этот инструмент помогает планировать работу, контролировать сроки и ход выполнения проекта. Предлагаем пошаговую инструкцию по работе с задачами в «Битриксе 24».

Мы готовы помочь!

Задайте свой вопрос специалисту в конце статьи. Отвечаем быстро и по существу. К комментариям

Создание задачи

Как создать новую:

В разделе «Дополнительно» можно «привязать» задачу к конкретному проекту, подключить для нее учет времени, активировать функцию напоминания, добавить теги для удобного поиска и запросить отчет по результатам выполнения.

После всех настроек нажмите на кнопку «Поставить задачу».

Работа с задачами

После постановки задачи она появится в списке у ответственного сотрудника (в разделе «Задачи и проекты»).

На верхней панели инструментов можно отфильтровать задачи по роли: «Делаю», «Помогаю», «Поручил», «Наблюдаю».

Чтобы запустить задачу, нажмите на кнопку «Начать выполнение».

Когда задание сделано, нажмите на кнопку «Завершить». Сотрудник, который поставил задачу, получит уведомление в личном кабинете о том, что вы закончили работу.

Настроим оповещения в CRM и 3 воронки продаж в подарок при покупке любой лицензии!

Пошаговая инструкция по работе в CRM «Битрикс 24»

«Битрикс24» содержит инструменты для учета клиентов — от первого контакта до сделки и оплаты счета. Сначала вы получаете контактные данные. Далее приступаете к работе с потенциальным покупателем, постепенно проводите его по всем стадиям воронки продаж и в случае успеха заключаете сделку.

Лиды

Лид — это потенциальный клиент, у которого еще не сформирована окончательная потребность в ваших товарах или услугах. У лида, как и любого другого элемента в CRM, есть карточка. В ней находятся поля, куда можете записать любую информацию: название компании, контактные данные, место встречи и т. д.

Лиды можно автоматически получать с помощью CRM-форм и виджета на сайте, электронной почты и телефонии. Если клиент вам написал или позвонил, «Битрикс24» создаст лид и подставит нужный источник в системе.

Другой способ — добавить лид вручную. Обычно используется, если вам передали контакты клиента или он сам пришел в офис. Рассмотрим, как добавлять лиды вручную:

В одноименной вкладке вы увидите полный список созданных вами лидов, а также добавленных автоматически, где вы указаны в качестве ответственного.

С лидами можно работать в режиме «Канбан». Для этого нужно нажать на соответствующую кнопку на верхней панели инструментов.

Канбан-доска помогает систематизировать работу с потенциальными клиентами. Она показывает, на какой стадии сейчас находится лид: не обработан, назначен ответственный, уточнение информации и т. д. Можно задать любое количество стадий и назвать их по своему усмотрению. Когда один этап работы завершен, исполнитель сам перетаскивает лид в следующий столбец левой кнопкой мыши.

На последнем этапе нужно зайти в карточку лида и нажать на кнопку «Завершить обработку лида».

Если решили продолжить работу с этим клиентом, нажмите на кнопку «Создать на основании: сделку + контакт + компанию». Информация из карточки лида загрузится в каждый из трех справочников, автоматически будет создана новая сделка.

Сделки

Они находятся в соответствующей вкладке раздела CRM. Для сделок доступны два варианта отображения: «Список» и «Канбан». Список удобнее для поиска информации, например, сделок определенного сотрудника, а Канбан — для оценки ситуации с продажами. На Канбан-доске, как и в случае с лидами, можно добавить любое количество этапов.

Можно создать сделку напрямую из лида или добавить ее отдельно. В разделе «Сделки» нажмите на кнопку «Создать» или на плюсик под соответствующим пунктом меню.

Форма для создания сделки такая же, как и у лида. В нее добавляются те же данные.

Счета

Завершающий этап работы со сделкой — создание и отправка счета. Откройте сделку, для которой хотите создать документ на оплату. Нажмите на кнопку «Предложение» в правом верхнем углу и выберите «Счет».

В карточке счета вы увидите сделку, на основании которой он создан, и контактные данные клиента. Нажмите на кнопку «Документ» и выберите нужный шаблон.

Как работать в «Битрикс24» со своими коллегами

«Чаты» — встроенный мессенджер в системе «Битрикс24». Кроме обычного общения сотрудников, этот сервис позволяет передавать файлы, создавать задачи и встречи прямо из диалогов.

