15 систем управления задачами, которые облегчат работу вашей команде

Чтобы было проще выбирать, мы обратили внимание на их интересные функции и уникальные возможности.

YouGile

Система управления проектами с упором на коммуникации. Больше всего подходит для операционного менеджмента компаний в сфере строительства и производства.

Функция «Сводки» — можно собирать задачи в колонку по ряду параметров, например «Просрочен дедлайн». Скриншот: YouGile

Trello

Очень популярный планировщик и таск‑трекер, который лучше всего подходит для творческих команд и небольших коллективов.

Настройка функции автоматизации. Скриншот: Trello

Приложение не найдено

«Битрикс24»

Это скорее корпоративный портал для крупных команд. Система заточена под отделы продаж и маркетинга, чаще используется как CRM.

Статистика диалогов в контакт‑центре. Скриншот: «Битрикс24»

Asana

Система для планирования, операционного менеджмента и управления задачами. Лучше всего подойдёт небольшим командам: веб‑студиям, агентствам и маркетинговым отделам.

Анимация с единорогом — награда за выполненную задачу. Скриншот: Asana

Todoist

Система предназначена для составления личных списков дел. Однако небольшие команды могут применять Todoist и как таск‑трекер.

Карма: три выполненные задачи за день и уровень «Новичок». Скриншот: Todoist

appbox fallback https://play.google.com/store/apps/details?id=com.todoist&hl=ru&gl=ru

Wrike

Система управления, которая позволяет создавать и вести масштабные проекты с многоступенчатой иерархией. Идеальна для больших команд.

Задачи, рекомендованные искусственным интеллектом. Скриншот: Wrike

appbox fallback https://apps.apple.com/ru/app/890048871

Monday

Популярная система для отделов продаж и маркетинга, часто используется как CRM и инструментарий для построения воронки продаж.

Удобный готовый шаблон «Запрос и утверждение проектов». Скриншот: Monday

Jira

Очень популярная система, которая обычно используется для работы с кодом и как баг‑трекер. Подходит для команд от 100 человек.

Шаблон OKR (цели и ключевые результаты) в Jira Confluence позволяет задать контрольные точки проекта. Скриншот: Jira

appbox fallback https://apps.apple.com/ru/app/1006972087

Pyrus

Система управления задачами, заточенная под ведение документооборота. Пригодится бухгалтерам и консалтинговым компаниям.

Шаблон для согласования платежа. Скриншот: Pyrus

«ПланФикс»

Система управления проектами с CRM и электронным документооборотом. Подходит для бухгалтерии и отдела продаж.

Хроника событий: задачи на сегодня и завтра, а также то, что просрочено. Скриншот: «ПланФикс»

GanttPro

В основе системы лежат диаграмма Ганта и принцип визуализации данных. Подходит для IT‑компаний, консалтинговых и строительных фирм, отделов маркетинга.

Диаграмма Ганта, можно сохранить или расшарить по ссылке. Скриншот: GanttPro

«Яндекс. Трекер»

Альтернатива Jira для разработчиков. Также подходит для отдела кадров и дизайнерских бюро.

Готовый шаблон жизненного цикла задачи для сферы услуг. Скриншот: «Яндекс.Трекер»

Worksection

Система управления проектами для веб‑студий, агентств маркетинга и дизайна. Удобна для работы с внешними подрядчиками и клиентами.

Создание плана перед началом выполнения задачи: количество часов и цена. Скриншот: Worksection

appbox fallback https://apps.apple.com/ru/app/1008384165

ActiveCollab

Альтернатива Jira. Это система управления задачами для отдела разработки, а также творческих команд.

Календарь и задачи. Скриншот: ActiveCollab

«Мегаплан»

Это больше CRM, чем система управления проектами, однако учёт задач в ней тоже есть. Подходит для ведения клиентской базы в отделе продаж.