Зайдите в раздел «Чат и звонки» и нажмите на кнопку «Создать».

Выберите формат беседы:

Пригласите в чат собеседника, указав его имя, фамилию или email.

Из диалога вы можете позвонить собеседнику. Нажмите на кнопку «Видеозвонок HD» и выберите, как будете общаться: видеосвязь или обычный аудиозвонок.

Мы рассмотрели самые распространенные инструменты, с которыми работает большинство пользователей платформы. Но ее возможности гораздо шире. Мы внедрим и настроим систему под ваш бизнес, интегрируем ее со сторонними сервисами и расскажем, как работать в «Битрикс24», чтобы тратить меньше времени на рутину и заключать больше сделок.

Автоматизируем работу с документами в Битрикс24 за 5–7 часов

Оцените, насколько полезна была информация в статье?

Наш каталог продукции

У нас Вы найдете широкий ассортимент товаров в сегментах кассового, торгового, весового, банковского и офисного оборудования.

Посмотреть весь каталог

Tired of things falling through the cracks? Take the stress out of everyday workflows and get things done with ease. Our project management tool helps you to keep an eye on the big picture while also handling the details of every sized task. Some of the big picture tasks project managers oversee are:

While this information is vital for companies to track, there are also smaller tasks project managers oversee, such as:

Project managers have a lot on their plates, but project management tools can help. Our CRM software tool provides project managers with all the tools to handle these responsibilities and much more. Here are some of the best features our project management tool provides.

Bitrix24 Features

Setting task dependencies means linking tasks in the platform so that when one changes, the others adjust accordingly. Managing tasks just got easier, freeing up precious time for busy managers from shuffling tasks around.

For those who assign tasks, a project management tool makes it easier. For tasks that repeat, use the automated settings to set daily, weekly, monthly, or customized tasks. Communicate in the tasks to ask for progress when checking in or use the chat feature to discuss workloads. Project managers can view individual team members’ workload and assign or take away tasks as needed.

Reporting just got easier. With our project management tool, you can save a lot of time and energy by creating customized reports. Having all the required information in one spot means you can create advanced reports with only a few clicks.

Gantt charts are a valuable project management tool. This is a tool that helps you visualize and organize every task and resource into one place. Teams can work together on the collaborative online platform to reach milestones, hit goals, and collaborate to get the job done. Everyone can work together better with this visual tool that creates a dynamic chart.

Kanban is a visual project management tool. For those who work best with visuals, this software allows real-time communication and a fully transparent view of work. All pieces of a project are laid out in a way that allows team members and project managers to see the progress of every portion of an assignment at any time. Decrease discrepancies while increasing productivity with Kanban.

Many tasks that are on a project manager’s plate are recurring. Assigning weekly and monthly tasks comes around and the manager must assign them out to be fulfilled. With automated workflows, project managers can assign a task one time and set up automation. Automation is a benefit to having customizable templates. Tasks are easy to set up on a basis that is weekly, bi-weekly, monthly, or every 10 days according to each individual need. This way, project managers do not have to waste time assigning the same tasks at the beginning of every week, giving them more freedom for other tasks.

Project managers can use the preloaded templates in the platform for various tasks. There is also an option to create customized templates. Having the ability to use either option means that each team can work from the platform in a way that works best for them.

Creating tasks after a conversation just got easier. When emailing a client or reviewing emails from team members, it is easy to forget to set up a task. Instead of setting a reminder to come back to it later, now you can use our project management tool to create a task straight from an email. Increase our productivity by saving time and skipping the steps in between an email and task creation while also improving your client management.

View all tasks being done in real-time. Teams can work together and watch the progress as it happens. Managers can get real-time reports on the work completed, client management updates, or work on other projections. Teams can also communicate in real time to stay up to date on everything they are working on without being right next to each other. Having real-time collaboration capabilities helps teams to be more productive as they stay in contact and work together.

Take Bitrix24 on the go. With our easy-to-use mobile app, you can have access to everything Bitrix24 offers on the desktop from your phone. Be more flexible with your location and schedule by utilizing the app. If your company depends on employees being in multiple locations or on the go, having access to the full mobile app is a fantastic benefit.