Интеграция с WhatsApp: карточка клиента и переписка. Скриншот: «Мегаплан»

1.Введение в
управление проектами

2. Базовые
функциональные возможности
автоматизированных систем управления
проектами

3. Общие характеристики
наиболее распространенных автоматизированных
систем управления ПРОЕКТАМИ

4. Программный
продукт Primavera project planner (p3).

4.1. Общая характеристика

ЛИТЕРАТУРА Л1гл
,стр

1.
ВВЕДЕНИЕ В УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ

Ежедневно
тысячи руководителей предприятий
используют методы управления проектами
(УП). Это дает им возможность контролировать
ход выполнения и завершения проектов
в определенный срок, не превышая
запланированные расходы бюджетных
средств и оставаясь на высоком техническом
уровне.

Каждый
проект является в своем роде уникальным,
именно поэтому необходимо точно знать,
с чего начинать проект и чем завершать,
при этом строго придерживаясь бюджета.
Обычно проекты выполняются людьми,
которые имеют небольшой опыт совместной
работы. Так же вероятно, что кое-кто из
участников проекта будет работать вне
места реализации проекта. Все это часто
делает управление проектом достаточно
сложным.

Самое
общее представление
об управлении
проектом
включает
тщательное обдумывание того,
чего пользователь хочет достичь,
планирование
всех
шагов и получение необходимых для них
ресурсов. На практическом уровне
управление проектом — это действия
пользователя, направленные на решение
проблем, которые появляются из-за
задержек, изменений, препятствий и в
связи с возможностями, которые открываются
в процессе реализации проекта.

Успешное
управление проектом требует постоянной
бдительности: определение того, что
реально состоялось, сколько работ было
фактически выполнено, что осталось
сделать и кто будет необходим в ходе
решения проблемы.

Однако
это не все, что необходимо для управления.
Используя программное обеспечение по
управлению проектами, можно обнаружить
и попробовать решить потенциальные
проблемы. Установленный порядок
проектирования гарантирует пользователю
возможность квалифицированно и вовремя
информировать своих сотрудников о
выборе, его вариантах и текущих работах,
а также преподнести проект ясно и
убедительно высшему руководству,
благодаря чему можно будет получить
его поддержку в случае необходимости.

Перед
составлением расписания проекта все
его участники должны знать свои функции
с учетом всех рекомендаций и советов,
что поможет бесперебойной работе
программного обеспечения для успешного
достижения цели. Необходимо также
понимать шаги по изменению проекта,
когда все его структуры будут задействованы.
Если реализация проекта уже началась,
можно объединить или отрегулировать
существующую методологию планирования
нового проекта или изменить существующий
проект. В разные периоды жизненного
цикла проекта необходимо будет
пользоваться такими ключевыми понятиями:
планирование,
контроль,
управление.

Когда
расписание проекта готово, его участники
должны знать свою роль в управлении
проектом. Следовательно, необходимо
установить связь между всеми участниками
проекта для передачи информации о
возникающих изменениях в процессе
работы. Изменение расписания на основе
полученных данных и сравнения его с
составленным планом гарантирует
эффективное использование ресурсов,
отслеживания стоимости проекта и
бюджета, сохранит время выполнения и
стоимости работ с учетом возникновения
непредвиденных обстоятельств.

В
процессе реализации проекта следует
установить частоту, с которой необходимо
контролировать процесс (примерно раз
в неделю или в две недели). Для этого
устанавливается точная дата, определяются
порядок и методы отчетности о выполненных
работах.

Для
разработки плана проекта нужно определить
уровень детализации, набор работ, а
также проанализировать подходы к
управлению будущего проекта, отвечая
на такие вопросы:

Планирование,
контроль, управление,
связь и анализ, —
все это и является управлением
проектом.