Bitrix24 has a unique offering in that it helps sales teams to improve their performance. While being more organized and communicating helps with CRM, there is more that can be done. Sales teams like Bitrix24 because they can watch a customer move through the sales pipeline and know critical points. Notes in the tool are kept keeping all employees current and informed on a client’s progress.

«You need a competent tool that helps you easily communicate with colleagues, brainstorm to reach solutions, and manage projects. All of these tasks can be easily completed using a service called Bitrix24

Bitrix24 is an online workspace designed to be used by a group of people for sales, marketing, project management, and other activities. It features CRM, tasks, chats, online meetings, and 30+ more tools.

To create an account, all you need to do is enter your email address, confirm it, and that’s it! Your Bitrix24 account is ready to use.

Bitrix24 has 5 membership plans:

You can use Bitrix24 in any browser, as a desktop app (for Windows or Mac), or as a mobile app (for iOS or Android).

As safe as can be. Bitrix24 stores data in 17 data centers and 600 servers in North America and Europe, depending on the country you are in. All of our data collecting and handling procedures are fully GDPR-compliant.

Here they are:

See why 12 million companiesrely on Bitrix24.

Битрикс24 предоставляет собой многогранный инструмент для управления внутренними процессами, ресурсами, планами и сложными проектами. Один из основных инструментов портала — Задачи. Как и все разделы Битрикс24, задачи связаны с другими функциями:

Но основное преимущество работы с задачами в Битрикс24 — это решение главных управленческих проблем: планирование во времени, отслеживание занятости персонала, управление стадиями проекта, контроль выполнения и даже индивидуальные возможности по работе с группой задач.

В Битрикс24 существует несколько способов поставить задачу себе или любому другому пользователю портала.

Самый простой способ — на вкладке «Мои задачи» выбрать функцию «Добавить задачу». В открывшемся меню можно настроить параметры задачи, в том числе исполнителей, сроки выполнения, описать подробности проекта, установить приоритет и др.

Иногда постановке задания предшествует обсуждение и согласование с несколькими сотрудниками. В этом случае, создать задачу можно прямо из обсуждения живой ленты, нажав кнопку «Еще» и выбрав функцию «Создать задачу». Ссылка на нее появится в обсуждении, а исполнители получат уведомление о создании задания.

Ну и самый важный способ использования Задач — это расстановка с помощью них указаний и сроков исполнения в проектах (в терминологии Битрикс24 — в Группах). То же самое касается и возможности устанавливать задачи напрямую из элементов CRM (Лидов, Сделок и т.д.).

Настройка задачи в Bitrix24

Планирование работы нескольких отделов, сотрудников и даже компаний не будет эффективно, если задачи будут существовать простым списком выполняемых работ. Битрикс 24 позволяет управлять задачами и проектами во времени, отслеживать статус работы, устанавливать приоритеты, планировать ресурсы, в том числе временные.

Весь это функционал реализуется через установку свойств задач. При создании или в процессе редактирования задачи можно выбрать целый ряд настроек:

Статусы задач и роли сотрудников

Ориентироваться во множестве задач на портале Битрикс24 просто благодаря автоматически устанавливаемому статусу задач и распределению ролей участников.

При постановке или редактировании задач можно выбрать следующие роли сотрудников:

Постановщик задачиПо умолчанию постановщиком задачи система назначает ее создателя. Если возникает необходимость передать контроль работы другому сотруднику, можно выбрать постановщика из числа пользователей портала. Эту функцию удобно использовать на время своего отсутствия или при делегировании контроля исполнения задачи. Изменение постановщика позволяет руководителю сконцентрироваться только на самых важных проектах, требующих личного участия.

ОтветственныйОтветственныйза задачу назначается постановщиком. Выбранный сотрудник получает возможность менять статус задачи, активировать завершение, приглашать наблюдателей. Ответственный за задачу — это ее главный исполнитель. Именно этот сотрудник определяется системой как исполнитель работы.

СоисполнителиСоисполнители — сотрудники, участвующие в выполнении работы вместе с ответственным. Назначить соисполнителей удобно в том случае, когда работа имеет несколько стадий, за каждую из которых отвечает отдельный пользователь. Соисполнители получают доступ к задаче, могут вместе с ответственным отмечать стадии выполнения работы, дополнять чек-лист необходимыми мероприятиями, участвовать в обсуждении, оставлять ссылки на документы.

Если возникает необходимость открыть доступ к просмотру задания другим сотрудникам, руководителям смежных подразделений или коллегам, не участвующим непосредственно в данной работе, можно выбрать их наблюдателями задачи. Выбранные пользователи будут видеть статус задачи, степень ее выполнения, получат доступ к обсуждению и всем закрепленным за задачей файлам. Функцию наблюдения используют, когда сотруднику важно своевременно узнать о продвижении работы, возникающих сложностях, изменении проектов.

Такое распределение ролей в задачах позволяет работать с десятками видов процессов, уделяя им необходимое внимание. В зависимости от назначенной роли все задачи сотрудника в общем списке сортируются по типам:

Дополнительный инструмент в управлении задачами реализован для руководителей отделов в разделе Здесь отображаются все сотрудники подразделения и их активные задачи, распределенные по ролям. Из раздела можно увидеть количество задач по каждому сотруднику, в которых он назначен постановщиком, ответственным, соисполнителем, наблюдателем. Счетчики напротив каждого вида задачи напоминают о просроченных или близких по времени дедлайна заданиях.

Общая картина загруженности сотрудников отдела позволяет вовремя отреагировать на возникающие проблемы, задержки в проектах, оценить эффективность работы подчиненных.

В разделе «Занятость» благодаря настраиваемой сортировке руководитель может легко наблюдать загруженность отдельных сотрудников, подразделений, наблюдать за ресурсами по статусам задач, видеть занятость персонала в определенный промежуток времени. Для эффективного использования функции «Занятость» каждая задача должна иметь установленные сроки начала и окончания работы.

Пути решения в Битрикс24

Часто планируемая работа настолько сложна, что не может быть описана простой задачей. Например, когда в процессе выполнения задействованы несколько сотрудников, последовательно выполняются разные виды работ, выполнение одних стадий процесса зависит от результатов предыдущих действий. Еще сложнее, когда все этапы работы требуют согласования или контроля.

В этом случае Битрикс24 предлагает два пути управления задачами:

Чек-лист представляет собой простой перечень действий, которые планируется выполнить для достижения поставленной цели. Создать чек-лист можно на этапе постановки задачи. Исполнители могут дополнять перечень новыми заданиями, отмечать выполненные мероприятия, корректировать этапы, менять их порядок. По чек-листу руководитель с легкостью отслеживает этапы выполнения задач, когда они представляют собой последовательные действия.

Сложные процессы удобнее организовать в зависимые подзадачи. Каждая подзадача — это отдельная задача со своими исполнителями, сроками, временем выполнения. Завершение всех подзадач приводит к автоматическому закрытию основной задачи, если установить для нее соответствующие настройки. При необходимости контроля всего процесса целиком, эту опцию можно не активировать: в этом случае основная задача завершается вручную.

Шаблоны задач

Чтобы не тратить время на создание однотипных задач, можно использовать шаблоны задач. Достаточно один раз создать шаблон задачи и потом просто указывать его при постановке задачи. Более того, можно настроить задачу так, чтобы она автоматически регулярно создавалась в указанное время или через какой-то интервал от момента ее постановки. Это очень удобно для напоминаний или ежедневных дел, например, «проверить счет», «поставить на сигнализацию» и т.д.

Шаблоны задач можно настраивать не только для себя, но и для коллег. Им можно дать или полный доступ к шаблону, с правами на его изменение или доступ на чтение шаблона. В этом случае, сотрудник сможет применять шаблон, но не сможет его редактировать.

Ежедневная работа с задачами в Битрикс24

Когда проектов в организации немного, работа с задачами в общем списке не составляет труда. Гораздо сложнее организовать работу по десяткам бизнес-процессов, каждый из которых требует участия нескольких сотрудников или подразделений, проходит разные стадии согласования и утверждения, требует контроля качества выполнения.

Битрикс24 решает проблемы управления задачами как в личном планировании, так и в рамках всей компании, благодаря нескольким удобным представлениям. Работать с задачами на портале можно в четырех формах:

Каждое представление задач помогает решать проблемы индивидуального и коллективного планирования в рамках сложных процессов.

Представление задач в виде простого списка

Простой список задач представляет все задачи единым списком, сгруппированным по проектам. В настройках можно указать поля, которые будут выводиться рядом с каждой задачей — крайний срок, статус и т.д.