2.
БАЗОВЫЕ ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ
АВТОМАТИЗирОВАНныХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИя
ПРОЕКТАМИ

Развитие
информационных технологий в последние
годы практически свело на нет расхождение
между системами по объемным показателям
мощности (размеры планируемого проекта
по работам и ресурсам, скорость
перечисления проекта). Даже дешевые
пакеты сегодня способны поддерживать
планирование проектов, которые состоят
из десятков тысяч задач и используют
тысячи видов ресурсов. Изучая матрицы
сравнения основных функций систем,
также достаточно трудно найти существенные
пробелы в той или другой системе.
Обнаружить отличия в реализации отдельных
функций часто удается лишь при подробном
изучении и тестировании системы.

При
выборе программного продукта пользователю
необходимо, в первую очередь, понять,
для решения каких задач будет нужна
система управления проектами,
проанализировать характер деятельности
собственной организации с точки зрения
возможности и целесообразности применения
проектной формы планирования и управления.
При этом необходимо четко представлять,
какая деятельность может планироваться
в виде проектов, насколько подробно
необходимо планировать и контролировать
проекты.

К
основным функциональным возможностям
имеющихся автоматизированных систем
управления проектами следует отнести:

1. Средства описания
комплекса работ проекта, связей между
работами и их временных характеристик:

a) средства
описания и типы планирования задач:
(выполнить Как можно раньше, Как можно
Позже, работы с фиксированной датой
начала/окончания, возможность привязки
продолжительности задач к объему
определенных ресурсов, резервы времени,
которые вычисляются, — полный, свободный
и т. д.);

б) средства
установления логических связей между
задачами;

г) поддержка
календаря проекта, поддержка календарей
ресурсов.

2.
Средства поддержки информации о ресурсах
и расходах по проекту и определение
ресурсов и расходов для отдельных работ
проекта:

a) ведение списка
имеющихся ресурсов, возможность задания
нормального и максимального объемов
ресурса;

б) поддержка
ресурсов с фиксированной стоимостью и
ресурсов, стоимость которых зависит от
длительности их использования;

в) расчет
необходимых объемов ресурсов;

г) ресурсное
планирование (выделение перегруженных
ресурсов и задач, которые их используют),
автоматическое/командное выравнивание
профилей загрузки ресурсов (с учетом
ограничений по времени или с учетом
ограничения на ресурс, с учетом приоритетов
задач).

3. Средства контроля
за ходом выполнения проекта:

a) средства
отслеживания состояния задач проекта
(фиксация плана расписания проекта,
средства ввода фактических показателей
состояния задач — процент завершения);

б) средства
контроля над фактическим использованием
ресурсов (бюджетное количество и
стоимость ресурса, фактическое количество
и стоимость ресурса, количество и
стоимость ресурсов, необходимых для
завершения работы).

4. Графические
средства представления структуры
проекта, средства создания различных
отчетов по проекту:

a) диаграмма
Гантта (часто связана с электронной
таблицей и позволяет отражать различную
дополнительную информацию);

в) средства
создания отчетов, необходимых для
планирования (отчет о состоянии выполнения
расписания, отчеты по ресурсам и по
определению ресурсов, профиль ресурса,
отчет по стоимости.

3.
ОБЩИЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ НАИБОЛЕЕ
распространенных АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ
СИСТЕМ УПРАВЛеНия ПРОЕКТАМИ

Автоматизация управления проектами

Корпоративная информационная система Microsoft EPM предоставляет организации

– пользователю возможности по эффективному управлению портфелем проектов, ресурсами и проектами в рамках выбранной стратегии своего развития.

Решение для корпоративного управления проектами необходимо предприятиям и организациям, в которых ведется множество проектов и требуется координация проектной деятельности, представление целостной картины управления портфелем проектов, централизованное управление ресурсами, а также обобщенная отчетность по проектам и ресурсам для топ-менеджмента.

Рис.2 Компонентная архитектура типовой EPM системы.