Личное планирование мероприятий

В то время как простой список позволяет просматривать задачи в виде перечня со статусами выполнения и назначенными ролями, работа в представлении «Мой план» предоставляет возможности индивидуального планирования работы по всем задачам.

Мой план — это личный планировщик задач каждого сотрудника, позволяющий разделять задачи по персонально настроенным критериям. Раздел выглядит как виртуальная доска, на которой пользователь расставляет задачи по своему усмотрению. Рассортировать задачи можно по статусам выполнения, по времени начала или завершения работы, по любым другим настраиваемым признакам. Свойства самих задач при этом не меняются, и уведомления участникам задачи не высылаются.

Совместная виртуальная доска проекта

При одновременной работе с многочисленными задачами могут возникать сложности с отслеживанием стадии каждого мероприятия. Представление задач в режиме «Канбан» — визуально простой, наглядный и легко управляемый способ установить мониторинг за работой по проектам.

Задачи в режиме «Канбан» размещаются на виртуальной доске в виде стикеров. Администратор портала или владелец проекта может разделить доску на отдельные стадии или составные части. Участники проекта перемещают задачи из одной части доски в другую, передавая работу на согласование, контроль или дальнейшее развитие. Создавать задачи при этом можно непосредственно в Канбане и уже на выбранной стадии работы.

Возможности мониторинга и анализа ресурсов

Эффективное планирование задач во времени — основа успешной работы организации. Наглядность представления задач в виде диаграммы Ганта открывает руководителю целый ряд преимуществ в управлении сложными задачами:

В диаграмме Ганта все задачи расположены в календарной сетке в виде блоков определенной протяженности. Каждый блок имеет свои характеристики времени: дату старта, дату финиша, крайний срок завершения. Эти свойства задаются при создании или редактировании задачи.

Фильтр в режиме диаграммы Ганта помогает проанализировать загруженность ресурсов по разным критериям: занятость подразделения, отдельного сотрудника, загруженность ресурсов в установленный промежуток времени, занятость сотрудников по определенному виду задач.

Зависимые задачи в Диаграмме Ганта

В диаграмме Ганта даже многослойные задачи поддаются эффективному планированию благодаря легкости создания зависимых подзадач и автоматическому управлению сроками их выполнения.

Каждую задачу в этом представлении можно связать с предыдущим мероприятием условием зависимости. Это выполняется простым протяжением стрелки от одного блока к другому. Диаграмма Ганта поддерживает четыре основных типа взаимосвязей между задачами:

При необходимости изменить сроки выполнения целого проекта в диаграмме Ганта достаточно сдвинуть сроки главных задач: все зависимые мероприятия изменятся автоматически. При передвижении по календарной сетке блока с основной задачей, расположение связанных задач меняется в соответствии с установленной зависимостью.

Портал Битрикс24 позволяет использовать задачи для реализации проектов самого разного уровня. Внедрение функционала в организацию помогает эффективно планировать ресурсы, выстраивать и контролировать сложные взаимосвязи в бизнес-процессах, повышает ответственность персонала и вовлеченность сотрудников в реализацию общих целей компании. Использование «Задач» вместе с другими разделами портала делает работу наглядной, легко контролируемой и надежной, а персональные подходы и настройки дают руководителю мощный инструмент для управления компанией.

Если стандартный функционал Битрикс24 не идеально отражает рабочие бизнес-процессы Вашей компании, можно установить и доработать коробочную версию. Наш опыт работы с Битрикс24, статус золотого партнера и штат квалифицированных программистов обеспечит Вам необходимый результат.

Проектный подход позволяет компаниям быстро реагировать на новые возможности, выдерживать сроки и укладываться в запланированный бюджет. Практически в каждом бизнесе можно встретить самые разнообразные проекты — от проведения рекламной кампании до производства сложного оборудования под заказ, а методология управления проектами преподается в бизнес-школах как отдельная дисциплина.

Управление серьезным проектом невозможно без автоматизации — ни одна гениальная голова не уследит за всеми деталями полноценного проекта, тем более, если таких проектов несколько. На рынке есть разные программы для управления проектами и выбрать среди них непросто — крайне желательно, чтобы программа поддерживала современные методики управления проектами, была доступна по цене и не требовала долгого изучения.