Из компонентной архитектуры системы Microsoft EPM (рис.2) следует, что она представляет собой сложное интеграционное решение, в котором задействован десяток основных информационных продуктов компании Microsoft. Каждый компонент системы отвечает за выполнение своих функций и может применяться независимо от остальных: обслуживание электронной почты, поддержка функций Интернет, работа с базами

данных, компьютерная безопасность и другие.

MS Office System (MS Outlook) – настольная система, используемая для обеспечения решения стандартных офисных задач, включая почтовую службу.

MS Office Project Professional – специализированная персональная система для планирования и управления отдельными проектами (“клиент” для Microsoft EPM).

MS Project Web Site — технология, предоставляющая членам проектной группы доступ к версиям проектных документов и средства коммуникации между участниками.

MS Project Web Access – технология на основе MS Project Server, обеспечивающая поддержку функций управления корпоративными проектами и ресурсами, управления рисками в проектах и правами доступа пользователей, а также позволяющая готовить

сводную отчетность по проектам (“сервер” для Microsoft EPM).

Распределение функций в Microsoft EPM

Персональная система планирования предоставляет пользователю инструменты и возможности для выполнения следующих процедур: составление плана работ (задач) проекта и контроль хода их выполнения; формирование автоматизированных правил обновления проекта; проведение анализа бюджета проекта, в том числе — по методике освоенного объема; учет использования материальных и трудовых ресурсов. Доступ к информации имеет гибкие настройки представления данных, их группировки и сортировки, а так же графические индикаторы, сигнализирующие о проблемах и отклонениях от плана. Планирование возможно с учетом приоритетов задач в проекте и проведением расчета критического пути при выполнении задач проекта для анализа. Система планирования MS Office Project Professional используется в качестве интерфейса при управлении ресурсами проектов, в том числе для работы с общим пулом корпоративных ресурсов. В настоящее время эта система, из-за своей распространенности, “де факто” является отраслевым стандартом в менеджменте проектов.

Корпоративная система управления проектами (рис.3), построенная на основе MS Project Server, предоставляет интерфейс для совместной работы членов команды по

отдельному плану проекта и, в том числе, обеспечивает управление портфелем проектов. 10

Рис.3 Распределение функций по основным интерфейсам в типовой EPM системе

Под управлением портфеля проектов подразумевается выполнение следующих процедур: сводный анализ показателей по проектам для руководства компании; процедуры анализа уровня использования ресурсов в целом по компании; формирование аналитической отчетности по проектам, в том числе финансовой; агрегирование с помощью OLAP итогов для вариантов планов работ; управление рисками.

сильным сторонам системы Microsoft EPM можно отнести:

Сведения о портфеле проектов по всей компании доступны через Internet для анализа и эффективного процесса принятия решений. Вместе с тем, обеспечены процедуры повышенной безопасности доступа к информации.

Управление производственным процессом (Task Tracking). Имеется встроенный механизм оповещений и напоминаний о наступлении запланированных событий (диспетчеризация расписания для выполнения задач плана проекта).

Обеспечение совместной работы. Доступ к общим файлам данных, предоставление членам проектных групп возможностей по созданию отчетов о ходе выполнения задач.

Гибкость настроек системы. Обмен информацией с другими системами и масштабирование системы по мере роста объемов данных. Система представляет

разнообразные возможности по интеграции, например, интеграция с Microsoft Business Scorecard Accelerator для анализа сбалансированных показателей деятельности компании.

Возможность для назначения прав доступа членов проектной группы к информационным объектам, процедурам, формам отчетности и другим настройкам в системе. Возможность выбора содержимого и внешнего интерфейса для

пользователей Web-сайтов проектов.

Корпоративная система предоставляет возможности по формированию табелей занятости и автоматизирует процесс утверждения табелей, профилей доступности и характеристик ресурсов проекта, поддерживает разнообразные варианты шаблонов настроек представления информации и шаблонов проектов, общий пул ролевых ресурсов и модуль управления рисками. Система масштабируется в зависимости от потребностей компании, и может быть установлена на несколько серверов для достижения необходимых показателей по производительности.