Всем этим критериям соответствует Битрикс24, в котором уже есть все необходимые инструменты — диаграмма Ганта, «канбан», персональные доски и все остальное, что требуется менеджеру проекта для достижения успеха. Начать пользоваться Битрикс24 можно бесплатно, зарегистрировавшись по этой ссылке, а обучение практически не требуется — интерфейс прост и нагляден.

Чтобы начать проект в Битрикс24 нужно создать «группу» — это внутреннее название проекта в терминологии Битрикс24. Количество групп или проектов ничем не ограничено и каждый проект может стать отдельным миром — со своими задачами, файлами, статьями лентой сообщений и чатом.

Информация может быть доступна только участникам проекта или всем сотрудникам — по желанию менеджера проекта. Никто из посторонних не получит доступ к данным, пока ему не поступит приглашение в проект.

Параметры настройки в любое время могут быть изменены — добавлен новый круг сотрудников, настроены их права, определены задачи и сроки их выполнения. Такое оперативное управление проектом особенно актуально для компаний, работающих с внешними контрагентами — заказчиками, удалёнными сотрудниками, торговыми представителями, экспертами и т.д.

Управление работами проекта

Управление любым проектом состоит из выполнения задач, поэтому в Битрикс24 «задачи» — это одна из основных функций системы. Задачи закрепляются за конкретным проектом или рабочей группой, в ходе их создания устанавливаются сроки исполнения и правила для напоминаний. Единая задача может подразделяться на ряд подзадач, выполнение которые необходимо для достижения общей цели.

Для каждой задачи назначается круг лиц для совместной работы над задачей — её постановщик, исполнители, соисполнители и наблюдатели. «Постановщик задачи» — поручает выполнение задачи «исполнителю» и «соисполнителям», а «наблюдатели» — могут видеть ход выполнения задачи, чтобы быть в курсе процесса.

Для каждого сотрудника или определённой группы можно выделить персональные доски. С помощью панели задач участник проекта может наглядно видеть, какая деятельность поручена ему в данное время, её временные лимиты. Также работник имеет возможность ознакомиться с необходимой информацией и документами, которые загружаются в карточки задач. Благодаря продуманному и удобному интерфейсу заполнение раздела «задачи» не займёт у пользователя много времени.

Битрикс24 позволяет расположить задачи на диаграмме Ганта. С её помощью можно просматривать текущие задачи, устанавливать взаимосвязи между ними, вносить изменения непосредственно на линейках диаграммы.

Управление в данном случае осуществляется из контекстного меню при помощи мыши. Диаграмма Ганта даёт возможность наглядно оценить появляющиеся риски, влияющие на сроки исполнения всего проекта, установить взаимное влияние разных задач и подзадач друг на друга.

Весь этот инструментарий легко осваивается за 10-15 минут работы и помогает управлять действиями сотрудников, предоставив им достаточную информацию для точного выполнения поручений.

Возможности безграничны

В ходе управления проектом с помощью Битрикс24, можно использовать и другие возможности:

Это далеко не полный список всех функциональных возможностей для ведения проектов в Битрикс24. Расширить набор инструментов можно при помощи раздела «Приложения». В нём содержатся как платные, так и бесплатные дополнительные функции и инструменты — такие, как «Конструктор документов», интеграция с 1С, социальными сетями и т.д.

Если потребуется дополнительный функционал, то всегда есть возможность приобрести «коробочную» версию Битрикс24 и ее доработать. По нашему опыту, можно реализовать практически любую идею, чтобы руководитель проекта мог подобрать набор инструментов, необходимый ему для работы и контроля за сотрудниками.

Если весь арсенал средств, которые предоставляет Битрикс24 для управления проектами сейчас не нужен, то начните пользоваться только самым необходимым. Для начала можно использовать несколько бесплатных базовых — поставить ряд задач, разместить файлы с документацией.

По мере освоения системы можно добавлять необходимые для успешной работы инструменты. Наши специалисты, имеющие большой опыт работы с системой Битрикс 24 могут оказать вам любую помощь — от консультаций до покупки «коробки» и доработки ее под ваши индивидуальные требования.

Вы сможете быстро освоить Битрикс24 как систему управления проектами, что в самое короткое время скажется на эффективности работы всей вашей компании.