К недостаткам системы Microsoft EPM можно отнести следующие: ограниченные возможности управления рисками; ограниченные возможности управления бюджетами; недостаточность возможностей планирования «сверху — вниз».

Корпоративное управление проектами

К основным декларируемым результатам внедрения системы Microsoft EPM относятся следующие: единая методология, общий портфель проектов; управление ресурсами; накопление и передача опыта. Под внедрением системы подразумевается не только инсталляция программного обеспечения, перестройка организационных структур компании, но и первоначальное конфигурирование справочников и внешнего интерфейса информационной системы. Эти независимые задачи требуют высокого профессионализма исполнителей, которых может и не быть в компании.

Методология корпоративного проектного управления может быть определена в соответствии с рекомендациями стандарта ANSI/PMI 99-01-2004 PMBOK. Следует отметить, что не все так называемые области знаний стандарта должным образом покрываются функциональностью системы Microsoft EPM, в частности — процедуры инициации проектов, процедуры менеджмента персонала, качества и снабжения.

Upload

Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.

Управление проектами. Полная версия

Информационная система управления проектами

Информационная
система управления проектами – инструмент
для автоматизации управления проектами
посредством использования специально
настроенного под нужды компании
программного обеспечения.. Информационная
система управления включает в себя
следующие функции:

Информационная
система управления проектами внедряется
посредством выполнения 9 основных блоков
работ:

Корпоративная система управления проектами (ксуп)

Корпоративная
система управления проектами включает
в себя

Внедрение
корпоративной системы управления
проектами осуществляется посредством
последовательной реализации 7 основных
этапов

Система управления проектами — комплекс мер, связанный с работой многих людей и решением многих задач. В статье мы обсудим возможности автоматизации управления проектами, рассмотрим функционал одной из известных программ, которую можно использовать для управления проектами и упомянем другие системы автоматизации проектного управления. Обсудим, с какими проблемами сталкивается руководитель проекта и всем ли компаниям нужна автоматизация.

Управление без рисков или модный тренд?

Мы попросили руководителей проектов озвучить, что бы они хотели изменить в их нынешней работе. Все пожелания сводятся к одному — навести порядок. В процессе случаются разные непредсказуемые вещи: документы теряются, люди увольняются, сроки сдвигаются, случаются накладки с поставщиками и заказчиками. Все форс-мажорные ситуации предусмотреть невозможно. Поэтому перед руководителем остро стоит вопрос минимизации рисков.

Одна из головных болей руководства — кадровые риски. Сотрудники меняются, но проект должен двигаться вперед. Как обеспечить непрерывное движение и как защитить информацию от утечки? Что случится с проектом, если из компании уйдет ключевой сотрудник? Автоматизированная система управления проектами призвана решить эти проблемы.

Все более заметен дефицит кадров высокой квалификации. Автоматизация открывает для бизнеса новые возможности: вести проект становится реальным с меньшим количеством задействованных специалистов, чем когда-либо.

Любому руководителю хочется ускорить работы по проекту. Благодаря функционалу программы управления проектами можно увеличить скорость хода проекта до 70 %, в зависимости от специфики. Наиболее заметны результаты автоматизации управления в компаниях с долгосрочными и дорогостоящими проектами: строительство, информационные технологии, нефтедобыча, сложные сборочные производства.

Наконец, смещение управления проектами в виртуальную информационную среду — современный тренд. Так как компании, позаботившиеся об автоматизации проектного управления, с течением времени все успешнее конкурентов, то автоматизированная система управления проектами — это просто «мастхэв».

Доверить управление проектом программе

Какие конкретно задачи способна взять на себя информационная система?

Если обобщить, результаты внедрения автоматизированной системы управления проектами включают следующие пункты:

Почти все современные программы управления проектами способны интегрироваться с другими сервисами и облегчают коммуникации в команде. Например, стандартными становятся функции обмена сообщениями по e-mail через автоматизированную систему, удаленная работа через браузер или даже мобильное приложение, встроенный мастер кастомизированных отчетов, в том числе через веб-интерфейс.

Автоматизированное управление проектом позволяет более-менее структурировать риски — процесс, самый трудно поддающийся оптимизации. Так, системы способны заранее сообщать о рисках в финансовых вопросах или в контексте доставки нужных ресурсов.

С АСУП упрощается и планирование обеспечения проекта материальными ресурсами. Затраты по проекту можно учитывать в разрезе стоимости отдельных работ, стоимости работ исполнителей и времени их занятости, использования единицы конкретного ресурса или часа работы оборудования.

В плане контроля система автоматизации управления проектами позволяет отслеживать отклонения по срокам и расходам ресурсов, анализировать объем работ и затраты, прогнозировать и формировать визуально понятные отчеты.

Система управления проектами — наша для наших

Популярные в России программы управления проектами — Artemis, Open Plan, Microsoft Project, Spider, семейство программ «1С», в том числе «1С:Управление проектным офисом» и «1С:Документооборот», Sure Track, Time Line, ABT Workbench.

Специфика российского бизнеса и законодательства в этой сфере такова, что для наших компаний больше подходят флагманские отечественные системы. Одни из ведущих систем автоматизации управления проектами — линейка «1С». Эти продукты более 30 лет успешно используются на рынке, позволяют работать в режиме online и on-premis.

В качестве примера, как конкретно программа автоматизации помогает управлять проектом, рассмотрим работу с системой «1С:Документооборот». В контексте управления проектом эта программа может помогать со всеми комплексными процессами. А именно:

«1С:Документооборот» умеет рассчитывать сроки и условия с учетом предшествующих процессов. Например, у задачи «найм перевозчиков» есть две задачи-предшественника: «заказ кресел» и «заказ столов». Между ними и «наймом перевозчика» указан тип зависимости: «окончание-начало»: следующая задача начнется после окончания предыдущей. Система будет указывать срок задачи «найм перевозчиков» с учетом срока выполнения этих двух заказов — кресел и столов. А если вы поставите тип зависимости «начало-начало», в плане отобразится одновременное начало задач.

Что еще выгодно отличает систему «1С:Документооборот» от прочих инструментов автоматизации управления проектами — так это возможности интеграции. Программа может быть интегрирована со всей линейкой продуктов «1С», в наличии множество механизмов интеграции:

Еще одно преимущество перед другими инструментами автоматизации проектного управления — all inclusive. В «1С:Документооборот» встроено большое количество сервисов: ЭЦП шифрование, штрихкодирование, потоковое сканирование, рабочий стол руководителя, работа через интернет, распознавание сканов и штрих-кодов, учет бумажного документооборота, МЭДО/ЭДО, и это не полный перечень.

Но вы, конечно, хотите знать, каких конкретных — то есть выраженных цифрами — результатов можно достичь, используя «1С:Документооборот», как систему автоматизации в проектном управлении. Чтобы ответить, мы провели опрос среди наших клиентов. Вот результаты:

Повышение скорости работы по комплексным процессам — отметили 80 % компаний.

Улучшение исполнительской дисциплины — указали 53 % компаний.

Существенно снизился риск утери документов у 50 % компании.

Наведение порядка в процессах отметило 47 % компаний.

Соблюдение графиков платежей и исполнения договорных обязательств выросло в 18 % компаний.

12 % руководителей сказали, что получили возможность проанализировать и оптимизировать деятельность компании в целом.

Хотите узнать, какие возможности несет система «1С:Документооборот» конкретно для вашей компании?

Обратитесь сегодня и получите индивидуальное предложение?
Заполните форму — наш эксперт свяжется с вами и проконсультирует бесплатно.