Чтобы планировать работу в «Битрикс24», сотрудники компании пользуются инструментом «Задачи». А руководители с его помощью контролируют сроки и следят за выполнением поручений.

Иногда для какой-то объемной работы нужно привлечь разных сотрудников и создать для них несколько задач. Но следить за их выполнением по отдельности — сложно и неудобно. В этом случае можно объединить задачи с помощью инструмента «Проекты». С ним проще и удобнее планировать и контролировать совместную работу команды. В статье расскажем, как создавать, удалять и управлять проектами в «Битрикс 24».

Что такое проекты в «Битрикс 24»

«Проект» — это единое пространство, в котором объединены связанные между собой задачи, файлы, беседы и встречи. Этот модуль позволяет организовать совместную деятельность в рамках одной группы. Например, несколько сотрудников компании работают над созданием сайта, но выполняют разные задачи с определенными сроками. При этом они взаимодействуют друг с другом, обмениваются файлами и сообщениями. Все задачи и материалы по этой работе можно объединить в проект «Создание сайта».

Чем отличается группа от проекта в «Битрикс 24»

В «Битрикс24» есть два инструмента для управления командной работой: «Группы» и «Проекты». Их главное назначение — объединить сотрудников и организовать их совместные действия. Это может быть отдел компании или группа людей, которая работает над общим заданием. Оба инструмента находятся в разделе «Группы».

Единственное, чем отличается проект в «Битрикс 24» от группы, — это сроки сдачи работы.

Для проекта можно установить конкретные даты начала и окончания. Сроки задач, созданные в рамках проекта, должны находиться в этом временном интервале.

Пример: вы создали проект и поставили дату окончания 25 апреля 2023 года. Если для новой задачи вы хотите назначить срок исполнения 27 апреля 2023 года, система запретит это действие и выдаст ошибку. Придется корректировать дату окончания проекта или выбирать другой срок для задачи.

Для групп не предусмотрены никакие ограничения по срокам.

«Проекты» чаще используются для работы с конкретными клиентами и сделками, когда для выполнения заказа собирается команда из разных отделов, каждому даются задачи и назначаются сроки.

Инструмент «Группа» больше подходит для совместной текущей работы отделов. Он используется для автоматизации внутренних процессов компании. Например, можно создать группу для сотрудников службы HR, где они будут ставить и контролировать задачи по приему персонала, разработке регламентов и методичек, проведению корпоративных мероприятий и т. д.

Инструменты для совместной работы в проектах и группах

Группы и проекты в «Битрикс24» отображаются в одном списке. Найти его можно двумя способами. Первый — перейти в раздел «Группы» на левой панели инструментов. Второй:

При выборе проекта (или группы) открывается его карточка.

На верхней панели инструментов пользователь может отфильтровать свои задачи в проекте по ролям:

Задачи проекта можно просмотреть в виде списка или в режиме «Канбан». Во втором случае все задания структурированы в таблице по этапам выполнения. По умолчанию их три: новые, в работе, сделаны. Можно переименовывать этапы канбан-таблицы, удалять или добавлять новые столбцы. Когда исполнитель сделал работу, он самостоятельно переносит задачу в следующую ячейку.

Руководитель и остальные участники проекта видят эти изменения.

При работе с задачами можно использовать инструмент «Мой план». Это то же самое, что и «Канбан», но только для личного применения сотрудниками. В этом разделе можно самостоятельно планировать свою работу, и коллеги не будут видеть персональные задачи. В разделе «Гант» отображается диаграмма, которая наглядно показывает временные рамки заданий.

Для управления проектами и группами в «Битрикс 24» предусмотрен один и тот же набор инструментов:

Если типовых инструментов недостаточно, можно подключить дополнительные приложения из «Маркета». Здесь доступно более 1 800 сервисов, в том числе для управления проектами: контроля сроков, группировки задач, создания отчетности и т. д.

Кто может создавать проекты и группы в «Битрикс24»

Создавать группы и проекты в облачной версии «Битрикс24» может любой сотрудник компании. В «коробке» права настраиваются через административную панель. Для этого необходимо активировать режим администратора, зайти в систему, открыть вкладку «Группы» и настроить права в блоке «Могут создавать рабочие группы».

Количество проектов в «Битрикс24» не ограничено.